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Ein Skript für Ihre Veranstaltung

Dein Event ist einzigartig und hat somit auch nur eine einzige Chance, zu einem unvergesslichen Erlebnis für seine Besucher zu werden. Damit das auch so umgesetzt werden kann, darf ein wasserdichtes Skript für deine Veranstaltung nicht fehlen. Im Vergleich zum Programmheft, das vor allem für die Besucher deines Events geschrieben wird, soll das Skript deinen Mitarbeitenden einen guten Überblick über das Geschehen verschaffen. Was ist also der Mehrwert des Veranstaltungsskripts und wie sieht so ein Drehbuch für ein optimales Event aus?

Der Mehrwert deines Veranstaltungsskripts

Dein Skript für die Veranstaltung fungiert als “Wegweiser“ für alle, die an der Umsetzung des Events beteiligt sind.  Es befasst alle wichtigsten Informationen in Kurzfassung – sodass jeder leicht den Überblick behält, und sodass schnell reagiert werden kann, wenn Hilfe benötigt wird oder wenn etwas mal nicht planmäßig verläuft. Keine „Was wäre, wenn…“- Gedanken mehr, denn mit dem Skript für deine Veranstaltung können alle einen kühlen Kopf bewahren und sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren, und die Umsetzung des Events genießen.

Die Bausteine

Das Veranstaltungsskript bzw. das Drehbuch besteht – kurz und bündig – aus den folgenden Bausteinen:

  • Beschreibung: Hier gibst du eine klare Beschreibung der Aktivitäten, die während des Events stattfinden werden. Dies dient als kurze Übersicht aller Aktivitäten der Veranstaltung, damit jeder weiß, was um ihn herum passiert.
  • Zeiten: Ein gutes Timing ist das A und O – das gilt vor allem für die Veranstaltungsplanung. Daher enthält dieser Abschnitt die zeitliche Einplanung der verschiedenen Teile der Veranstaltung.
  • Locations: Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit den Locations der verschiedenen Aktivitäten. Abhängig vom Veranstaltungsformat und den Eventlocations kannst du in diesem Abschnitt eine Karte hinzufügen, um jedem eine gute Orientierung zu verschaffen.
  • Kontaktinformationen: Dieser Abschnitt enthält alle wichtigen Kontaktinformationen zu den Beteiligten, sodass auch in kürzester Zeit Infos von allen Seiten eingeholt und verbreitet werden können. Benenne alle “Kurzwahlen“ mit Namen, Rollen im Rahmen des Events und Telefonnummern. Gibt es vielleicht sogar eine WhatsApp-Gruppe oder andere gemeinschaftliche Kommunikationswege? Auch Infos dazu sollten im Veranstaltungsskript keinesfalls fehlen. 

Einen Schritt zurück: Das Skript für die Eventorganisation

Bevor ein Skript zur Eventumsetzung verwendet findet, muss das Event vorab genau geplant werden. Was bei der Konzeption der Veranstaltung beachtet werden muss und in welcher Reihenfolge du dabei am besten vorgehst? Das erfährst du in unserem Artikel Dein Manuskript für ein perfektes Veranstaltungskonzept.

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