Events planen

Warum ein Eventkonzept wichtig ist

Damit Ihr Event zu einem unvergesslichen Ereignis wird und somit zum nachhaltigen Erfolg Ihrer Intention beiträgt, ist ein ausgeklügeltes und gut vorbereitetes Eventkonzept unumgänglich. Im Vergleich zu einem Programmheft, welches in erster Linie zur alleinigen Information für die Besucher Ihres Events geschrieben wird, dient das Eventkonzept dazu, Ihren Mitarbeitenden einen guten Überblick über das Geschehen zu verschaffen, so dass schnell reagiert werden kann, wenn Hilfe nötig ist oder etwas mal nicht planmäßig verläuft. Das Skript bietet Sicherheit für einen reibungslosen Ablauf der gesamten Veranstaltung, indem Mitwirkende um ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich wissen. Insofern lässt sich ein Eventkonzept am ehesten mit einem Drehbuch vergleichen, denn idealerweise wird es wie ein Leitfaden zur Planung, Umsetzung und anschließender Evaluation der Veranstaltung genutzt. Das Ergebnis eines gut ausgearbeiteten Eventkonzeptes ist die Kreation eines individuellen Eventdesigns, so dass sich die Eventbotschaft nachhaltig in den Köpfen der Teilnehmer festsetzt und Ihre Veranstaltung so zu einem vollen Erfolg wird!

Wie sieht so ein Drehbuch für ein optimales Event aus?

1. Briefing: Zielsetzung (über- und untergeordnete Ziele; Zielgruppen; Eventidee)
2. Ablauf über Alleinstellungsmerkmal bestimmen
3. die Struktur des Eventkonzeptes
4. Die Evaluation des Events

Ziele bei der Eventplanung

Wenn ein Event mehr als nur eine Veranstaltung sein soll, wenn es gilt (Marken-) Botschaften nachhaltig zu transportieren oder bei internen Events Mitarbeiter zu motivieren und Veränderungsprozesse zu gestalten, dann müssen Ziele gut durchgedacht und kommuniziert werden. Allem voran stellt sich die Frage: Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Zu den quantitativen Faktoren eines Events zählen unter anderem Absatzsteigerung, Erhöhung des Marktanteils, Kundengewinnung, Imagesteigerung und Mitarbeitermotivation. Zu den qualitativen Faktoren gehören die Aktivierung und das emotionale Erreichen der Zielgruppe, positive Medienresonanz des Events sowie die Erzeugung einer ausdrucksstarken und nachhaltigen Eventbotschaft. In dem Kontext sollte man in der Orientierungsphase der Veranstaltung den Event von hinten aufrollen, will heißen: Man stellt das Ergebnis der Veranstaltung in den Mittelpunkt und schaut dann bei Strategie und Konzeption, auf welchem Weg erreicht man die gesteckte Ziele am besten?

Zielgruppen eines Events

Von ebenso großer Bedeutung wie die einzelnen Ziele einer geplanten Veranstaltung ist die jeweilige Zielgruppe, die durch das Event angesprochen werden soll. Nur wenn die Zielgruppe exakt definiert worden ist, kann ein Zielgruppen-adäquates Eventkonzept erarbeitet werden. Bei der Definition der Zielgruppe stehen folgende Fragen im Fokus:

• Welche Personengruppe gehört zu den potenziellen oder tatsächlichen Käufern eines Produktes oder zu den potenziellen oder tatsächlichen Nutzern einer Leistung?
• In welchem Verhältnis stehen die Zielgruppen zur Marke oder Organisation, die die Veranstaltung plant?
• Wie erzeuge ich Interesse in den  Zielgruppen? Wer soll wie auf das Event aufmerksam gemacht werden?

Die Bausteine eines guten Eventkonzeptes 

Da das Eventkonzept als Wegweiser für alle, die an der Umsetzung des Events beteiligt sind, fungiert, sollte es auch alle relevanten Informationen rund um die Veranstaltung in Kurzfassung enthalten. Auf diese Weise wird leicht der Überblick behalten und unvorhergesehene Probleme können besser verhindert beziehungsweise bewältigt werden. Ein gutes Eventkonzept sollte aus den folgenden Bausteinen bestehen:

1. Beschreibung: geben Sie eine klare Beschreibung der Aktivitäten, die während des Events stattfinden sollen. Dies dient allen Beteiligten als kurze Übersicht.
2. Zeiten: ein gutes Timing ist das A und O – dies gilt insbesondere für Events. Erstellen Sie also eine realistische Zeitplanung für die einzelnen Segmente der Veranstaltung.
3. Locations: es gilt, auch die Locations der verschiedenen Aktivitäten im Rahmen des Events anzugeben. Je nach Veranstaltungsart und Eventlocation kann hier eine Karte zugefügt werden, um den Eventteilnehmern eine gute Orientierung zu bieten.
4. Kontaktinformationen: listen Sie sämtliche relevante Kontaktinformationen von allen an der Umsetzung des Events Beteiligten auf, so dass auch in kürzester Zeit Informationen von allen Seiten eingeholt und weitergegeben werden können. Benennen Sie alle Kontakte kurz und bündig mit Telefonnummer und dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Gibt es vielleicht sogar schon eine WhatsApp-Gruppe oder andere gemeinschaftliche Kommunikationswege? Auch Informationen dazu sollten im Eventkonzept keinesfalls fehlen. 

Eine Live-Veranstaltung ohne Pannen gibt es nicht. Allerdings sorgt eine gut durchdachte Struktur der Eventplanung dafür, die Fehlerquellen zu minimieren und somit zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beizutragen. Wir von NEXTLIVE beraten und unterstützen Sie gerne dabei!

Wer entwickelt das Eventkonzept?

Es gibt keine rechtliche Basis, die ein detailliertes Eventkonzept für die Durchführung von Messen, Tagungen und Kongressen vorschreibt. In der Regel beauftragt das veranstaltende Unternehmen eine Eventagentur mit der Erstellung eines passenden Konzeptes. Die Planung eines Events auf andere zu übertragen, setzt beim Eventmanager ein hohes Maß an Verantwortung voraus. Damit Sie diese wichtige Aufgabe in vertrauensvolle Hände übergeben können, vermitteln wir von NEXTLIVE Ihnen deutschlandweit die passenden Eventagenturen. So können Sie sicher sein, ein individuelles Eventkonzept zu erhalten, das Ihren Ansprüchen genügt und eine bestmögliche Umsetzung der Planung garantiert.