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Trends & Entwicklungen

Virtuelle Eventformate im Vergleich

Bisher waren virtuelle Eventformate eine Nische, doch durch den immer steigenden Trend zu innovativen Technologien, entwickelt sich auch die Eventbranche weiter.  Digitale und innovative Tech-Formate sind in kurzer Zeit zu Eventplattformen der Zukunft geworden. Die Anforderungen der Teilnehmer an die Eventgestaltung im „New Normal” steigen und somit etablieren sich innovative Eventformate. Virtuelle Lösungen können zwar dem persönlichen Charakter eines Offline-Events bisher noch nicht nahekommen, sie öffnen jedoch mit ihren eigenen Vorteilen und Potential ganz neue Türen für die Zukunft der Eventbranche. Jetzt fragst du dich vielleicht welche Arten von virtuellen Events es gibt, und welche jeweiligen Vorteile und Herausforderungen sie mit sich bringen. Kein Problem, dafür haben wir von NEXTLIVE dir einen Vergleich der gängigsten virtuellen Eventformate zusammengestellt. Hier ein kleiner Überblick:

  • Webinar
  • Webcast
  • Virtuelle Konferenz/li>
  • Virtuelle Messe

Webinar

Webinars sind online (Web-)Seminare und eignen sich gut für spezifische Inhalte mit On-Demand Charakter. Diese Form eines digitalen Events charakterisiert sich als interaktiv, audiovisuell und lebhaft. Die Beziehungen zu den Teilnehmern gestalten sich recht simpel wie in Offline-Seminaren auch, und die Teilnehmer repräsentieren eine gut einschätzbare Zielgruppe, da mit einer Anmeldung bereits Interesse für das jeweilige Thema des Webinars besteht.

Die Teilnehmer verfolgen also ein gezieltes Interesse, jedoch raten wir dazu, dies bei der Anmeldung direkt abzufragen, um sicherzustellen warum die Leute kommen. Ähnlich wie bei einem Offline-Seminar kann man die Teilnehmer nach Bedarf mit einbeziehen. Sogenannte Live-Engagement Features wie z.B. Q&A Chat-Funktionen, Umfragen, Voting und Feedback, sowie Gast-Präsentationen von Teilnehmern sind im Eventformat eines Webinars möglich. Zu den Vorteilen dieses virtuellen Eventformates gehören natürlich die Gesamtkosten, die sich im Vergleich zu herkömmlichen Seminaren recht geringer halten lassen. Desweiteren ist ein Webinar, wie alle anderen virtuellen Eventformate auch, dezentral und somit sind Sprecher und Teilnehmer nicht an einen Ort gebunden. Software Tools für Webinar-Formate ermöglichen eine Aufnahme der Veranstaltung, sodass verhinderte Teilnehmer sich auch nach dem Event Inhalte aneignen können.

Dazu kommt, dass verschiedene Inhalte gezielt diverse Zielgruppen ansprechen können. Ein anderer wesentlicher Vorteil ist die leichte Umsetzung eines Webinars, was es dir ermöglicht neue Inhalte schnell auf dessen Erfolg zu testen, und gegebenenfalls für das nächste Event flexibel umändern. Jedoch verzeichnen Webinars oft hohe No-Show Raten, also viele angemeldete oder zuvor interessierte Teilnehmer tauchen nicht auf. Ein Lösungsansatz dafür wäre die Schnelligkeit des Formates zu nutzen und Feedback von z.B. Teilnehmern Stück-für-Stück umzusetzen, um damit nachhaltig Erfolg aufzubauen.

Webcast

Webcasts sind Online-Broadcasts und charakterisieren sich als Eventformat durch einen audiovisuellen Beitrag eine Sendung, die extra für das Netz produziert und infolgedessen live oder online per Streaming ausgestrahlt wird. Die Teilnehmer eines Webcasts sind meist unbekannt und stellen oftmals keine klar verfolgbare Zielgruppe dar, da sie sich in den meisten Fällen einfach und ohne Anmeldung „dazuschalten“ können. Anders als beim Webinar wird mit Zuhörern bzw. Teilnehmern nur selten interagiert, welches je nach Ziel des Eventformates einen Vor- als auch Nachteil darstellen kann. Bei einem Webinar ist ganz klar der Informationsaustausch im Vordergrund, und weniger die interaktiven Austausche zwischen Speaker und Teilnehmer wie im Webinar. Im Gegensatz zu den meisten anderen virtuellen Eventformaten kann man einen Webcast auch bereits zuvor aufnehmen und dann bequem zum gewünschten Zeitpunkt auf die Minute genau streamen

Virtuelle Konferenz

Virtuelle bzw. digitale Konferenzen haben besonders an Popularität gewonnen, da sie sehr viel flexibler, ortsunabhängig, ressourcensparend, und somit klimafairer sind als ihre Offline-Vorbilder. Dieses virtuelle Eventformat eignet sich besonders gut, wenn eine breite Themenspanne, viele Inhalte oder auch Unterhaltungswert erwünscht ist.  Virtuelle Konferenzen zeichnen sich vorrangig durch die Interaktion und den Austausch der Teilnehmer mit den Moderatoren aus, vergleichbar mit dem Ablauf realer Konferenzen.

Die Inhalte können nacheinander mit einer Single-Stream Agenda, oder parallel mit einer Multi-Stream Agenda angeboten werden. Das bedeutet wiederum, Teilnehmer kommen mit einem breiten Interesse und können sich den Ablauf individuell auf ihre Präferenzen abstimmen. Live-Engagement Features für dieses digitale Eventformat wie z.B. Speaker Q&A Chats, Live-Moderation mit Reaktion auf Q&A, Spezifische Break-outs und Workshops lassen sich mit der richtigen Software ganz einfach in die Planung integrieren, und erhöhen das Erlebnisgefühl der Teilnehmer. Dies kann gleichzeitig jedoch auch eine Herausforderung darstellen, denn oftmals haben Eventplaner mit geringem Interesse an virtuellen Events zu kämpfen. Das kann daran liegen, dass viele potenzielle Teilnehmer diese Art von Veranstaltung als „müdes vor Ort Engagement“ am PC sehen und dadurch weniger Interesse an Engagement Features zeigen. Ein Lösungsansatz für diese Art von Hindernissen sin z.B. personalisierte Prozesse und Teilnehmerreisen, um Teilnehmer-Mehrwert sicher zu stellen. Des Weiteren kannst du bei der Plattform Auswahl auf integrative Anbieter setzen, um Flexibilität im Prozess zu erlauben und das Eventformat bestens auf deine Zielgruppe abzustimmen.

Virtuelle Messe

Im Gegensatz zu virtuellen Konferenzen, bieten virtuelle Messen Ausstellerstände und -bereiche an. Dies macht die Organisation und Nutzerführung meist etwas komplexer im Vergleich zu den anderen digitalen Eventformaten. Aussteller können sich in diesem virtuellen Eventformat mit separaten „Break-out“ Rooms oder Webseiten vorstellen und Kontakt mit den Teilnehmern austauschen. Die Interaktionen können durch Chats mit den Austeller-Teams, 1-zu-1 Interviews mit Video, oder per Terminvereinbarung für ein späteren Zeitpunkt stattfinden. Dazu kommen besondere Live-Engagement Features wie beispielsweise Live-Moderation und Guided Tours, welche den Teilnehmern helfen können, sich besser im virtuellen Umfeld zurecht zu finden. 

Der Vorteil einer virtuellen Messe ist der Zugang zu einem deutlich größeren Publikum, und natürlich auch die Kosteneinsparung (z.B. Hotel & Fahrtkosten), sowohl für Aussteller als auch für Teilnehmer. Zusätzlich sind der Teilnehmer-Erfolg und das Interesse an diesem Eventformat deutlich leichter messbar. Hindernisse auf der anderen Seite können z.B. fehlende oder sehr geringe Erfahrungen der Austeller mit dem virtuellen Format sein, was zu aufwendigen Aussteller-Handling und Komplikationen führen kann. Zudem gibt es große Konkurrenz für virtuelle Messen und eine sehr hohe No-Show Rate, mit den Folgen, dass zu wenig Teilnehmer auf zu viele Aussteller treffen. Hierfür gibt es natürlich auch Lösungsansätze wie z.B. das Nutzen von Begleitprogrammen, um Teilnehmer auf alle Aussteller aufmerksam zu machen, oder einer Aktion wie „Bring-a-Colleague“, um bereits Fachpublikum anzusprechen. Zudem ist es ratsam keine Aussteller-Stände ohne Live-Engagement Features zuzulassen.

Fazit

Virtuelle Eventformate sind von Grund auf dezentral, also ortsunabhängig, und somit kann mit einem geringeren Planungs- und Kostenaufwand gerechnet werden. Die virtuelle Umgebung hat auch den Vorteil, dass sie recht ressourcensparend und somit klimafairer ist, verglichen mit Offline-Events. Dennoch solltest du die Planung und Organisation eines digitalen Eventformates nicht unterschätzen und genug Zeit einplanen, um das richtige Eventformat für deine Ansprüche und Bedürfnisse zu wählen

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