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Inspiration

Adobe: 10 originelle Veranstaltungsideen für virtuelle Events

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In Zeiten, in denen wirtschaftsbezogene Veranstaltungen aufgrund von Corona nicht stattfinden können, erfreuen sich virtuelle Veranstaltungen weltweit großer Beliebtheit. In Zusammenarbeit mit unseren Kollegen vom Informationsportal der Veranstaltungswirtschaft in Amerika – dem Eventmanagerblog – halten wir in diesem Beitrag 10 originelle Veranstaltungsideen für virtuelle Events bereit. Get inspired. 

Virtuelle Events, hybride und völlig digitalisiert, sind im Prinzip nichts Neues. Viele Event-Agenturen haben sich schon vor Jahren mit diesen Veranstaltungsformaten beschäftigt. Eine aktuelle Umfrage unserer Kollegen vom Eventmanager Blog – dem Informationsportal der amerikanischen Veranstaltungswirtschaft – haben in einer aktuellen Umfrage herausgefunden, dass über 60% der amerikanischen Eventmanager bisher noch nie an der Organisation von virtuellen Event beteiligt waren. 

Mit dem Ausbruch des Coronavirus sind virtuelle, digitale und hybride Veranstaltungsformate für die kommenden Monate die alternative zur persönlichen Begegnung im Form im Eventmarketing. Dieser Umstand hat viele Veranstaltungsprofis dazu veranlasst, ihre Prozess drastisch zu überarbeite und sich mit ihrem Portfolio neu auszurichten. Virtuelle Events, von der strategischen Planung bis zur effektiven Umsetzung, sind heute an der Tagesordnung. Neue Technologien und raffinierte Tools können zwar kein Ersatz für Live-Formate sein, aber Alternativen, mit denen wir aktuell arbeiten können – und müssen. 

  1. Real-time Illustrationen während Online-Sessions 
    Realtime-Illustrationen, auch als digitale Scribbles bekannt, ermöglicht es Ihnen, Ihr Publikum während eines virtuellen Events in die Veranstaltung mit einzubeziehen. Talentierte Illustratoren kreieren ‚live und in Farbe‘ Artwork, während die Panel-Diskussion einfach weiter läuft. So entstehen graphische Wiedergaben der Speaker, Tipps und Fragen, die leicht und informativ zu verarbeiten und online zu teilen sind. 

    Credits: Live graphic recording by Chris Shipton - liveillustration.co.uk

    Der Gründer und Chef-Redakteur des Eventmanager Blogs, Julius Solaris, wurde anlässlich des aktuellen virtuellen Events Pivot to Virtual in einer Illustration verewigt. Das Artwork wurde im Anschluss an die Veranstaltung für das Marketing verwendet. Das Digitale Live Scribble sorgt dafür, dass Inhalte schnell zusammengestellt und erfasst werden können und bieten dabei einen Infotainment Charakter, der das Teilen digitaler Inhalte vereinfacht und damit auf die die Reichweiten Maximierung Ihrer virtuellen Veranstaltung einzahlt.


     
  2. Gamification und Wettkämpfe 

    Als Teil des virtuellen Events ‚Sales Forces World Tour Sydney Reimagined’ wurde Live ein virtueller Wettkampf namens AppExchange Demo umgesetzt. Innerhalb des Games bekamen die Vertriebsteams jeweils drei Minuten Zeit, um ihre Apps vorzuführen. Das Online-Publikum wurde im Anschluss gebeten, auf ihren jeweiligen Favoriten zu stimmen. Die Abstimmung erfolgte über einen speziellen Link zu einem Umfrage-Tool für Events, der Link war 24 Stunden nach dem Event gültig und konnte zu Abstimmung genutzt werden. Der Gewinner wurde am Tag nach dem Event über Twitter bekannt gegeben. 

    Die Einbindung von Sponsoren und Ausstellern in Gamification Elemente bietet Ihnen als Veranstalter eines Online-Events die Möglichkeit, ansprechende Präsentationen in ihre Veranstaltung einzubinden und parallel das Publikum – Ihre Veranstaltungsteilnehmer und Zielgruppen aktiv mit in das Veranstaltungsprogramm einzubeziehen. Dabei sollten die Präsentationen kurzweilig sein, denn virtuelle Veranstaltungsteilnehmer sind schnell abgelenkt als die Gäste Ihrer Live-Events.

  3. Content on Demand
    Live Streamings bilden das Fundament für ein erfolgreiches virtuelles Event, das als Ergänzung oder, wie aktuell bedingt durch Corona, als Alternative zu den vielfältigen Live-Formaten veranstaltet werden kann. Aber abseits der Live-Streams existieren weitere, sehr interessante Alternativen, die Sie, abhängig von Ihren Veranstaltungszielen, einsetzen können. So beschloss beispielsweise Adobe für ihren aktuellen Summit komplett von Live-Streams abzusehen und stattdessen eine Aufzeichnung des Online-Events zu produzieren. 



    Dieser Weg ermöglicht die Bearbeitung und Optimierung des produzierten Contents. Wie auch bei TV-Aufzeichnungen im Vergleich zu Live-Ausstrahlungen umgehen Sie mit Content On Demand technische Herausforderungen, wie Standleitungen, unterschiedliche Zeitzonen und Verbindungsprobleme während des Events. Außerdem sorgt Content On Demand sorgt dafür, dass Veranstaltungsteilnehmer auf virtuellen Events sich nicht untereinander abstimmen können, wie das beispielsweise bei Live-Streams häufig passiert. 

    Adobe hat den Content am Veranstaltungstag auf seine Webplattform hochgeladen und verfügbar gemacht. Die Veranstaltungsteilnehmer konnten an den Sessions teilnehmen, die sie interessierten. Sie waren somit in die Lage versetzt, den Event ihren Bedürfnissen entsprechend zu personalisieren, sie kreierten dabei ihre eigene, ganz individuelle Experience. 

    Die Online-Events von Adobe stehen im Internet kostenlos zur Verfügung, das ist eine Möglichkeit, um mit digitalen und hybriden Events eine möglichst große Reichweite zu erzielen, gerade bei Consumer-Events, wenn es darum geht, Zielgruppen an Produkte und Dienste zu binden. Sollten Sie sich für eine bezahlte Variante eines Online-Events entscheiden, können Sie ein Registrierungstool auf der Event-Webseite implementieren. Fall Sie beabsichtigen, Q&As, Netzwerk-Elemente oder Foren in Ihr Online-Event zu implementieren, um die Dialogisierung zu fördern, beachten Sie bitte, dass die meisten Teilnehmer Ihrer Veranstaltung dem Event in ihrer Freizeit beiwohnen. 

  4. Personalisierte Empfehlungen durch künstliche Intelligenz 
    Personalisierte Video-Angebote auf Basis von künstlicher Intelligenz: das war ein weiteres Element der virtuellen Adobe Event-Experiences. Abhängig von der Plattform, die sie für die Umsetzung Ihres Online-Events nutzen, verfügen Sie über viele Tools, um die Experience Ihrer Veranstaltungsteilnehmer zu individualisieren. 



    Die internen Entwickler-Teams von Adobe sorgten bei der Umsetzung des Summit für High-End Experiences bei den Veranstaltungsteilnehmern. So implementierten Sie eine Seite aus dem YouTube-Playbook und konnten auf Basis der Surfverhaltens der User unter dem Einsatz der Adobe Sensei AI-Engine Empfehlungen generieren. Die Personalisierung von geliefertem Content bei digitalen und hybriden Veranstaltungsformaten entwickelt sich inzwischen zu einem breiteren Trend. Empfehlungen auf Basis von ausgesprochenen Interessen oder einem Surfverhalten aus der Vergangenheit tragen dazu bei, die Experience und die Wertschöpfung Ihrer Veranstaltungsteilnehmer zu maximieren.

  5. Vertraute und einladende Umgebungen 
    Zahlreiche Veranstaltungsplaner setzen virtuelle Messestände und Netzwerktools ein, um digitale und hybride Veranstaltungsformate interaktiv zu gestalten. Für den SBC Digital Event Summit wurden diese Elemente auf Basis eines realen Konferenz-Centers weiterentwickelt. Die Startseite, auf der sich die Besucher des Online-Events registrieren müssen, um dann Zugang zu den verschiedenen Bereichen der Veranstaltung zu gelangen, heißt beispielsweise ‚Lobby‘ – der Bildschirmhintergrund zeigt eine Eingangssituation eines Kongresszentrums.



    Ebenso ist die Lounge-Funktion auf der Plattform einer realen Lounge nachempfunden. Chatfenster eröffnen den Event-Gästen, miteinander zu kommunizieren. Obwohl nicht alle Elemente des Online-Events in Virtual Reality eingebunden sind, erhalten die Veranstaltungsteilnehmer die Möglichkeit, ihnen bekannte Aspekte von Veranstaltungsräumen zu erleben, anstatt sich durch sterile Bildschirme und Video-Sequenzen zu klicken. Die visuellen Elemente Ihres Events tragen mit ihrem individuellen Look & Feel dazu bei, Ihre digitale oder hybride Veranstaltung von anderen Online-Events abzugrenzen. Außerdem sind Sie so in die Lage versetzt, einzelne Eventbereiche und Räumlichkeiten Ihrer Veranstaltung eine ganz eigene Atmosphäre zu verleihen, was das Besuchererlebnis intensiviert.

  6. Virtuelles Entertainment bei Online-Events
    Ein Event im Internet bedeutet nicht zwangsläufig, dass Sie auf Unterhaltungs-Elemente verzichten müssen. Ganz im Gegenteil: Event-Entertainment lässt sich prima in die digitale Welt transformieren. 


    In den vergangenen Wochen und Monate fand bereits eine Vielzahl von virtuellen Konzerten statt, darunter auch das One World Together at Home-Concert. Das Konzert, dass von der WHO und Global Citizen organisiert wurde, konnte per Live-Stream auf den gängigen Social-Media-Plattformen und Streaming-Diensten verfolgt werden. Dabei wurden die Auftritte der Künstler und Bands im Vorfeld aufgezeichnet und dann ausgestrahlt. Bei einem Event dieses Ausmaßes eine nachvollziehbare Entscheidung der Produzenten. Bei kleineren Produktionen können Live-Streams, z.B. von Mini-Konzerten, eine wertvolle Ergänzung für Ihren Online-Event sein, der die Experience Ihrer Veranstaltungsteilnehmer maximiert.

  7. Gesundheits- und Wellness-Aktivitäten bei digitalen und hybriden Veranstaltungen
    Online-Trainings und Workout-Videos sind in Zeiten von Corona und Lockdown die Wege Alternativen zum Outdoor Sport und dem Fitnessstudio. Implementieren Sie Online-Training-Methoden in Ihr virtuelles Event und verleihen Sie Ihrer Veranstaltung damit ganz klare Mehrwerte. Trainings- und Mediations-Sessions bereichern Ihren Online-Event. Die Veranstalter des #MarTechFest machen es Ihnen vor – mit großem Erfolg. 


    Abhängig vom Ihrem Veranstaltungsformat können Sie zwischen den einzelnen Programmpunkten kurze Trainings oder Mediationspausen einlegen. Alternativ können Sie separate Streams dazu anbieten, so dass Besucher Ihrer virtuellen Veranstaltung während des Event ihrem eigenen Tempo entsprechend teilnehmen können. 

  8. Intro- und Tutorial-Videos
    An der Stelle möchten wir noch einmal an die Erhebung von Julius Solaris unter über 1.000 Eventmanagern erinnern: über 60% der amerikanischen Kolleginnen und Kollegen  haben noch nie zuvor ein Online-Event organisiert. Und auch auf der Besucherseite gilt: die meisten Veranstaltungsteilnehmer im B2B-Sektor haben bisher noch keine oder kaum Erfahrung mit dem Besuch einer digitalen oder hybriden Veranstaltung. Bedenken Sie also, Ihre Zielgruppe kann sicherlich zum Einstieg in die Veranstaltung ein wenig Hilfe gebrauchen, zum Beispiel Unterstützung bei der Navigation durch den Online-Event. 

    Der Online-Event Google SheetsCon wurde auf einer eigens dafür bereit gestellten Eventplattform gehostet – der Plattform des Adobe-Events ähnlich. Die Veranstalter haben dazu ein Tutorial Video bereit gestellt, dass die Eventteilnehmer bei der Registrierung zur Veranstaltung konsumieren konnten.

  9. Besucher zur Teilnahme an Online-Events stimulieren
    Immer schon waren Giveaways eine gute Methode, Besucher an einen Event zu binden. Natürlich ist ein virtuelles Giveaway nicht so leicht zu implementieren, wie die klassische Variante, dennoch gibt es die digitalen Goodies, die Ihrem Event zusätzliche Mehrwerte verleihen. Parallel sind reale Giveaways eine prima Alternative, sie können nach der Online-Veranstaltung an die Teilnehmer verschickt werden und sorgen so doch für einen kleinen Live-Moment in der virtuellen Experience Ihres Events. 

    Die Veranstalter von Google SheetsCon haben in dem Kontext einen Wettkampf in den Online-Event implementiert, bei dem 25 Goodie-Bags gewonnen werden konnten. Dazu mussten die Veranstaltungsteilnehmer etwas über das Event über einen zuvor definierten Hashtag in den Social-Media-Kanälen teilen oder mindestens fünf Seiten es Sponsoring-Standes besuchen.  Der Einsatz solcher Elemente vergrößert die Brand-Awareness und bindet die Veranstaltungsteilnehmer stärker an den Event. 

  10. Gemeinsame Ziele verbinde
    Als der Global Meetings Industry Day (GMID) aufgrund der Covid-19 Pandemie abgesagt wurde, setzte man alternativ zum Live-Format einen Online-Event um. Dabei implementierten die Veranstalter ganz bewusst eine Challenge, die die Veranstaltungsteilnehmer zu einer eingeschworenen Gemeinschaft verschmelzen ließ: man wollte ein virtuelles Meeting mit so vielen Teilnehmer, wie nie zu vor organisieren und damit den aktuellen Weltrekord brechen.



    Obwohl die Challenge nicht gelang, wussten die Event-Organisatoren sage und schreibe 12.500 Veranstaltungsteilnehmer an ihren Online Live-Webcast zu binden. Nun müssen Sie keinen Weltrekord brechen wollen, um erfolgreich zu sein. Die extrem hohe Teilnahme verdankte dieser Event dem Umstand, dass für die Teilnehmer ein gemeinsames Ziel definiert hat – Gemeinsamkeit verbindet und motiviert. Nutzen Sie diese Erkenntnis für Ihre digitalen und hybriden Veranstaltungsformate. 
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