Eine Veranstaltung ohne Ziel organisieren? Oder sich einfach mit dem Lächeln des CEO zufriedengeben? Wie kannst du sicher sein, dass es allen gefallen hat? Jedes Unternehmen, jede Organisation oder Behörde, die ein Event in ihrem Marketing- oder Kommunikationsmix nutzt, sollte nicht ohne ein klares Ziel beginnen. Hier findest du einige grundlegende Tipps, um ein klares Ziel zu definieren und zu erreichen.
Es kann viele Motive für die Organisation einer Firmenveranstaltung geben. In der Tat geht es immer um eine Verhaltensänderung. Diese kann durch Wissenstransfer, Motivation, Enthusiasmus, Aktivierung, etc. erreicht werden. Die häufigsten Motive sind:
Die Hauptmotive für die Organisation einer Veranstaltung für interne Zielgruppen sind:
Die Hauptmotive für die Organisation einer Veranstaltung für externe Zielgruppen sind:
Das klingt erstmal logisch: Man organisiert eine Veranstaltung nur, wenn es ein klares Ziel gibt, aber die Praxis und Erfahrung zeigen etwas anderes. Und dabei ist die effektive Nutzung der Veranstaltung mehr als wichtig!
Daher können die folgenden Fragen an die Person gestellt werden, die die Veranstaltung in Auftrag gibt. Finde es mit folgenden Fragen heraus:
Es ist sinnvoll, das Ziel genau so zu formulieren, dass es:
Die gemeinsame Formulierung eines Ziels hat ein weiteres wichtiges Ziel: eine Einigung zu erreichen. Dies reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlkommunikation zwischen den Parteien.
Hinweis: Diese Argumente gelten nur, wenn du sehr präzise und selektiv mit der Programmierung und der Zielgruppe umgehst.
Eine Veranstaltung ist Teil der Unternehmensstrategie und sollte daher im Einklang mit der Personal-, Marketing- und PR-Strategie stehen. Überprüfe deine Pläne immer mit anderen Parteien, z.B. in einem Organisationskomitee oder mit Vorgesetzten. Es schafft eine Unterstützung für deine Pläne. Infolgedessen ist es weniger wahrscheinlich, dass sie abgelehnt werden.
Es ist ein wichtiger Tipp, von einem Manager ein klares Ziel zu verlangen. Eine Veranstaltung nur zu organisieren, um einen Live-Moment zu schaffen, ist Geldverschwendung. Was muss die Veranstaltung leisten oder lösen und wie passt sie in ein Multimedia-Projekt?
Bestimme in dieser Phase auch den Return on Investment der Veranstaltung. Dies geschieht präzise und messbar in Zahlen. Manchmal ist die Rendite schwieriger zu bestimmen, als vorher erwartet. Auf jeden Fall ist es wichtig, eine Diskussion zu führen. Auch hier gilt: Ein klares Ziel macht es viel einfacher, die Wirkung und den Ertrag darzustellen. Definiere also bei der Organisation einer Veranstaltung immer zuerst ein klares Ziel!
Organisiere alles von A bis Z: Beginne mit dem, was die Veranstaltung zu leisten hat, und stelle dann während des gesamten Organisationsprozesses sicher, dass alles im Dienst dieses zu erreichenden Ziels steht.
