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Einladungsprozess für das Event – so geht es richtig!

Die Veranstaltungs-Welt ist gesegnet mit sehr guten und wertvollen Registrierungs-Unternehmen, die sich um den gesamten Registrierungsprozess kümmern können. Dennoch ist es immer gut zu wissen, wie man diesen rechtzeitig plant: Was ist der smarteste und effektivste Einladungsprozess, wenn es um die Zeitplanung geht?

Denke daran, dass eine gute Einladungs-Politik einem sorgfältig ausgeführten Direct-Mail-Plan sehr ähnlich ist. Deshalb ist es sehr empfehlenswert, mit einem guten Teilnehmer-Registrierungs-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Der Plan kann auf der Grundlage eines chronologisch erstellten Zeitplans erstellt werden. Als Richtlinie kannst du den folgenden Zeitplan für jede (nationale) Firmenveranstaltung verwenden.

Die Vorankündigung

Der Zweck einer Vorinformation ist es – wie der Name schon verrät - die Gäste darüber zu informieren, dass eine Veranstaltung stattfinden wird. Hierzu versendest du beispielsweise früh ein Infoschreiben, da die Kalender der Zielgruppe natürlich gefüllt sind und man so weit im Voraus über das Event informieren kann.

Es ist auch möglich, dass du aus bestimmten Gründen das Programm deiner Veranstaltung noch nicht genau promoten kannst, jedoch bereits einen Termin festgelegt und bestätigt hast. In dem Vorinformations-Schreiben ist es in diesem Fall wichtig, diese folgenden Dinge zu erwähnen:

  • Das Datum und der Wochentag
  • Grund/Ziel des Events
  • Thema (wenn möglich)

Halte deine Vorankündigung kurz und sachlich. In der späteren Einladung wirst du dann umfangreichere Informationen herausgeben.

Gleichzeitig kannst du mit den Vorinformationen eine Website starten, die mit der Zeit "mitwächst". Beauftrage dazu eine Registrierungs-Firma, diese kümmern sich um Ankündigungen, Bestätigungen, Rechnungen, Badges, Anwesenheitslisten, und alles Weitere rund um die Einladungen.

10 Wochen vor dem Event

Die konzeptionelle Erstellung des (Online-)Layouts und Erstellung und Überprüfung der vorläufigen Liste der geladenen Gäste, so wie Form und Aussehen sind sehr wichtig. Wende dich bei Bedarf an einen Profi und nutze die Beratung oder das Design eines Designers oder Grafikers. Denke jedoch daran, dass ein gutes Briefing zusätzliche Arbeit verhindert. Es liegt also an dir, darüber nachzudenken, was kommuniziert wird und auf welche Weise.

Man kann nie früh genug mit der Erstellung der Liste der eingeladenen Personen beginnen. In der Praxis erweist sich diese oft als nicht so up-to-date, wie ursprünglich angenommen und es gibt oft Überschneidungen zwischen den Dateien aus verschiedenen Abteilungen. Wer am Ende tatsächlich auf die Einladungsliste gesetzt werden kann, bleibt also lange unklar.

Halte den Druck aufrecht und ermutige verschiedene Lieferanten, pünktlich zu liefern. Ein zu früher Beginn hat den Nachteil, dass es zwischen dem Lieferzeitpunkt und dem Versandzeitpunkt zu Veränderungen kommen kann.

Gib immer Richtlinien an, wie die Einladungslisten geliefert werden sollen. Insbesondere wenn du mit externen Aufzeichnungen arbeitest, ist dies ein wichtiger Punkt, um Vereinbarungen zu treffen. Über den Inhalt der Einladung und Registrierung wird im weiteren Text gesprochen.

8 Wochen vor dem Event

Endgültige Texte und Layout bereit

Sorge dafür, dass alle Beteiligten das endgültige Konzept bestätigen. So vermeidest du, dass es zu Veränderungen kommt, sobald der Prozess einmal in Gang gesetzt ist. Kontrolliere die letzte Version im Minutentakt und lasse sie von anderen kontrollieren: Manchmal hat man etwas so oft gelesen, dass einem Veränderungen nicht mehr auffallen.

7 Wochen vor dem Event

Gedrucktes

Zu diesem Zeitpunkt sollte die endgültige Liste von geladenen Gästen bereits feststehen und zum Druck bereit sein. Bei einem komplizierten Druck solltest du allzeit nach einem Testdruck fragen, um eventuelle Fehler bereits im Voraus zu vermeiden.

5 Wochen vor dem Event

Gedrucktes ist gedruckt und die Einladungen werden verschickt

Bei einer großen Druckanzahl ist dieser Prozess nicht zu unterschätzen. Hierzu gehört natürlich auch die handschriftliche Unterschrift. Laut Faustregel werden bis zu 500 Exemplare von Hand unterschrieben, Exemplare darüber hinaus kannst du in einer anderen Farbe (vorzugsweise blau) drucken lassen.

Möglicherweise musst du dich auch mit der manuellen Kalligraphie von Einladungen befassen. Du kannst dies aber auch digital erledigen lassen (zum Beispiel bei Penmatic in Eindhoven, in deiner eigenen Handschrift schreibt der Computer jede gewünschte Nachricht).

Dann gibt es noch die Frage des Faltens und Kuvertierens. Du kannst dies am Ende des Tages entweder mit Kollegen oder vom Drucker erledigen lassen. Am Ende hast du es zudem mit dem Aufkleben von Etiketten zu tun. Du kannst dies zu einem früheren Zeitpunkt erledigen, während der Druck hergestellt wird und du erhältst die Kuverts bereits meist vom Drucker selbst.

3 Wochen vor dem Event

Schließung des Responsetermins – Versendung der Anmeldebestätigungen

Überlege dir im Vorfeld, wie du die Anmeldungen bearbeitest und wer sie bearbeiten wird. 
Du kannst wählen, ob Gäste sich über die Website oder per E-Mail registrieren und dann automatische Antworten hinzufügen, um viel Arbeit einzusparen. Als Organisator bist du schließlich oft auch mit anderen Dingen beschäftigt. Bei der manuellen Bearbeitung von Einladungen kann administrative Unterstützung erforderlich sein.

Wenn die schriftlichen Anmeldungen eingehen, kannst du sie entweder täglich bearbeiten oder auf einen großen Stapel legen und diesen gesamten Stapel auf einmal abarbeiten. Hier hängt es ganz von dir ab. Achte darauf, dass alle Gäste eine Bestätigung ihrer Anmeldung erhalten, um ein Nichterscheinen am Tag selbst zu vermeiden.

Wenn du dich für eine digitale Registrierungs-Route entschieden hast, kannst du der Bestätigung auch einen Barcode hinzufügen und diesen gleich mitschicken. Dies spart dir eine Menge Zeit und Geld beim Check-in.

2 Wochen vor dem Event

Vorläufige digitale Gästeliste erledigt

Zu diesem Zeitpunkt kannst du eventuell auch diejenigen telefonisch kontaktieren, die zwar eingeladen sind, allerdings noch nicht geantwortet haben.
Auch generell solltest du eine Übersicht davon haben, wer sich an-/abgemeldet hat und wer es noch nicht getan hat.

Die Woche vor dem Event

Endgültige digitale Gästeliste abgefertigt

An diesem Zeitpunkt kannst du (sofern benötigt) auch bereits die Badges fertig vorbereiten. Zudem solltest du eine aktuelle Liste von Anmeldungen parat haben und darin täglich Veränderungen einarbeiten.

Denke darüber nach, ob Teilnehmer eine Liste mit Anwesenden bekommen möchten und ob dies in deinem Fall auch geschehen sollte.

Und, wenn das alles erledigt ist: Genieße dein Event!

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