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Tipps & Tricks

Dein Manuskript für ein perfektes Veranstaltungskonzept

So machst du deinen nächsten Event zu einem unvergesslichem Erlebnis

Ein ausgeklügeltes und gut vorbreitetes Eventkonzept führt dazu, dass deine nächste Veranstaltung ein unvergessliches Ereignis wird, dass sich fest in die Köpfe und Herzen der Veranstaltungsteilnehmer einprägt und somit zum nachhaltigen Erfolg deiner Maßnahme beiträgt.

 

Christian Rentschler, Creative Director bei Kolle Rebbe in Hamburg: „Moods dienen innerhalb des Ideenpapiers zur emotionalen Stärkung der Idee."

Veranstaltungskonzept fur eventsAbbildung: Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Event ist eine zündende Idee.

Inhalt

Damit du die Zielsetzungen deiner Veranstaltung erfüllst und die Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer – sprich deiner Zielgruppen – im Idealfall übertriffst, gilt es eine Reihe von Erfolgsfaktoren zu beachten.

Ein Veranstaltungskonzept definiert die Ziele eines wirtschaftsbezogenen Events und zeigt auf, wie diese Ziele erreicht werden können. Im Einzelnen werden die notwendigen Maßnahmen in der Veranstaltungsplanung festgehalten, dazu zählen unter anderem der Veranstaltungsort, die Veranstaltungsdauer, die Kostenstellen und das erforderliche Event-Budget. Es gilt die Rahmenfaktoren für die Umsetzung Ihres nächsten Events zu erfassen. Ein Veranstaltungskonzept ist somit ein Manuskript, ein Drehbuch für die kreative Inszenierung Ihres nächsten Events. Idealerweise nutzt du das Veranstaltungskonzept, wie einen Leitfaden zur Planung, Umsetzung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Die NEXTLIVE Redaktion zeigt dir in diesem Artikel, worauf es bei der Erstellung eines Veranstaltungskonzeptes wirklich ankommt. Hier findest du nützliche Tipps & Tricks zur erfolgreichen Veranstaltungsplanung und Umsetzung. Vielleicht speicherst du diesen Artikel also als Lesezeichen in deinem Browser, so dass du ihn jederzeit zur Hand hast.

Veranstaltungskonzept checklisteFoto: Eine temporäre Eventlocation, ideale Kulisse für ein individuelles Firmen-Jubliläum.

Warum ein ganzheitliches Eventkonzept wichtig ist?

Naja: an erster Stelle sollte ein Veranstaltungskonzept die einzelnen Positionen aufführen, die bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung von Bedeutung sind. Das Ergebnis des Eventkonzepts: die Erstellung eines individuellen Eventdesigns. Die Bedeutung eines Eventkonzepts liegt in der Zusammenstellung vieler Einzelbausteine – im Prinzip verhält sich das wie bei einem Rezept: es enthält viele Zutaten sowie die Dosierungen der einzelnen Produkte. Richtig miteinander kombiniert und zubereitet entsteht ein einzigartiges Gericht, das Geschmackserlebnis bleibt deinen Gästen noch lange in guter Erinnerung – zumindest, wenn du es richtig gemacht hast. Das Eventkonzept ist also eine Art

Rezept für deine nächste Veranstaltung. Alles beginnt mit der Definition des Zieles, also du erstellst eine Art von Speisekarte für dein Event. Erste Skizzen helfen dir dabei, die Ideen in deinem Kopf über die Visualisierung zu sortieren in miteinander in einen konkreten Zusammenhang zu bringen.

Übergeordnete Ziele im Rahmen eines Eventkonzeptes

Wenn du zum Beispiel ein neues Produkt präsentieren willst, könnte dein Ziel darin bestehen, ein Markenerlebnis in einer beeindruckenden Eventlocation zu inszenieren. Die daraus resultierenden ersten Aufgaben bestehen darin, eine zu deiner Marke passende Eventlocation zu finden, Besichtigungstermine zu vereinbaren oder Buchungsvorgänge abzuschließen.

Experten Tipp EVENTLOCATION

Du suchst eine individuelle Eventlocation, die zu deinem Markenauftritt passt? Frisch, unverbraucht und völlig einzigartige, die ultimative Eventlocation für die nachhaltige Inszenierung von Events? Losberger De Boer konstruiert seit über 100 Jahren individuelle Eventlocations für die Planung und Umsetzung erfolgreicher Eventkonzepte.

Evenkonzept Veranstaltungskonzept stuhle Foto: Die Ausstattung deiner Eventlocation sollte so individuell sein, wie dein Eventkonzept.

Untergeordnete Ziele im Rahmen eines Eventkonzeptes

Dies sind untergeordnete Ziele, die dir bei der Zielerreichung (dein neues Produkt zu präsentieren) helfen. Sie werden im Rahmen deines Eventkonzeptes erfasst und dokumentiert. So verschaffst du dir mit deinem Eventkonzept einen Überblick über die zahlreichen Aufgaben, die du zu erledigen hast und sorgst dafür, dass wichtige Vertragsfristen, wie beispielsweise Zahlungsziele, in der Menge deiner Aufgaben nicht untergehen.

Wer entwickelt im Rahmen der Veranstaltungsplanung das Eventkonzept?

Es gibt keine juristische oder rechtliche Basis, die ein detailliertes Eventkonzept im Rahmen der Planung von wirtschaftsbezogenen Events, wie die Umsetzung von Messen, Tagungen und Kongressen, vorschreibt. Dennoch setzt die Eventorganisation wirtschaftsbezogener Veranstaltung bei Eventmanagern ein großes Verantwortungsbewusstsein voraus. Ein Eventkonzept hilft dem Verasntaltungsplaner auf Umsetzungsebene, indem es eine gewisse Übersichtlichkeit ermöglicht und den Eventmanager dazu befähigt, die Veranstaltung im Nachhinein zu evaluieren.

Experten Tipp EVENTAGENTUR

Du benötigst Hilfe bei der Erstellung eines Veranstaltungskonzepts? Kein Problem: bei NEXTLIVE findest du zahlreiche Experten für die Erstellung eines individuellen Eventkonzeptes. Eventagenturen in Hamburg, München, Köln oder Berlin – ganz gleich, wo du deinen nächsten Event planst, wir vermitteln dir die passende Eventagentur, deutschlandweit. Hier ist eine Agentur, die wir für die Erstellung deines Eventkonzepts empfehlen können:

VOK DAMS Events- und Live-Marketing

Foto: VOK DAMS CEO Colja Dams über die Erfolgsfakturen hybrider und digitaler Events.

Die Experten von VOK DAMS worldwide nutzen die kommunikative Kraft, die im unmittelbaren Erleben von (Marken-) Botschaften steckt. Sie glauben an die Emotionalisierung von Zielgruppen, die in der Interaktion mit Menschen liegt. Hier findest du weitere Infos zu VOK DAMS Events & Live-Marketing.

Video: Eine temporare Eventlocation mit über 9.000 m² Eventfläche für 2.000 Gäste.

Vom Management-Training über Team-Buildings bis hin zur Jahreshauptversammlung

In der Regel beauftragt das veranstaltende Unternehmen eine Eventagentur mit der Erstellung eines Eventkonzeptes. Große Konzerne, wie die Deutsche Telekom, Skoda oder die BAYER AG haben interne Event-Units bzw. Tochterunternehmen, die mit der Eventkonzeption zahlreicher Veranstaltungen über das Jahr hinweg beschäftigt sind. Solche Eventkonzepte reichen von Management-Trainings mit 10 Teilnehmern über Team-Building Maßnahmen 100 Teilnehmern bis hin zu Jahreshauptversammlungen mit über 1.000 Veranstaltungsteilnehmern.

Wann solltest du mit dem Veranstaltungskonzept loslegen? 

Der Event selbst stellt nur einen geringen Teilbereich im Veranstaltungskonzept dar. Ein Löwenanteil der Arbeit liegt in der Vorbereitung - der sogenannten Pre-Eventphase und der Nachbereitung einer Veranstaltung - der sogenannten Post-Eventphase. Der Umfang des Eventkonzeptes hängt voll und ganz von der Veranstaltungsgröße ab, je facettenreicher Ihre Veranstaltung ist, desto umfangreicher wird ihr Veranstaltungskonzept. Bei herkömmlichen Live-Events rechnet man in der Regel mehrere Monate Vorlaufzeit.  Jedoch bei hybriden Eventkonzepten, also Veranstaltungen, die sowohl Live mit Publikum vor Ort- als auch digital im virtuellen Raum stattfinden, gilt es besonders lange Vorlaufzeiten zu beachten. Denn die Dramaturgie im virtuellen Raum unterschiedet sich wesentlich von der Dramaturgie bei Präsenzveranstaltungen. Die Experten in den Eventagenturen unterstützen dich deutschlandweit bei der Erstellung deines Veranstaltungskonzept, dazu gehört die Definition der richtigen Zeitfenster.

Video: Vom Ideepapier und Grobkonzept: Christian Rentschler (Kolle Rebbe) im GWA-Interview.

Das Eventkonzept lebt von einer gut durchdachten Struktur

Es gibt kein Schema F für das Veranstaltungskonzept, denn mit jeder Veranstaltung entsteht ein einzigartiger Moment, individuell inszeniert mit dem Ziel, eine Marke oder eine Botschaft für die Teilnehmer des Events erlebbar zu machen. Ergo: Eventkonzepte sind so individuell, wie die Events selber. Dennoch gibt es eine Reihe von inhaltlichen Meilensteilen, die jedes Eventkonzept erhalten sollte.

  • Deckblatt, darauf dokumentiert sind u.a. der Veranstalter, der Titel des Eventkonzepts, das Datum der Eventkonzept-Erstellung, die verantwortliche Agentur und/oder der verantwortliche interne Mitarbeiter nebst Abteilung
  • Das Ziel des Events
  • Vorüberlegungen und Ideenfindung
  • Zentrale Eventidee (z.B. Motto, roter Faden)
  • Ausgangssituation, Teil-Ziele, Termin und Zeitrahmen der Veranstaltung
  • Budgetpläne und Projektkalkulationen
  • Ablauf des Events (Ablaufpläne, Timetables, Zeitpläne und Meilensteine, etc. )
  • Im Hinblick auf die Veranstaltungsziele die Erfassung der Event-Zielgruppen bzw. Zielgruppensegmente der Veranstaltung
  • Die zentrale(n) Botschaft(en), die an die v.g. Zielgruppen vermittelt werden soll(en)
  • Die inhaltliche Gestaltung des Events oder der Eventreihe
  • Die Details der Umsetzung, dazu gehören beispielsweise Einladungen, Promotion und das Rahmenprogramm
  • Begleitende Kommunikation (z.B. PR- Maßnahmen, Social-Media-Kampagnen, Videoproduktion, etc.). Die Spezialisten dafür findest du bei NEXTLIVE.
  • Im Hinblick auf die Umsetzung sollten Leistungspartner der einzelnen Segmente aus der Veranstaltungswirtschaft eingebunden sein, sowie die Eventlocation, das Catering, die Künstler, die Veranstaltungstechnik, das Hotel, der Transport, die Eventausstattung und Dekoration der Veranstaltungshalle sowie die Event-Logistik.
  • Auswertung und Evaluierung des Events

Experten Tipp

Für die Umsetzung deines Eventkonzeptes bist du auf der Suche nach zuverlässigen Event-Dienstleistern? Bei NEXTLIVE findest du bald schon das gesamte Leistungsspektrum der Veranstaltungswirtschaft wie folgt gelgiedert.

  • Agenturen
  • Catering-Unternehmen
  • Destinationen
  • Eventlocations
  • Event-Services und Dienstleister

Hast du zwischenzeitlich eine Frage oder kann ich dich bei deiner Recherche unterstützen?

 


Ich bin Sandra von NEXTLIVE. Ruf mich doch einfach kurz an: T: +49 211 749 567-112. Ich helfe dir gern – kostenfrei und zuverlässig – bei der Suche der Leistungspartner, mit denen du dein Eventkonzept erfolgreich umsetzen kannst.


Foto: Die Anova-Vista Eventhalle - eine indivuelle Mobilraumlösung für kreative Eventkonzepte.

Suchst du zum Beispiel eine individuelle Eventlocation für deinen nächsten Firmen-Event? Dann sind die mobilen Messe- und Eventhallen von Losberger De Boer die Lösung für deinen Raumbedarf. Ganz gleich, ob du eine Produktpräsentation, eine Jahreshauptversammlung oder ein Firmenjubiläum planst: mit Zelte und mobile Raumlösungen von Losberger De Boer setzt du den perfekten Rahmen für dein nächstes Eventkonzept.

Veranstaltungskonzept caterngFoto: Beim Event-Catering in Bufett-Form kommen deine Gäste miteinander ins Gespräch.

Ein Eventkonzept mit schlauer Struktur – so behältst du immer den Überblick

Ein erfolgreiches Eventkonzept lebt von der Struktur. Insofern unterscheidet es sich eigentlich kaum von guten Projektmanagement. Von der ersten Idee, über Zielsetzung und Konzeption bis hin zu Analyse, Auswertungen und Abrechnung sollte alle Prozesse übersichtlich gegliedet sein und entsprechenden Verantwortlichen im Event-Team zugeordnet sein. Die Planung und Umsetzung von größeren wirtschaftsbezogenen Veranstaltungen, wie beispielsweise die Produkteinführung in der Automobilwirtschaft und die Umsetzung einer Leitmesse wie der IAA Mobility in München oder der IFA in Berlin, erfordert meist die Bildung von Projektteams, die innerhalb des Eventkonzeptes völlig verschiedene Aufgaben inne haben. Das Risiko von Abstimmungsfehlern und Misskommunikation ist bei solchen Veranstaltungen natürlich hoch.  Ein Aktivitäten-Raster verschafft in solchen Projekten den Überblick über Aufgaben und den jeweiligen Personen und Ansprechpartner, die diesen Aufgaben innerhalb des Projektmanagements zugeordnet sind. Eine Live-Veranstaltung ohne Pannen gibt es nicht. Allerdings sorgt die Struktur deines Eventkonzeptes dafür, dass die Fehlerquellen zu minimieren und trägt somit zum Erfolg deines wirtschaftsbezogenen Events bei. Ein gut strukturierter Zeitplan mit wichtigen Meilensteinen sorgt dafür, dass Teilziele visuell erfasst werden. So schaffst du es, wichtige Fristen mit den Vertragspartnern, wie zum Beispiel der Veranstaltungstechnik, eingehalten.

Experten-Tipp VERANSTALTUNGSTECHNIK

Du benötigst einen zuverlässigen und innovativen Veranstaltungstechniker für die Umsetzung eines digitalen oder hybriden Veranstaltungsformats? Oder willst du eine Präsenzveranstaltung, wie zum Beispiel eines Tagung, einen Mitarbeiter-Event oder einen Kongress mit Hilfe visuellen Medien, wie VR- und AR Technologie ausstatten?


Foto: Hybrides Event-Setup von Neumann&Müller Veranstaltungstechnik

Neumann&Müller Veranstaltungstechnik ist einer der führenden Leistungspartner für audiovisuelle Medien: Live. Hybrid. Digital. Die Experten von Neumann&Müller Veranstaltungstechnik unterstützen dich deutschlandweit bei der technischen Planung und Umsetzung von wirtschaftsbezogenen Events, Festivals und Konzerten.

Event-ROI: So behältst du die volle Kostenkontrolle für deinen Event

Detaillierte Projektkalkulationen und ein umfassender Budgetplan sind relevante Bestandteile bei der Planung und Umsetzung von Veranstaltungen. Sie dürfen daher in der Eventkonzeption keineswegs fehlen. Regelmäßige Team-Meetings bilden den Rahmen für Präsentationen von Meilensteinen und den Abgleich zwischen IST- und SOLL-Situation. Dabei ist der ROI – der Return on Invest ein wichtiger Faktor zur Erfolgsmessung.

Ziele und Zielgruppen

Wenn ein Event mehr als nur eine Veranstaltung sein soll, wenn es gilt (Marken-) Botschaften nachhaltig zu transportieren oder bei internen Events Mitarbeiter zu motivieren und Veränderungsprozess zu gestalten, dann müssen Ziele gut durchgedacht- und kommuniziert werden. Es stellen sich also Fragen, wie: Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden? Zu den quantitativen Faktoren eines wirtschaftsbezogenen Events zählen unter anderem Absatzsteigerung, Erhöhung des Marktanteils, Kundengewinnung, Imagesteigerung und Mitarbeitermotivation. Zu den qualitativen Faktoren gehören die Aktivierung und das emotionale Erreichen der Zielgruppe, positive Medienresonanz des Events sowie die Erzeugung einer ausdrucksstarken und nachhaltigen Eventbotschaft. In dem Kontext sollte man in der Orientierungsphase der Veranstaltung den Event von hinten aufrollen, will heißen: Man stellt das Ergebnis der Veranstaltung in den Mittelpunkt und schaut dann bei Strategie und Konzeption, auf welchem Weg erreicht man die gesteckte Ziele am besten? Ziele sollten in dem Fall smart sein, also gemessen werden können und natürlich müssen diese dokumentiert werden.

Von gleich großer Bedeutung für die Eventkonzeption ist die Zielgruppe. Nur wenn die Zielgruppe exakt definiert wurde, kann ein Zielgruppen-adäquates Eventkonzept erarbeitet werden. Bei der Definition der Zielgruppe stehen folgende Fragen im Fokus:

  • Welche Personengruppe gehört zu den potenziellen oder tatsächlichen Käufern eines Produktes oder zu den potenziellen oder tatsächlichen Nutzern einer Leistung?
  • In welchem Verhältnis stehen die Zielgruppen zur Marke oder Organisation, die die Veranstaltung plant?
  • Wie erzeuge ich Interesse in den  Zielgruppen? Wer soll wie auf das Event aufmerksam gemacht werden?

Veranstaltungskonzept ZielgruppeFoto: Die Zielgruppe deines Events sollte sind wichtiger Bestandteil deines Eventkonzeptes.

Das Briefing

Zu Beginn eines jeden Events und damit, auch bevor das eigentliche Veranstaltungskonzept erstellt werden kann, müssen alle wichtigen Eckdaten für den Evententscheider übersichtlich zusammengefasst werden. Aus diesen Informationen kann ein Veranstaltungsplan entwickelt werden.

Die Dramaturgie im Eventkonzept

Sobald die Zieldefinition abgeschlossen ist und alle weiteren Eckdaten für den Event feststehen, geht es an die Ausarbeitung einer Eventidee. Bei der Konzeption kommt es darauf an, einen USP für die eigene Veranstaltung herzustellen. Hilfreiche Fragen können unter anderem sein:

  • Wodurch hebt sich die Veranstaltung von anderen ab?
  • Wie schaffe ich es, die Markeneigenschaften in das Event zu integrieren?
  • Ist die Idee umsetzbar, auch im Hinblick auf das Budget?

Die Evaluierung

Die primären Fragestellungen lauten dabei:

  • Wie kam die Veranstaltung bei den verschiedenen Zielgruppen an?
  • Konnten die im Veranstaltungskonzept gesetzten Ziele erreicht?

Um Antworten auf diese und andere Fragen zu erhalten, ist die Zielsetzung in der Konzeptionsphase von sehr großer Bedeutung. Nur, wenn die Ziele im Vorfeld deutlich festgelegt und angegrenzt werden, ist eine aufschlussreiche Evaluierung in der Post-Eventphase möglich. Um die qualitativen Ziele zu messen, bieten sich sowohl Umfragen direkt am Ende der Veranstaltung als auch ein Vorjahresvergleich oder Social Media Responses an. Zur Überprüfung der quantitativen Ziele ist eine Berechnung der Zielgrößen nötig, wie zum Beispiel die Erlöse, die durch den Eintritt generiert wurden oder die Steigerung der Verkaufszahlen. Durch die interne Auswertung der Veranstaltung können Sie Verbesserungsvorschläge und Potentiale für zukünftige Veranstaltungen ableiten.

Das Eventkonzept – Die Summery

Ergo: Zusammenfassend kann man festhalten: Ein Eventkonzept bedeutet einen großen Arbeitsaufwand, personelle- und finanzielle Ressourcen. Eine strukturierte Konzeption ist für die Planung einer Veranstaltung unerlässlich, schließlich gilt es den Überblick zu behalten und im Budget zu bleiben. Das Ziel eines Eventkonzepts besteht in der Gestaltung eines individuellen Eventdesigns. Die Eventbotschaft soll sich nachhaltig in den Köpfen der Zielgruppe festsetzen. Wichtige Parameter der Konzeption sind dabei die Zielsetzung und Dramaturgie des Events. Der jeweilige Umfang des Eventkonzeptes hängt von der Größe und den Zielen der Veranstaltung ab, ist jedoch maßgeblich immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut

Experten Tipp

Für die Umsetzung deines Eventkonzeptes bist du auf der Suche nach zuverlässigen Event-Dienstleistern? Bei NEXTLIVE findest du schon bald das gesamte Leistungsspektrum der Veranstaltungswirtschaft.

  • Agenturen
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