NEXTLIVE bietet eine Checkliste mit allen Komponenten für die Organisation einer Veranstaltung, Messe, Kongress oder eines anderen Live-Meetings. Die Einladung und der Text, die Art und Weise der Ansprache, die Unterscheidung sind von großer Bedeutung. Wie bringst du deine Gäste zur Veranstaltung?
Unabhängig davon, welche Veranstaltung du organisierst, in der Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Organisation einer Veranstaltung, Messe, Kongress, Incentive, etc. wirst du immer den Schritt "Einladung" antreffen. Es gibt heute viele technologische Möglichkeiten, den Einladungsprozess zu perfektionieren. Jede Einladung beginnt in erster Linie mit deinem Anliegen. Der Text (oder das Video), der Ihre Zielgruppe überzeugt. Hier sind die Tipps, wie du die effektivsten Einladungen entwirfst:
Informiere dich auch in dieser Angelegenheit über deine Konkurrenten und stelle sicher, dass du alle Materialien aus Wettbewerbsinitiativen zu sehen bekommst.
Wage es zu unterscheiden. Eine kleine Zusatzinvestition kann genau diese persönliche Note geben, die einen potenziellen Besucher dazu bringt, seine Meinung zu ändern.
Wenn du die Motivation des Gastes kennst, kannst du diese betonen. Beispiel: Wenn du vermutest, dass die Ankunft eines hochkarätigen Sprechers oder Künstlers, die geladenen Gäste dazu bringt zu der Veranstaltung zu kommen, betone diese Tatsache noch mehr. Oder vielleicht ist die Tatsache, dass sich die Gäste nach langer Zeit wieder sehen werden, ein wichtiges Motiv.
Binde deine potentiellen Gäste in das Programm ein und erkundige dich nach ihren Wünschen. Informiere deine Gäste, wer zu der Veranstaltung kommt. Verwende die Sprecher, die deine Zielgruppe als Botschafter, etc. ausgewählt hat.
Was auch immer du vermutest, präsentiere die Veranstaltung so vorteilhaft wie möglich. Dabei besteht die Gefahr der Überschätzung. Bleibe immer auf dem Boden der Tatsachen und verkaufe nichts höher im Wert als es eigentlich ist.
Wenn du beabsichtigst, mit der Einladung oben auf dem Posthaufen des Empfängers zu landen, bist du bereits auf dem besten Weg. Erkenne auch an, dass das Layout und der Text zusammen das Aussehen der Einladung bestimmen und in Harmonie und Proportion zum Inhalt der Botschaft stehen sollten.
Möchtest du auffallen und dich von der Masse abheben? Vielleicht ist dann die Video-Einladung etwas für dich. Dies kann sehr einfach in einem Online-Video oder mit einer Videokarte geschehen. Solange es persönlich ist. An eine solche Event Einladung wird man sich erinnern.
Für jeden Einladungstext, den du verfasst, gibt es eine Grundregel: Denk an den Empfänger! Das klingt offensichtlich, aber du wirst dich wahrscheinlich in Sätzen wie diesem wiederfinden:
'(.....) bieten wir Ihnen folgendes Programm an: ...''.
oder
"(....) wir öffnen die Türen von....".
Fast jeder macht diesen Anfängerfehler, schließlich werden die Inhalte geschrieben, die man sagen will. Das ist jedoch nicht die richtige Einstellung: Schreibe, was dein Gast hören will, oder anders ausgedrückt: Schreibe das, womit du deinen Gast davon überzeugen kannst, zu kommen. Die folgende Formulierung ist daher einladender und wird dem Gast zugeschrieben:
" Sie können..... genießen....”
und
" Sie sind herzlich willkommen.....”
Schließlich steht der Gast im Mittelpunkt und dies muss vermittelt werden. Versetze dich in die Perspektive des Leser und schreibe wie der Leser denkt und argumentiert.
Achte auch auf lange Sätze, in welchen du alle Informationen zusammenfasst. Es ist viel besser, kurze Sätze zu formulieren. Es macht den Text kraftvoller und klarer. Indem du in einer unpersönlichen Form oder in der leidenden Form schreibst, lädst du den Empfänger nicht ein, an der Veranstaltung teilzunehmen.
Erwähne die Zeit es Events und ein Programmformat und ordne diese dann in einen klaren Überblick ein.
Last but not least: Schreibe persönlich und traue dich, in allem persönlich zu bleiben.
Diese Einladung Tipps helfen dir mehr Gäste auf dein Event zu locken.
Der folgende Text ist ein anschauliches Beispiel für einen falsch formulierten Einladungstext; der Gastgeber stellt sich an die erste Stelle:
... feiert sein 75-jähriges Jubiläum. Höhepunkt des Jubiläumsjahres wird eine altertümliche und schwungvolle Party sein. Es ist uns daher ein Vergnügen, Sie und Ihren Partner zum.... Jubiläumsfeier am Samstag, den 6. Juni einzuladen. Wir erwarten Sie vor 17.30 Uhr in der Zentrale in ..... . Von dort aus werden Sie mit dem Bus zur Party-Location gebracht. Die Partylocation bleibt bis zum 6. Juni geheim. Zwischen 01.00 und 01.30 Uhr sind Sie wieder in.... .
R.S.V.P. mit Hilfe der beigefügten Antwortkarte bis zum 9. Mai nächsten Jahres.
Während der Party sind wir (nur in Notfällen!) telefonisch erreichbar..........................................................................................................................................
Es kann auch anders sein: Indem man die Atmosphäre einer Party in wenigen Worten in einer Einladung skizziert, erwacht die Party zum Leben, sobald die Gäste eingeladen sind. Nachfolgend findest du den endgültigen Text, wie das oben genannte Beispiel zeigt.
Betreten Sie die festliche Welt von 75 Jahren..... !
Weiße Handschuhe, Kerzenlicht, das sich in funkelndem Silber spiegelt, verrückte Überraschungen, tolle Musik und köstliches Essen. Das und noch viel mehr können Sie und Ihr Partner bei einer großen und schwungvollen Party am Samstag, den 6. Juni, genießen.
Wo findet die Party statt? Das bleibt ein Geheimnis, auch wenn am 6. Juni um 17.30 Uhr in der Zentrale in Leiderdorp in der.... Jubiläums-Karawane wandern. Sie sind zwischen 01.00 und 01.30 Uhr zurück, ein sehr festliches Erlebnis, das versprechen wir Ihnen!
75 Jahre ..... ist vor allem Ihren Bemühungen, Ihrer Begeisterung und Ihrer Unterstützung zu verdanken. Sie sind der Star auf der Jubiläumsparty! Ziehen Sie sich also Kleidung an, die zu Ihrem Sternzeichen passt und Ihnen ein festliches und bequemes Gefühl gibt.
Natürlich wollen Sie eine solche Party nicht verpassen. Registrieren Sie sich daher so schnell wie möglich über die Website www...... Dann erwarten wir Sie am 6. Juni persönlich auf ein Jubiläums-Getränk.
