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WORKSHOP PLANEN – IN 10 SCHRITTEN ZUM WORKSHOP

WORKSHOP PLANEN

Wie Sie Ihre Gäste auf dem Firmenevent aktiv einbinden, anstatt Sie mit einem Vortrag zu langweilen? Ganz einfach: mit einem praktischen Workshop. Bei einem Workshop setzt sich eine kleine Gruppe von Menschen in einem vorher festgelegten Zeitrahmen intensiv mit einem Thema auseinander. Im Gegensatz zu einer Vorlesung steht dabei nicht der Moderator oder Dozent im Mittelpunkt, sondern die Teilnehmer. Gemeinsam entwickeln diese kreative Lösungen oder erlernen neue Fähigkeiten, welche direkt praktisch angewendet werden können. Dementsprechend liegt der Schwerpunkt bei einem Workshop auf der Interaktivität und der aktiven Einbindung aller Teilnehmer. Welche Aspekte Sie beachten sollten, wenn Sie einen Workshop planen möchten? Das erklären wir Ihnen in den folgenden Schritten.

  • Ziel des Workshops definieren

Sie möchten einen Workshop planen? Dann sollten Sie zuerst das Ziel des Workshops festlegen. Sollen die Teilnehmer zu einem kreativen Brainstorming zusammenkommen, an innovativen Lösungen für ein Problem arbeiten oder neue Fähigkeiten lernen? Die Festlegung des Zieles ist nicht nur für Sie als Organisator von Bedeutung, sondern auch für die Teilnehmer. Diese wissen bei einer genauen Beschreibung des Zieles, was von Ihnen erwartet wird und können sich entsprechend darauf vorbereiten. 

2. Programmpunkte schriftlich festhalten

Zur besseren Übersicht, sowohl bei Ihnen als auch für die Teilnehmer, empfiehlt es sich das Ziel des Workshops sowie wichtige Punkte des Programmes und ggf. notwendige Materialien schriftlich festzuhalten. Dies kann beispielsweise in der Einladung zum Workshop geschehen. Bei größeren Firmenevents mit vielen Teilnehmern können Sie auch eine digitale One Page Website für den Workshop erstellen. So können die Teilnehmer sich auch während des Workshops an der Übersicht der wichtigsten Programmpunkte orientieren. 

3. Zeitplan erstellen

Wenn Sie einen Workshop planen, sollten Sie der Gestaltung des Zeitplanes besondere Aufmerksamkeit schenken. In Anbetracht der An- und Abreisezeit der Teilnehmer sollte der Workshop weder zu früh beginnen noch zu spät enden, damit alle Teilnehmer in Ruhe an- und auch wieder abreisen können. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für einen Zeitplan:

11:00 Uhr: Einführung: Begrüßung, Vorstellungsrunde und Einführung

11:15 Uhr – 12:00 Uhr: Workshoprunde 1

12:15 Uhr – 13:00 Uhr: Workshoprunde 2

13:00 Uhr – 14:00 Uhr: Mittagspause

14:00 Uhr – 14:45 Uhr: Workshoprunde 3

15:00 Uhr – 15:45 Uhr: Workshoprunde 4

16:00 Uhr – 16:30 Uhr: Abschlussrunde: Präsentation Ergebnisse, Fragerunde und Dank

Wie in dem Zeitplan zu erkennen ist, sollte der Workshop mit einer kurzen Einführung beginnen. Nach der Begrüßung der Teilnehmer und ggf. einer kurzen Vorstellungsrunde führt der Moderator die Gäste ins Thema ein. Dieses Thema bearbeiten die Teilnehmer anschließend in verschiedenen Workshoprunden. 

Für die einzelnen Workshoprunden sollten ca. 45 – 60 Minuten angesetzt werden. Planen Sie dabei genügend Puffer zwischen den einzelnen Runden ein. Falls eine Workshoprunde mal länger dauert, müssen Sie Ihren Zeitplan dann nicht direkt über den Haufen werfen. Im Zweifelsfall gilt auch: lieber kürzere und dafür mehr Workshoprunden. 

Nach den Workshoprunden runden Sie den Workshop mit einer Abschlussrunde ab. Hier werden die Ergebnisse aus den verschiedenen Workshoprunden präsentiert. Anschließend sollten die Teilnehmer noch die Möglichkeit haben Fragen zu stellen oder Feedback zu geben. Nachdem alle Fragen gestellt und beantwortet wurden, sollten Sie sich bei den Gästen für deren Teilnahme am Workshop bedanken.

4. Organisation der einzelnen Workshoprunden

Ein zentrales Element jedes Workshops sind die Workshoprunden. Deshalb sollten diese, wenn Sie einen Workshop planen, auch genügend Aufmerksamkeit erhalten. Achten Sie bei der Planung der einzelnen Workshoprunden auf genügend Zeit für die jeweiligen Bausteine. In der Regel besteht jede Workshoprunde aus drei Bausteinen: Einer Einführungsphase, einer Arbeitsphase und einer Abschlussphase.  

  • Einführungsphase: In der Einführungsphase werden die Teilnehmer kurz in das Thema der jeweiligen Workshoprunde eingeführt. Außerdem wird hier erläutert, was in der Arbeitsphase von Ihnen erwartet wird.
  • Arbeitsphase: In der Arbeitsphase kommen die Teilnehmer ins direkte Gespräch miteinander. Hier werden kreative Ideen entwickelt oder innovative Lösungen gefunden. Der Moderator der Veranstaltung übernimmt hierbei eine leitende Funktion. Die konkrete Ausfüllung der Moderation hängt jedoch auch von der jeweiligen Gruppendynamik ab. 
  • Abschlussphase: In der Abschlussphase werden zunächst die Ergebnisse aufbereitet und besprochen. Außerdem können die Teilnehmer hier Feedback zur Workshoprunde geben. Der Moderator kann abschließend auf den nächsten Programmpunkt hinweisen. 
  1. Material zur Visualisierung

Um die Ideen, Vorschläge und Lösungen in der Arbeitsphase der Workshoprunde festzuhalten, sollten Sie den Teilnehmern ausreichend Material zur Verfügung stellen. Das können einfache Notizzettel und Stifte für jeden Teilnehmer sowie ein Flipchart für die ganze Gruppe sein. Alternativ können Sie auch digitale Tools einsetzen. Indem während der Workshoprunde die Gedankengänge der Teilnehmer festgehalten werden, kann das Ergebnis des Workshops am Ende auch leicht von anderen Teilnehmern nachvollzogen werden. 

6. Gruppengröße: Klein, aber fein

Beim Workshop planen sollten die Gruppengröße für die einzelnen Workshoprunden ganz nach dem Motto „Klein, aber fein“ gestaltet werden. Denn je mehr Teilnehmer eine Runde hat, desto länger wird es dauern, bis sich jeder Teilnehmer äußern kann und desto größer sind die Zeiträume, in denen Teilnehmer sich nicht aktiv beteiligen können. Deshalb sollten Sie vor allem bei größeren Gruppen kleinere Teams bilden. Bei mehreren, kleineren Gruppen erhalten Sie zudem auch verschiedene Ideen oder Lösungen.

7. Auswahl der Teilnehmer

Achten Sie bei der Auswahl der Teilnehmer darauf, dass diese unterschiedliche Ansichten zu dem Thema haben, um das gesamte Spektrum abzudecken. Sonst brauchen Sie gar keinen Workshop zu planen, da die Ergebnisse nur eine Perspektive widerspiegeln werden. Ein diverses Teilnehmerfeld kann jedoch auch unterschiedliche Wissens- und Fähigkeitslevel zur Folge haben. Diese unterschiedlichen Level müssen unter einen Hut gebracht werden, da die einzelnen Diskussionsrunden im Allgemeinen weder zu einfach noch zu schwer sein sollten. 

8. Die Wahl der Location

Bei der Wahl der Location sollten Sie nicht nur die Lage, sondern auch die Größe berücksichtigen. Denn die Location muss nicht nur für alle Teilnehmer erreichbar sein, sondern auch über eine passende Anzahl an Tagungsräumen verfügen. Während bei einer kleinen Gruppe ein großer Tagungsraum genügt, brauchen Sie bei einer größeren Gruppe mehrere Tagungsräume. Dies ist vor allem wichtig, wenn Sie die Teilnehmer des Workshops in verschiedene Gruppen aufteilen möchten. 

Zudem sollten Sie auch auf die Bestuhlung in den Tagungsräumen achten, da diese Einfluss auf die Interaktion zwischen den Teilnehmern hat. An einem runden Tisch können Kleingruppen beispielsweise schnell ins Gespräch kommen. Eine Reihenbestuhlung, wie im Theater, erinnert jedoch eher an das Setting bei einem Vortrag.

9. Auswahl der Moderation

Wenn Sie einen Workshop planen, sollten Sie auf jeden Fall einen professionellen Moderator  engagieren. Grund dafür ist, dass der Moderator großen Einfluss auf den Erfolg des Workshops hat, da er diesen leitet. Er ist sowohl für die allgemeine Einführung, als auch für die Leitung der Diskussionsrunden zuständig. Dabei sollte der Moderator ein Gefühl dafür haben, wann er leitend auftreten muss und wann die Teilnehmer Freiraum brauchen. Dies spiegelt sich beispielsweise darin wider, das der Moderator nicht zwangsläufig auf jede Frage selber antworten muss. Lassen Sie die Teilnehmer ruhig untereinander diskutieren und gemeinsam Lösungen finden. Abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und der Gesamtgröße des Workshops sollten Sie auch Moderationsassistenten engagieren. Diese können beispielsweise einzelne Workshoprunden leiten, wenn Sie die Teilnehmer in mehrere Gruppen aufgeteilt haben. Zudem können Sie auch neues Material beschaffen oder Fragen beantworten. 

10. Perspektive nach dem Workshop

Nachdem sich die Teilnehmer während des Workshops intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt haben, sollten Sie diese nicht mit leeren Händen gehen lassen. Stellen Sie den Teilnehmern auf jeden Fall noch die Ergebnisse des Workshops zur Verfügung. Dabei können Sie die Teilnehmer auch über weitere Workshops sowie interessante Literatur zu diesem Thema informieren. 

Wir von NEXTLIVE helfen Ihnen gerne dabei, einen Workshop zu planen. Auf unserer Plattform finden Sie Informationen zu den folgenden Themen: Agenturen, Catering, Destinations, Locations, Services und Event-Topics.  Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Sie bei der Planung und Organisation Ihres Workshops unterstützen können.

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