Die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung ist eine Frage der guten Vorbereitung. Von Ziel und Strategie über Verträge mit guten Lieferanten bis hin zu einem intelligenten und kreativen Konzept - deine Hauptrolle liegt in der Vorbereitungsphase. Aber auch am Tag der Veranstaltung sollte deine Rolle als Event-Manager nicht unterschätzt werden. 13 Punkte, für die du als Event-Manager auf deiner eigenen Veranstaltung verantwortlich bist.
Während des Aufbaus bist du der Ansprechpartner für die Lieferanten, den Veranstaltungsort und alle, die mit der Veranstaltung zu tun haben. Achte daher darauf, dass du erreichbar und sichtbar bist. Du bist als Eventmanager auch die Kommunikationszentrale.
Kommunikationsmittel sind sehr wichtig. Es gibt viele Lösungen dafür, aber eine schöne neue Alternative ist LineApp.
Erstelle im Voraus eine logische Planung der Lieferung von Lieferanten; der Lieferant, der den Teppich liefert, kommt natürlich früher als der Lieferant der Veranstaltungseinrichtungen. Diese Planung macht dich auch zum logistischen Leiter des Aufbaus.
Stelle sicher, dass du ein logisches und leicht verständliches Event-Szenario hast, das für alle klar ist. Natürlich muss es einen korrekten Zeitplan geben, aber auch Kontakt- und Adressdaten deiner Lieferanten und Referenten.
Überprüfe alle Termine im Voraus, um Missverständnisse zu vermeiden und dies so weit wie möglich per E-Mail, denn dann hast du alles in schwarz auf weiß.
Eine WhatsApp-Gruppe kann auch sehr effektiv sein.
Organisiere z.B. am Morgen der Veranstaltung ein Briefing mit deinen Gastgebern und/oder anderen Mitarbeitern, um alle so gut wie möglich über die Absichten der Veranstaltung zu informieren.
Lass dein Team und alle Lieferanten sich gegenseitig kennenlernen.
Technologie ist die Aufgabe der Menschen, stelle also sicher, dass alle Veranstaltungstechniken getestet werden. Informiere den Techniker und führe einen guten Soundcheck durch. Gehe mit dem Tagesvorsitzenden und den Referenten durch die Technik. AUch dies ist die Aufgabe eines Eventmanagers.
Während der Veranstaltung musst du flexibel sein und so wenig Aufgaben wie möglich haben. Denn wenn etwas passiert, muss man so schnell wie möglich eingreifen können. Halte deine Hände frei und gehe so viel wie möglich herum, um alles im Auge zu behalten. Stelle sicher, dass du Aufgaben verteilst. Gehe nur im Notfall mit Getränken durch den Raum. Stelle sicher, dass du diese Aufgaben an andere weitergibst und gut verteilst. In Stresssituationen neigst du oft dazu, Aufgaben selbst zu übernehmen, aber das führt dazu, dass du den Überblick verlierst.
Wenn es um Kleidung geht, ist es sinnvoll, praktische Kleidung, Hosen mit Taschen oder eine Jacke zu tragen, in die man etwas hineinstecken kann, so dass man das Skript immer bei sich tragen kann. Flache Schuhe zu tragen oder zumindest mitzunehmen ist ein Muss.
Es kann auch ein echter Vorteil sein, an diesem Tag für alle als Eventmanager erkennbar zu sein.
Drucke das Skript mehrmals, weil du es vielleicht manchmal irgendwo liegen lässt oder eine andere Person vergessen hat, es auszudrucken. Auf diese Weise hast du immer eine gewisse Anzahl von Exemplaren zur Hand.
Halte viel Kontakt mit der Küche und dem Party-Caterer, wenn das Programm ausläuft oder frühzeitig beendet ist, kannst du mit ihnen darauf reagieren.
Wenn du Social Media wie Twitter nutzt, ist es notwendig, dies während der Veranstaltung im Auge zu behalten. Wenn Gäste beispielsweise ein wenig über die Raumtemperatur twittern, kannst du sofort darauf reagieren.
Wenn du den Social Media Traffic wirklich analysierst, reagieren und dann steuern willst, dann ist es ratsam, einen oder mehrere Verantwortliche dafür zu bestimmen. Du kannst Ihnen alle gewünschten Anpassungen mitteilen.
Während der Veranstaltung solltest du als Eventmanager auch die Rolle der Mama übernehmen. Überprüfe ob alles so läuft, wie es sein soll, gibt es Menschen, Partner, Sponsoren, für die du etwas verbessern kannst? Kurz gesagt: Schenke Aufmerksamkeit.
Achte darauf, dass du am Ende der Veranstaltung für die Besucher sichtbar bist. Feedback ist wichtig und dies ist ein guter Zeitpunkt, um die Stimmung der Besucher zu beurteilen. Achte darauf, dass deine Besucher das Event mit einem guten Gefühl verlassen.
