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Vom ‚WOW zum ‚HOW‘: Agile Event Management

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Zusammenarbeit mit Event-Zulieferern

Event-Zulieferer: Gerade im Bereich von Live-Kommunikation und Experience-Marketing gibt es hunderte von Ihnen und Sie sind ausschlaggebend am Erfolg von Veranstaltungen beteiligt. 

Je nach Art der Veranstaltung, sei es ein Kongress, eine Firmenfeier oder ein anderes Geschäftstreffen, benötigt man als Organisator eines Events oft einige bis Dutzende Zulieferer aller Art. Zu den üblichen Lieferanten gehören Catering, audiovisuelle Medien, Sound Equipment, Dekoration, und so weiter, und so fort. 

Doch wie findet man gute und qualitativ hochwertige Lieferanten? 

Gut überlegt! 

Treffen Sie zunächst eine Auswahl potenzieller Lieferanten auf der Grundlage von Fakten und Erfahrungen. Nur dann lohnt es sich auch, Angebote anzufordern. Dies wird jedoch bei Veranstaltungen schwierig sein, bei denen Sie mit dem bestimmten Thema nicht ausreichend vertraut sind. 
In jedem Fall ist es ratsam, im Voraus festzulegen, was genau Sie vom Lieferanten in Bezug auf folgende Punkte wissen müssen: 

  • Das Qualitätsniveau 
  • Kreativität 
  • Aktive Beteiligung 
  • Originalität 

Informationen und Inspirationen hierzu finden Sie in folgenden Quellen: 

  • Internet 
  • Fachmagazine 
  • Eventbörsen und Messen 
  • Seiten von Branchenvereinigungen 

Niveau und Kompetenz 

Anhand von Informationen und Tipps können Sie bei Lieferanten gezielt Unterlagen anfordern.  
Dies gibt bereits oft ein gutes Bild über das Niveau und die Kompetenz der Lieferanten.  
Wenn Sie mit einem Lieferanten über seine Ideen sprechen, erhalten Sie so ein gutes Bild über alles, was dem Lieferanten möglich und nicht möglich ist.  
Besonders, wenn Sie selbst wenig Erfahrung mit der Planung eines solchen Events haben, ist dieser Ansatz sehr aufschlussreich. Ein Lieferant kann dies mit relativ geringem Aufwand übernehmen. 

Die Wahl des Lieferanten muss immer im Einklang mit dem Image des Unternehmens und der Betreuung der Veranstaltung stehen. 

Zweifeln Sie noch an der Professionalität des Lieferanten?  Dann zögern Sie sich nicht und fragen Sie ihn nach Referenzen von ähnlichen Veranstaltungen und überprüfen Sie diese gründlich. 

1. Briefing an Zulieferer 

Wenn Sie bei mehreren verschiedenen Lieferanten ein Angebot anfragen, ist es ratsam, jedem dasselbe Briefing über den Event zukommen zulassen – ansonsten werden nur Äpfel mit Birnen verglichen.  
Geht es bei Ihnen um einen großen Event, dann ist es hilfreich, direkt ein persönliches Gespräch mit dem Lieferanten zu suchen, um sämtliche Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen – in manchen Fällen reicht jedoch auch ein Briefing über ein Telefongespräch. 

Schaffen Sie im Voraus einen klaren Rahmen, in dem die Anforderungen und Wünsche berücksichtigt werden. Denken Sie auch daran, folgende Punkte so genau wie möglich darzustellen: 

  • Die Firmenkultur 
  • Die Zielgruppe 
  • Die gesetzten Ziele 

… und sofern möglich, auch das Budget. Für einen Lieferanten gibt es nichts schwierigeres, als das Budget selbst einschätzen zu müssen und sich danach zu richten. 
Der Gedanke, dass der Lieferant das erste Angebot machen muss, ist heutzutage nicht mehr anwendbar! 

Tipp: Geben Sie hierzu Termine an, an denen das Angebot intern (immer schriftlich) erfolgen muss und die Lieferanten eine konkrete Antwort erhalten. 

Exklusivität des Angebots 

Ein paar Punkte, über die man nachdenken sollte: 

Wenn Sie ein komplexes oder überaus detailliertes Angebot einfordern, ist es nicht unüblich, dass hierfür eine Gebühr anfällt. Dieser Betrag kann sowohl vorher abgesprochen werden, aber auch stundenweise anfallen. 

Lassen Sie es Ihre Lieferanten wissen, wenn Sie bei mehreren Lieferanten ein Angebot anfragen. 
Fordern Sie außerdem maximal 3 Angebote an: Dies ist überschaubar und ausreichend. 

Denken Sie daran, dass Lieferanten oft ihre exklusiven Ideen offenbaren, wenn sie ihre Angebote abgeben. Es ist eine Frage der Moral, wie sorgfältig Sie mit dem Schutz dieser Ideen umgehen.  
Ein Lieferant möchte selbstverständlich nicht, dass seine Idee von einem (günstigeren) Wettbewerber umgesetzt wird. 

Ein gutes Angebot 

Beurteilen Sie Ihr Angebot immer mit einem kritischen Blick. Planen Sie den Event mit mehreren Parteien, dann lassen Sie alle Mitglieder das Angebot beurteilen. So kann jeder Experte auf seinem Bereich das Angebot durchleuchten. 

Aufgepasst! 

Einsicht: Lieferanten, die einen Gesamtbetrag angeben, können weitere Erklärungen abgeben. 

Prüfen Sie auch, an welche Anzahl Gäste sich das Angebot richtet! 

Zusätzliche Kosten 

Manchmal werden neben dem Gesamtbetrag auch weitere Kosten genannt, was auf den ersten Blick verwirrend erscheint. Fragen Sie bei Unklarheit Ihren Lieferanten nach, worauf diese basiert sind. 

Fragen Sie, ob andere, nicht genannte Angelegenheiten berücksichtigt werden müssen, und bitten Sie um einen finanziellen Kostenvoranschlag für diese Angelegenheiten. 

Achten Sie auch besonders auf den Punkt ""Getränke"". Sehr verbreitet ist folgendes:  
Durch die Schätzung des Getränkekonsums auf einem niedrigen Niveau im Angebot wird die Gesamtmenge positiv beeinflusst. Aber die Endabrechnung fällt oft viel höher aus.  
Diese Berechnungsmethode ist äußerst irreführend und daher verwerflich! Eine gute Faustregel ist: Gäste trinken durchschnittlich 3 Getränke in der ersten Stunde und 2 in den folgenden Stunden. 

Tipp: Schauen Sie genau nach, ob das Angebot bereits die Mehrwertsteuer enthält, oder nicht! 

Lieferungsbedingungen 

Lesen Sie das Kleingedruckte der Lieferbedingungen. Es gibt eine Vielzahl von Vereinbarungen, wenn es zum Beispiel um die Vermietung von Standorten geht. An sich kein Wunder: Eine Zeltvermietung vermietet eine andere Art von Location als ein Restaurantbesitzer. Darüber hinaus spielen auch unterschiedliche Interessen eine Rolle: Der Zeltvermieter liefert ein Produkt, ein Restaurantbesitzer ist hauptsächlich an der Gastronomie interessiert und passt seine Vereinbarung entsprechend an. 

Es wäre zu viel, hier eine rechtliche Abhandlung über das allgemeine und besondere Vertragsrecht zu machen. Aber hier sind ein paar allgemeine Eigenschaften, auf die Sie achten können: 

Werfen Sie immer einen kritischen Blick auf eine (Standard-)Vereinbarung und unterzeichnen Sie diese niemals wahllos ohne alles genau gelesen zu haben. 

Ein Mietvertrag für einen Standort besteht aus mehreren Teilen: 

  • Die Parteien 
  • Der Mietpreis 
  • Der Standort 
  • Datum des Events 

Allgemeine Bedingungen 

Darüber hinaus sind dem Vertrag allgemeine Geschäftsbedingungen beigefügt. Fragen Sie nach ihnen und lesen Sie sie sorgfältig durch. Nach Unterzeichnung des Vertrages sind diese Bedingungen Bestandteil des abgeschlossenen Vertrages. Im Falle eines Rechtsstreits ist das Gericht jedoch befugt, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf ihre Angemessenheit hin zu überprüfen.  
Vor allem aber müssen Sie selbst auf unangemessene Allgemeine Geschäftsbedingungen achten. 

Die folgenden Bedingungen befinden sich häufig in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen: 

Stornierung:  
Bitte beachten Sie, dass Sie im Falle einer Stornierung finanziell dafür aufkommen müssen. Manchmal sind Sie sogar verpflichtet, den vollen Betrag zu zahlen. In den meisten Fällen kommt es zu einer schrittweisen Erhöhung der Stornierungskosten: Die Kosten steigen, je näher die Stornierung sich am Mietdatum befindet. 

Die Anzahl Gäste: 
Der Standortbesitzer wird die endgültige Gästezahl so früh wie möglich erfahren wollen. Schließlich muss er Vorkehrungen treffen wie: 

  • Die Anzahl Sitzplätze/Raumaufteilung 
  • Die Anzahl Parkplätze/Parkwächter 
  • Die Größe der Garderobe/Mitarbeiter an der Garderobe 
  • Das Catering 

Daher sollten Sie stets mindestens eine Woche vorher die definitive Anzahl Gäste an die Lieferanten durchgeben. 

Das Kleingedruckte 

In einer Vereinbarung mit einem HOGA-Betrieb (Hotel- und Gaststättengewerbe) wird fast immer auf die HOGA-Bedingungen verwiesen. Eine genauere Betrachtung (wir gehen von Gruppen ab 10 Personen aus): 

Hotelreservierungen 

Für gewöhnlich sind Zimmer am Tag der Ankunft von 14:00 Uhr bis 12:00 Uhr am Folgetag verfügbar, abhängig vom Hotel. Doch nach Absprache kann man von diesen Zeiten abweichen. 
Wenn man vorher bereits angibt, wann Gäste anreisen, kann man so sichergehen, dass die Zimmer nicht neu vermietet werden und der Hotelbesitzer vom „late arrival“ Bescheid weiß. 

Restaurantreservierungen 

Restaurants haben bestimmte zeitliche Bedingungen bezüglich der Ankunftszeit. Viele Restaurants geben die Tische frei, wenn die Gäste 30-45 Minuten nach Reservierung noch nicht erschienen sind. 

Saalreservierungen 

Der Vermieter des Veranstaltungsortes kann einen anderen - aber gleichwertigen - Veranstaltungsort als den zuvor vereinbarten zur Verfügung stellen. Wenn Sie der Meinung sind, dass der ""neue"" Saal nicht mit dem reservierten Saal übereinstimmt, können Sie eine Rückerstattung eines Teils der Zimmermiete verlangen. 

Preiserhöhungen 

Ein Cateringunternehmer darf nicht einfach nur zwischenzeitliche Preiserhöhungen durchsetzen. Außer für den Fall, dass der Vertrag mehr als drei Monate vor der Ausführung abgeschlossen wurde. 

Küchengebühren 

Wenn Sie Ihre eigenen Getränke oder Speisen mitbringen, kann ein Cateringunternehmer Korken oder Küchengebühren berechnen. Sie müssen dies vorher vereinbaren oder in aller Vernunft vor Ort festlegen. 

Stornierung von Reservierungen 

Wenn man sich die Konditionen mancher Kündigungen durchliest, kommt man oft ins Zögern. Daher ist es doppelt so wichtig, diese genau durchzulesen und noch gewissenhafter mit der Planung umzugehen! Hier sollte man auch eine Stornierungsversicherung in Betracht ziehen. 

Hotelunterkunft: Bei einer Stornierung, die mehr als 3 Monate vor dem Reservierungsdatum durchgeführt wird, werden im Regelfall keine Kosten berechnet.  
Danach werden in den meisten Fällen die Kosten in der Woche, in der die Veranstaltung stattfinden soll, schrittweise auf 100% steigen. 

Restaurant-/Tischreservierungen: Wenn ein Menü vereinbart wurde: Bei einer Stornierung mehr als 14 Tage vor dem Reservierungstermin sind im Übrigen keine Kosten fällig. Danach erhöhen sich im Regelfall die Kosten schrittweise auf 50% im Falle einer Stornierung in den letzten 2 Tagen vor der Veranstaltung. 

Raummiete:  

Bei einer Stornierung mehr als 3 Monate vor dem Reservierungstermin werden im Regelfall keine Kosten berechnet. Danach werden die Kosten in dem Monat, in dem die Veranstaltung stattfand, schrittweise auf 100% steigen.  

All-in-Catering-Verträge:  

Im Falle einer Stornierung mehr als 3 Monate vor dem Reservierungstermin sind im Übrigen keine Kosten fällig. Danach werden die Kosten im Falle einer Stornierung meist innerhalb der letzten 6 Tage vor dem geplanten Veranstaltungsbeginn schrittweise auf 100% erhöht. 

""No-Show“ 

Im Falle eines „No-Shows“ (nicht Erscheinen) am selben Tag müssen Sie den vollen Betrag des Reservierungswertes (die Gesamtumsatzprognose inklusive Nebenkosten und Mehrwertsteuer) zum Zeitpunkt der Reservierung in jedem HOGA-Betrieb bezahlen. Diese Bestimmung wird zwar von Fall zu Fall verhandelt, doch aus finanziellen und Beziehungsgründen zu dem Betrieb sollte dies um jeden Preis vermieden werden. Eine Ausnahme von dieser Regel bildet manchmal Übernachtungen, wenn der Hotelier noch ""No-Shows"" anderweitig vermieten kann. 

Hinweis: Alle Stornierungen müssen schriftlich bestätigt werden. Aus einer mündlichen Kündigung können keine Rechte abgeleitet werden. Ein Cateringunternehmer kann auch seinerseits einen Vertrag kündigen, dann gelten für ihn die gleichen Fristen und Prozentsätze. 

Optionale Angebote 

Sie können für einen bestimmten Zeitraum eine Option auf z.B. Zimmer oder Hotelzimmer wählen und damit etwas für sich reservieren, ohne definitiv dies auch anzunehmen. Eine Option muss schriftlich bestätigt werden, oft durch den HOGA-Betrieb. Dieses optionale Angebot ist unverbindlich und kostenlos, sofern nicht anders vereinbart. 

Wenn Sie eine definitive Buchung vornehmen wollen, muss der Cateringunternehmer denjenigen hinter der ersten optionalen Reservierung fragen, ob er seine Option in eine definitive Reservierung umwandeln möchte. Wenn er dies nicht tut, gibt es zwei Möglichkeiten: 

Die optionale Buchung für den ersten Kunden wird verlängert und man muss warten 

Der Cateringunternehmer gibt Ihnen die Chance, der erste in der Warteschlange zu sein und später eine definitive Buchung durchzuführen 

Indikationsnummern 

Was in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen nicht erwähnt wird, aber in der Praxis weit verbreitet ist, sind garantierte und geschätzte Zahlen. Die Indikationsnummer und Garantienummer beziehen sich auf die Anzahl der Gäste für Mahlzeiten und Übernachtungen. 

Die erwartete Anzahl der Gäste ist die Indikationsnummer. Bei größeren Unterschieden im Zeitraum zwischen der Indikationsnummer und der endgültigen Gästezahl teilen Sie diese definitiv dem Hotel oder Restaurant mit, unabhängig davon, ob es sich um mehr oder weniger Gäste handelt. So kann sich der Gastgeber besser auf den Event vorbereiten und ein besseres Erlebnis für alle garantieren. 

Zu einem vereinbarten Zeitpunkt (in der Regel nicht später als 5 Werktage vor dem Reservierungsdatum) muss die Indikationsnummer in eine Endnummer, die Garantienummer, umgewandelt werden.  

Bestätigen Sie die Garantienummer schriftlich und mit Angabe des Datums. Im Regelfall wird die Garantiezahl dann berechnet, auch wenn die Anzahl der Gäste geringer ist. Viele Unternehmen setzen Grenzen für die Abweichung des Prozentsatzes der garantierten Zahl der Gäste von der vorher eingeschätzten Zahl. Um unangenehme Folgen zu vermeiden, ist es wichtig, die Anzahl Gäste vor dem Event richtig einschätzen zu können. 

Faustregel: Die Anzahl Gäste, die sich eine Woche vor dem Event angemeldet haben, bleibt meist auch die finale Anzahl. In den letzten Tagen vor einer Veranstaltung kommen zwar immer einige wenige Gäste hinzu, genauso springen jedoch welche ab. 

Wenn man die garantierte Anzahl Gäste für genau abgezählte Items wie ein Lunchbuffet oder einen Kaffeeempfang an den Gastgeber weitergibt, ist es sehr wichtig, die Gästezahl nicht zu hoch einzuschätzen.  

Diese Faustregel gilt jedoch nicht für ein Dinner. Mit gewisser Vorsicht kann man es trotzdem auf Abendessen für Gruppen von etwa bis zu 30 Personen anwenden. 

Anzahlung 

Verhandeln Sie sowohl den Betrag (so niedrig wie möglich) und die Zeit (so spät wie möglich) der Anzahlung. Schließlich kann auch ein Standortvermieter auch jederzeit bankrott werden. Zahlen Sie niemals 100% im Voraus, sondern höchstens 90%. Wenn die gebotene Leistung nicht dem gewollten Ergebnis entspricht, hat man so eine Absicherung. 

Zahlungsbedingungen 

Die Zahlungsbedingungen sind in allen Formen und Farben erhältlich. Zu den gängigen Bedingungen gehören: 

  • Verzugszinsen, wenn die Zahlung nicht innerhalb einer bestimmten Frist erfolgt 
  • Hierbei sollten Sie die verwendeten Zinssätze nicht außer Acht lassen. 
  • Inkassokosten bei Nichtzahlung.  
  • Bitte beachten Sie auch hier die aktuellen Tarife. 
  • Zahlungen, die nachträglich in Rechnung gestellt werden. 
  • Zwischenzeitliche Kursänderungen. 
  • Konfliktmanagement. 

Befolgen Sie die Anweisungen des Personals der Location: 

Es ist offensichtlich, dass gewisse Anweisungen des Personals vor Ort befolgt werden sollten.  
Achten Sie auf extreme Folgen, wenn der Organisator oder seine Mitarbeiter dies unerwartet nicht tun sollten. 

Schaden 

Beschädigungen des Gebäudes, des Equipments oder des Mobiliars werden in der Regel vom Kunden behoben. Finden Sie heraus, ob es sich für Sie lohnt, den gesamten Standort gegen eventuelle Katastrophen zu versichern. 

Notwendige Genehmigungen 

In einigen Fällen sind Genehmigungen der Gemeinde, der Feuerwehr oder der Polizei erforderlich. Der Bau- und Heimaufsichtsdienst genehmigt zum Beispiel größere Baugerüste. 

Melden Sie die Veranstaltung auch bei der Gemeinde, z.B. im Zusammenhang mit einer möglichen Lärmbelästigung. Auf diese Art können Sie sich vor vielen Unannehmlichkeiten von vornherein absichern. 

Die Feuerwehr muss gegebenenfalls vor Ort prüfen, ob für die Dekoration feuerfestes Material verwendet wurde, ob die Notausgänge frei sind und ob die Brandschutzbestimmungen auch ansonsten eingehalten wurden. Vergewissern Sie sich also, ob diese Bedingungen erfüllt sind! 

Kosten für Heizung, Beleuchtung, Anschluss der elektrischen Anlagen 

In der Regel ist ein normaler Verbrauch von Gas, Wasser und Strom im Standortpreis enthalten. Wenn Sie eine unüblich große Menge Energie und Wasser verbrauchen, sollten Sie vorab den Standortbesitzer kontaktieren, um die ungefähren möglichen Zusatzkosten zu ermitteln. 

Fehlende Waren 

Waren, die vor, während oder nach der Veranstaltung am Ort gestohlen werden, gehen im Normalfall auf die Kosten des Veranstalters oder des jeweiligen Lieferanten. Doch wie immer gilt die Regel: Immer alles doppelt vorher nachprüfen! 

Reinigungskosten 

Eine Standardmiete beinhaltet für üblich die Reinigungskosten. Wenn Sie jedoch eine große Ausstellungshalle mieten, werden die Reinigungskosten oft auch separat berechnet. Dies geschieht fast immer auf Basis der Nachkalkulation. Fragen Sie nach den Stundensätzen (beachten Sie die Abendstunden und Wochenendtage). 

Grundstücküberwachung 

Manchmal ist es notwendig, teure Geräte oder Equipment zu überwachen. Vereinbaren Sie dies mit dem Standortbesitzer, in dessen Namen dies geschieht. Auch Themen wie Parkplatz- und Garderobensicherheit müssen im Voraus abgestimmt werden. 

Werbung 

In vielen Fällen darf ohne die Erlaubnis des Standortbesitzers keine Werbung auf oder um das Gebäude herum geschaltet werden, wenn hierfür eine Geldstrafe droht (Poster, Flyer, Banner, Fahnen usw.). Die Vorkehrungen dafür sind einfach zu treffen – scheuen Sie also nicht davor zurück. 

Verkauf von Merchandising, Programmheften, etc. 

Der Verkauf von Merchandising- und Programmheften ist oft ein sensibles Thema, da der Standortbesitzer oft feste Vereinbarungen mit anderen Lieferanten hat und einen Teil des Umsatzes nun mal benötigt. 

2. Auftragsbestätigung  

In der Auftragsbestätigung, die in der Regel vom Lieferanten erstellt wird, sind alle mit ihm vereinbarten Punkte anzugeben. Dazu gehören: 

  • Sitzplätze 
  • Catering 
  • Technik 
  • Parkplätze 
  • Hotelzimmer 
  • Geschenke 
  • Location 

Vielleicht ist es bei niedrigen Besucherzahlen besser, eine kleinere Halle zu nutzen. Bei hoher Besucherbeteiligung ist es notwendig, zusätzliche Parkplätze oder einen Bus-Shuttle zum Standort bereitzustellen. 

3. Realisierung von Vereinbarungen 

Ausführung 

Überprüfen Sie am Tag der Ausführung von dem Event die eingehenden Güter oder Dienstleistungen auf Qualität und Quantität. Wenn etwas nicht stimmt, sollten Sie sich umgehend an den Lieferanten wenden, damit er seine Fehler beheben oder einen finanziellen Ausgleich anbieten kann. 

Machen Sie zusammen mit einem Vertreter des Caterers oder der Location eine möglichst genaue Schätzung der Gästezahl. Dies ist besonders für die Endabrechnung wichtig. Überprüfen Sie während der Veranstaltung, wie der Konsum von Getränken aussieht. Dies gibt einen Hinweis auf die endgültige Rechnung. 

Treten unvorhergesehene Situationen auf, sollte eine autorisierte Person die Folgen besprechen. So werden Überraschungen auf der Rechnung vermieden. 

Um Schadenersatzansprüche aus Verlust, Beschädigung und dergleichen zu vermeiden, sind die gemieteten Güter sachgemäß zu behandeln und nach dem Event in der vereinbarten Weise zu pflegen. Wenn Sie Kellnern, Busfahrern oder anderen leistungsstarken Mitarbeitern Trinkgeld geben wollen, tun Sie ihnen einen großen Gefallen, indem Sie den Betrag in bar überreichen. Das Aufrunden der Rechnung führt oft dazu, dass die betreffenden Personen Ihre Geste nicht sehen und das Geld in der Firma verschwindet.

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