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Wieviel isst und trinkt eigentlich ein Gast auf einem Event?

Zuerst: Schätze was und wie viel deine Gäste bei deiner Veranstaltung essen und trinken werden. Mit einigen wenigen Experten, wie z.B. Live House, haben wir einen Überblick über die Durchschnittswerte erstellt. Bitte beachte, dass dies je nach Zielgruppe und Art der Veranstaltung unterschiedlich sein kann, aber dies soll nur helfen, dir einen Überblick zu verschaffen. Damit sollte es dir ein Leichtes sein, genaue Angaben zu Essen und Trinken auf deiner Veranstaltung mit dem Caterer abzustimmen.

Kurz gesagt: Dein Caterer ist nicht nur der Lieferant von Essen und Getränken zu deiner Veranstaltung, sondern auch dein Experte. 
Frage anhand deiner Zielgruppe und des Konzepts deiner Veranstaltung, was schätzungsweise konsumiert wird. Mach auch klare Vereinbarungen darüber, was zu tun ist und wie man mit zu viel bestelltem Catering umgeht. EvenementOrganiseren.nl ist zusammen mit einer Reihe von Experten bemüht eine gute Einschätzung abzugeben.

Dies wird von deinem Gast im Durchschnitt während einer Veranstaltung konsumiert:
>> Siehe auch: Berechne ich 6 oder 9 Prozent Mehrwertsteuer auf Party-Catering bei meiner Veranstaltung?

Faustregeln: Getränkekonsum bei Ihrer Veranstaltung

Begrüßung mit Kaffee oder Tee

Durchschnittlich: 1 bis 1,5 Tassen Kaffee pro Person
Anmerkung: Vorlaufzeit, Atmosphäre und Zielgruppe
Wenn mehr als eineinhalb Tassen pro Person eingenommen wurden, dann rechne mit durchschnittlich eineinhalb. In anderen Fällen kann von einer durchschnittlichen Tasse pro Person ausgegangen werden.
Kekse, Johannisbeer-Brot, Gebäck mit Kaffee
Hinweis: Bei kaltem Wetter wird mehr konsumiert als bei warmem Wetter. Bestelle nicht zu wenig (Kekse 100%, Johannisbrot 80% und Gebäck 75%) und wenn noch etwas übrig ist, serviere es während der Teepause.

Teepause

Durchschnittlich: ein/e Becher/Glas/Flasche pro Person
Hinweis: Normalerweise ist die Zeit für die Teepause kurz, etwa 20 Minuten. Eine zu lange 
Pause kann nervig sein, aber auch hier hast du die Kontrolle.

Aperitif

Durchschnittlich: 3 Getränke pro Stunde und Person 
Anmerkung: Im Sommer wird eher leichter Alkohol getrunken als im Winter. Berücksichtige bei der Zusammenstellung des Sortiments den Trend zu alkoholfreien Getränken wie alkoholfreiem Bier, Fruchtsäften, Limonaden und Mineralwasser.

Bitte beachte dabei, dass die Anzahl stark von der Zielgruppe und Atmosphäre abhängig ist. Frage deinen Caterer und Getränkelieferanten um Rat.

“Bittere Garnierung”

Durchschnittlich: 6 Snacks pro Person pro Stunde sind sinnvoll, abhängig von der Größe der Snacks. 
Hinweis: Gib kurz vor dem Abendessen nur ein paar salzige Kekse und Nüsse, oder beschränke die Auswahl auf ein oder zwei raffinierte Snacks (auch amuses guelles genannt).

Abendessen

Ist nur wenig Zeit oder Budget vorhanden: drei Gänge (Vorspeise, Hauptgang, Dessert) und beende das Abendessen mit Kaffee. Bitte beachte, dass der Kaffeepreis oft nicht in der Speisekarte enthalten ist. Ein umfangreicheres Menü kann vier, fünf, sechs oder sieben Gänge umfassen. Du hast die Wahl. Umfangreicher bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass die Speisekarte überladen ist. Oftmals werden die Portionen klein gehalten und in ihrer Zusammensetzung und Präsentation sehr verfeinert.

Weine und Wasser zum Abendessen

Durchschnittlich: 1 Glas Wein pro Gang
Lass immer einen Flasche stilles Wasser (oder Mineralwasser) und Wassergläser auf dem Tisch liegen. Du kannst auch Weine wählen, die zu den Gerichten des Abendessens passen. Außerdem kannst du dich von jemandem beraten lassen, der die Wein- und Speisekarte von Grund auf kennt. Zähle zu jedem Gericht ein durchschnittliches Glas Wein hinzu. Beim Hauptgang kannst du durchschnittlich mit eineinhalb bis zwei Gläsern Wein rechnen. Als Faustregel gilt, dass aus einer Flasche Wein sechs Gläser Wein serviert werden können.
     
Seit einiger Zeit besteht der klare Wunsch nach Alkoholfreiem Bier/Wein. Sei auf der sicheren Seite beim Abendessen der "Bob's" und deiner Gäste, die es vorziehen, keinen Alkohol zu trinken, und sorge für überraschende Alternativen. Für Wein und Alkoholfreies gilt: Erzähle die Geschichte des Essens und Trinkens und wie es zum Live-Moment passt. Geschichtenerzählen!

Buffet

Besprich das Buffet-Arrangement mit dem Caterer. Sieh wie viele Personen jeweils eine Ausgabestelle benutzen müssen (zwischen 30 und 50 Gäste je nach Raum und Schleife). Achte auf genügend Ausgabestellen (eine Ausgabestelle pro 50 Personen), z.B. durch Spiegelung identischer Gerichte von zwei Seiten eines Buffettisches.

Wähle einen geeigneten Einstieg in das Buffet. Zum Beispiel, indem man sich eine Suppe oder Brühe oder eine kleine Vorspeise servieren lässt. So wird verhindert, dass sich Gäste mit knurrendem Magen an den Buffets anstellen oder sich - wie leider allzu oft der Fall - massenhaft am Geschirr vergreifen und für die bescheideneren Gäste ein Chaos hinterlassen, das vom Caterer mit bestem Willen nicht mehr aufgearbeitet werden kann.

Bitte die Gäste pro Tisch, eine Auswahl aus den Gerichten zu treffen. Lass dem Caterer genügend Vorräte, um die späteren Gäste mit ausreichend Essen zu versorgen.
Besprich für die Anzahl der Abendessen und Buffets für kleine Gruppen immer die richtige Anzahl ab: kommen 20 Gäste, dann müssen auch 20 Couverts bestellt werden. Wenn du 1.000 Gäste erwartest, bestelle 15% weniger Couverts, wenn du hier mit vorher festgelegten Zahlen arbeitest. Tue dies einige Tage im Voraus, damit sie bei der Zubereitung der Gerichte darauf Rücksicht nehmen können. Im Prinzip ist es am besten, die Zahlen abzurunden, es sei denn, du hast eine unverbindliche Einladung verschickt, ohne die Gäste zu fragen, ob sie anwesend sind. In diesem Fall gibt es keine Möglichkeit, die Anzahl der Teilnehmer zu ermitteln, und deshalb wird dringend davon abgeraten, um den Überblick zu behalten.
Es gibt Unternehmen, die aus Kostengründen das Catering für ihre Gäste viel zu knapp kalkulieren. Leider gibt es dann einen Platzmangel und dies sollte man niemandem zumuten. Tatsächlich würde dir das sogar noch mehr in Rechnung gestellt.

Noch zwei Tipps:

Wenn Warteschlangen auftauchen und du in Bezug auf Logistik oder Flexibilität nicht mehr viel unternehmen kannst, dann sorge für etwas Entspannung und Unterhaltung in der Warteschlange. Ein kurzes Gespräch des Managements oder ein kleiner Auftritt funktionieren oft gut.

Erstelle eine Liste über alle Wünsche, Diäten und Allergien, damit deine Köche oder dein Caterer keine Überraschungen erlebt.

>> Siehe auch: Berechne ich 6 oder 9 Prozent Mehrwertsteuer auf Party-Catering bei meiner Veranstaltung?

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