Die Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort ist nicht immer einfach. Sie sollten sich bei der Location-Wahl nicht einfach von Zahlen, Daten und Fakten in die Irre führen lassen. Auch schöne Bilder und Videos sind kein Garant dafür, dass Sie exakt die Location bekommen, die Sie für einen erfolgreichen Event benötigen. Eine Location kann und sollte im Übrigen viel mehr sein als ‚nur‘ ein Veranstaltungsort, in der Ihre Kommunikation oder Ihr Marketing zum Leben erweckt wird. Das Suchen und Finden der richtigen Eventlocation ist ein wichtiger strategischer Schritt für den Erfolg von Live-Kommunikation und Experience-Marketing. Mit den nachfolgenden fünf Schritten messen Sie Ihrer Eventlocation eine strategische Bedeutung zu.
Erst das Ziel definieren, dann die Location wählen
In der Orientierungsphase eines Events ist es vielleicht der am häufigsten gemachte Fehler: Erst einen Veranstaltungsort finden und dann von dort aus mit einem geeigneten Konzept ansetzen. Doch wer zuerst das Ziel, die Zielgruppe und die Basis für ein effektives Konzept definiert, kommt im Anschluss viel schneller zur Eventlocation, die wirklich zum Ziel der Veranstaltung passt. In der richtigen Reihenfolge und auf Basis der Veranstaltungsziele ausgewählt, trägt die Eventlocation maßgeblich zur Experience in der Live-Kommunikation bei.
Setzen Sie die Location in den Kontext zum Veranstaltungsziel
Soll eine neue CSR-Vision vorgestellt werden? Wählen Sie als Veranstaltungsort eine alte Baumschule, in denen die Bäume dann zu einem Teil der Event-Dekoration werden. Planen Sie eine interne Veranstaltung, um auf den eigenen Energieverbrauch aufmerksam zu machen? Dann könnte der alte Kernreaktor die ideale Location sein. Oder ist es eine neue App für eine komplett neue Anwendung, die Sie in Ihrer Veranstaltung einführen? Dann könnten Sie sich für ein schönes historisches Schloss entscheiden, um einen spannenden Kontrast zu dem zukunftsorientierten Produkt zu schaffen. Eine Industrie-Location als Kulisse für den Kongress zum neuen Steuergesetz: Da bringt die Location in dem Kontext zum Thema einen dynamischen Impuls – ganz anders als ein herkömmliche Veranstaltungs- oder Konferenzraum in einem Kongress-Hotel.
Binden Sie die Location in die Konzeptentwicklung ein
Ihr Veranstaltungsort ist nicht nur der Host für Ihren Event. Die Mitarbeiter Ihrer Eventlocation verfügen über umfangreiches Wissen über lokale Gegebenheiten vor Ort. Nutzen Sie dieses Wissen in Brainstormings. Betrachten Sie Ihre Eventlocation wie eine Agentur – und die Mitarbeiter dort als Sparringspartner. So inszenieren Sie wirklich effektive Events. Wenn Sie die Location in die Konzeptentwicklung Ihrer Veranstaltung mit einbeziehen, beeinflussen Sie damit die Customer Journey der Veranstaltungsteilnehmer positiv – diese optimiert die Experience in Ihrer Live-Kommunikation, was in den meisten Fällen die Veranstaltungsziele positiv beeinflusst.
Fragen Sie nach den Prefered Partnern
Sicherlich sind die Zulieferer für Ihren Event nicht unbedingt zentraler Dreh- und Angelpunkt bei der Location und wenn Sie regelmäßig Events planen und umsetzen, verfügen Sie sicherlich über ein Netzwerk von zuverlässigen und innovativen Event-Dienstleistern. Dennoch kann es nicht schaden, sich bei der Location Ihres Vertrauens nach den Prefered Partnern umzuhören. Veranstaltungsstätten haben in den meisten Fällen sichtbare und unsichtbare Partner, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten. Sie kennen die Locations und können gerade in der Umsetzung helfen, kostenintensive Fehler zu vermeiden. So kommen Sie schneller zu einem effektiven Event.
Passt der Veranstaltungsort zu Ihrem Unternehmen bzw. zu Ihrer Marke?
Jede Form von Live-Kommunikation und Experience-Marketing ist ein lebendiger Ausdruck dessen, wofür Ihr Unternehmen oder Ihre Marke steht. Setzen Sie also nicht blind auf eine ‚coole‘ Location. Überprüfen Sie den gewünschten Veranstaltungsort und stellen Sie dabei möglichst eindeutig fest, ob und inwiefern die Wunsch-Location zu Ihren Markenwerten passt.
