Wie Sie als Veranstaltungsplaner 'no-shows' möglichst vermeiden

• Der Eindruck einer solchen Bestätigung lässt sich durch einen kurzen „Schön, dass du kommst“-Text noch vergrößern.
• Die wichtigsten Gäste können Sie auch telefonisch erreichen: Dann können Sie auch Informationen wie die Ankunftszeit für einen persönlichen Empfang erwarten.
• Reminder und Social Media: Circa 5 Wochen vor dem Event sollte man einen Reminder per Mail an die potentiellen Gäste raussenden. Hiermit geben Sie den Eingeladenen, die sich noch nicht angemeldet haben, die Chance, dies noch zu tun.   
• Zu diesem Zeitpunkt können auch Accountmanager die Veranstaltungsteilnehmer und Gäste anrufen und nach dem Erscheinen fragen.
• Auf LinkedIn können Sie Gruppenfunktion nutzen . Hier laden Sie Gäste zu verschiedenen Gruppendiskussionen ein, die auch während des Events eine Rolle spielen können. So können Gäste aus der Anonymität geholt werden und auch wird das Engagement erhöht! 
• Auch andere Social-Media-Kanäle eignen sich hierfür: Diskussionen auf Facebook oder Statusupdates auf Twitter sorgen für einen lebendigen Event, was für weniger No Shows sorgt.
• Die Gäste sollten das Gefühl bekommen, dass sie diese Veranstaltung auf keinen Fall verpassen sollten! Stellen Sie also Interaktion her und wecken Sie Begehrlichkeiten. 
• Circa eine Woche vor dem Event sollte jeder angemeldete Gast noch einen Reminder über Abmeldungsmöglichkeiten erhalten. So bekommen Sie eine bessere Übersicht über Gäste, die nicht zum Event erscheinen werden. Das hat wiederum Einfluss auf zum Beispiel das Catering Aufgebot!
• Das Abmelden sollte keine große Aufgabe werden: Je schwieriger, umso weniger Leute werden diese Hürde auf sich nehmen. Gestalten Sie es einfach und übersichtlich!
• Am Veranstaltungstag sollten Sie jedem Gast eine – im besten Falle persönliche – Nachricht schicken, ganz im Stile von „Heute ist es soweit, wir beginnen um folgende Uhrzeit, wir freuen uns auf Sie!“ 

Je persönlicher, desto effektiver! 

• Dies gilt beinah für jeden Event: Wirkt der Prozess persönlich, verringert sich die Anzahl an No Shows.  
• Jeder geladene Gast muss sich erkannt und willkommen fühlen. Vermeiden lassen sich No Shows nie vollständig, doch man kann dagegen arbeiten, um Kosten zu senken und vorbereitet zu arbeiten. Dazu gehört zum Beispiel auch weniger Restmüll aus dem Catering, der verschwendet werden muss!
• Manche Veranstalter gehen sogar noch einen Schritt weiter und schicken eine Rechnung an Gäste, die unabgemeldet nicht zum Event erscheinen. Das hier erwirtschaftete Geld wird dann an einen guten Zweck gespendet. 

Quelle: Charlotte van Dijk / de Rijtuigenloods 

Tipps von Event-Experten - direkt aus der Praxis 

Tipp 1:  

Trauen Sie sich, etwas Neues zu probieren und die Zielgruppe zu triggern. Dies kann auch dazu führen, eigene Ziele den Zielen der Gäste unterzuordnen.“ Simon Renes – Direktor der Effektgroup: „No Shows sind seit vielen Jahren ein Problem, doch wir als Veranstalter geben diesen zu wenig Aufmerksamkeit.“ 

Tipp 2:  

„Wir müssen Eventkonzepte erstellen, bei denen No Shows quasi nicht existieren. Die Leute müssen förmlich vor den Toren campen wollen!“ Marieke Zeeman, Events und PR-Marketing ING: Bank "Für uns ist das No-Show-Thema vor allem ein Anreiz, stetig kreativer zu werden.“ 

Tipp 3:  

„Fokussieren Sie sich auf drei Dinge: Persönlichkeit, Persönlichkeit und Persönlichkeit. Sowohl vor, als auch nach dem Event.“ Edwin Hendricks von „De Registratiebalie“ bietet Ihnen acht weitere Tipps und Tricks gegen die No Shows: 

1. Der Kontext von No Shows 

„Für jede Art von Event hat ein No Show eine andere Bedeutung. Wer nicht zu einem Konzert erscheinen kann, der sorgt dafür, dass er die Tickets verkauft oder an Freunde weitergibt. 
Wer jedoch zu einer kostenfreien Messe nicht erscheinen kann, der geht halt nicht hin.  
Als persönlich eingeladener Gast einer Gala sagt man persönlich ab. 

2. Binden Sie Ihre Gäste persönlich mit in den Event ein 

„Bauen Sie ein starkes Band zu den Besuchern auf, zum Beispiel durch persönliche Einladungen. Die Beteiligung des Besuchers kann z.B. dadurch erfolgen, dass bereits eine Nachricht von einem Redner an die Teilnehmer seiner Speaker-Slots weitergegeben wird, ganz im Sinne von: „Lieber …, danke, dass Sie sich für meine Session entschieden haben. In dieser Session werde ich näher auf folgendes eingehen… Ich freue mich auf Ihr Erscheinen!“ 

3. Machen Sie es Ihren Gästen leicht 

„Machen Sie es den Gästen leicht, sich bis zu 2 Wochen vor der Veranstaltung abzumelden, indem Sie in jeder Mitteilung eine Abmeldemöglichkeit anbieten, ohne einen Grund angeben zu müssen. Ändern Sie diese Abmeldemöglichkeit jedoch 2 Wochen vor der Veranstaltung, indem Sie anbieten, jemanden als Ersatz zu schicken, weil die Kosten bereits entstanden sind.  

Lassen Sie die Besucher jemanden mitnehmen. Das Engagement beider Besucher füreinander bedeutet, dass sie andere Termine früher absagen können und trotzdem zur Veranstaltung kommen.“ 

4. Ein definitives Programm weckt Begehrlichkeiten

Oft werden Einladungen bereits versendet, ohne dass das endgültige Programm überhaupt feststeht. Dies ist manchmal unvermeidlich, aber wenn Sie ein unklares Programm anbieten, beachten Sie, dass der Gast weniger involviert ist und so auch viel schneller stornieren wird. 

5. Erkenntnisse aus vorangegangenen Veranstaltungen in die Einladungen implementieren 

Mit den Umfrageergebnissen des letzten Events kann festgestellt werden, was die Besucher in den verschiedenen Bereichen als Anpassung für wünschenswert halten. Reagieren Sie also darauf und geben Sie gegebenenfalls eine entsprechende Erklärung dazu ab.  

Eine große Fahrradmarke sorgte für Engagement, Bindung und eine definierte Gästeliste, indem sie im Voraus fragte, was die Besucher sehen, hören und erleben wollten. 

6. SMS und Messenger Benachrichtigungen 

Eine Nachricht auf das Handy der Besucher ist eine effektive Methode, die viel Aufmerksamkeit bekommt. Im Vergleich zu E-Mails werden SMS weit öfter direkt gelesen und nicht erst an die Seite gelegt. Die SMS muss persönlich sein! 

7. No-Show Kommunikation - seien Sie offen 

Machen Sie das Nichterscheinen zum Thema in einer Mail/Newsletter mit dem Titel "No-Shows".  In dieser Nachricht sollten Sie erwähnen, dass es immer Menschen gibt, die ohne eine Absage nicht erscheinen. Und das, obwohl es genügend Gründe gibt, zum Event zu kommen!  Seien Sie offen und geben Sie an, wie hoch die No Show Anzahl der letzten Ausgabe war. Nach dieser Mail wird es sicherlich Leute geben, die es nicht mehr wagen, ohne Abmeldung nicht zu erscheinen. Anschließend kann eine Mail geplant werden, um allen (Show und No-Show) für die Reduzierung der No Show Anzahl zu danken. 

8. Das ultimative No Show Video: “Don’t spoil the party” 

Senden Sie den Teilnehmern wenige Tage vor dem Event eine Nachricht mit Abmeldemöglichkeit. In dieser sollten Sie die Folgen eines No Shows erläutern, vor Allem mit Blick auf Nachhaltigkeit. Hierzu eignet sich das Video „Don’t Spoil the Party“ hervorragend! 

Trotzdem ein No Show?  
Seien Sie streng mit bekannten Wiederholungstätern. Schließen Sie sie von zukünftigen Ereignissen aus oder setzen Sie sie auf eine Warteliste. Selbst wenn Ihre Veranstaltung kostenlos war, können Sie die durch Ihre Abwesenheit verursachten Abfälle in Rechnung stellen und den Betrag an eine Wohltätigkeitsorganisation spenden.  

Sie können sich auch bei treuen Teilnehmern bedanken, beispielsweise mit einem schönen Geschenk- oder Prioritätsstatus für die nächste Veranstaltung!