Veranstaltungsplaner stehen bei der Planung und Umsetzung von Incentives und MICE Events im Ausland oft vor großen Herausforderungen. Diese Eventformate erfordern eine stark budgetorientierte Herangehensweise und eine straffe Planung unter Berücksichtigung von Logistik, Unternehmenskultur und des Workflow, gerade im Hinblick auf internationale zusammengestellte Teams.
In Zusammenarbeit mit dem renommierten NEXTLIVE Incentive-Experten Switzerland Convention & Incentive Bureau, geben wir Ihnen 6 Tipps, die die Grundlage für die Organisation eines Events im Ausland bilden.
TIPP 1: Wählen Sie ein überraschendes Ziel
Warum sollten Sie überhaupt eine Veranstaltung im Ausland organisieren? Eine andere Umgebung inspiriert und bereichert den Teilnehmer von Incentives und MICE Events. Sie gelangen zu gewissen Einsichten und kehren bereichert in die Arbeitswelt zurück. Uns sind wir mal ehrlich: wer möchte nicht auf einem Gletscher frühstücken, in einem Weinberg zu Mittag essen und den Tag bei einem Sundowner am See ausklingen lassen? Eine Incentive oder ein MICE Event überrascht seine Teilnehmer – nicht nur mit dem Programm – das beginnt schon bei dem Zielort. Schaffen Sie das Gefühl von Exklusivität und stellen Sie die Inhalte in den Vordergrund. Die positiven Erfahrungen abseits des Alltags manifestieren sich nachhaltig im Gedächtnis Ihrer Mitarbeiter, das gestaltet auch im Nachgang den Arbeitsalltag wesentlich effektiver.
Tipp 2: Wenden Sie sich an ein Reisebüro oder eine DMC (Destination Management Company)
Die Mitarbeiter eines lokalen Reisebüros sind die regionalen Experten. Sie beraten und informieren Sie umfassend. Nutzen Sie also diese Expertise. Viele diese Reisebüros haben Dependancen in Deutschland, die Sie kostenlos, freibleibend und kompetent beraten. Aus der Praxis: Switzerland Convention & Incentive Bureau ist die Dachorganisation zur Förderung der Schweiz als Destination für Meetings, Incentives, Kongresse und Events. Das SCIB berät Sie unabhängig zur Auswahl der für Sie und Ihr Vorhaben am besten geeigneten Destination. Diese Dienstleistungen sind kostenlos und freibleibend. Bei einer Anfrage wird in Absprache mit dem Kunden entschieden, welche Destinationen am besten geeignet sind. Dabei werden die Anforderungen Ihrer Maßnahme der Destination oder dem DMC geplottet.
Tipp 3: Eine seriöse DMC nimmt Ihnen die Arbeit ab
Abhängig von den Anforderungen und Elementen Ihres Incentives, wählen Sie entweder eine gewisse DMC angefragt oder Sie richten Ihre Anfrage direkt an die gewünschte Destination. Einfache Anfragen können in der Regel direkt vor Ort bearbeitet werden. Planen Sie beispielsweise innerhalb Ihres Incentives Reisen als Programmpunkte, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einer DMC. Berücksichtigen Sie bei allem, was Sie planen, das Budget. Eine DMC berechnet für ihre Leistungen zwar eine Gebühr, dahingegen nimmt Sie Ihnen eine Menge Arbeit aus den Händen. Weitläufig wird Google als größte und beste Agentur für Incentives und MICE Events genannt. Die Praxis sieht oft anders aus. Die Expertise und das Wissen des lokalen Marktes ist sehr wichtig, wenn es um die Qualität und Sicherheit Ihres Incentives oder Ihres MICE Events geht. Vertrauen Sie daher auf die Kompetenz und die Zuverlässigkeit von DMCs.
Tipp 4: Achten Sie bei Buchungen im Ausland auf die Währung
Die Anträge und Angebote sind in der Währung des Landes zu erstellen, in dem die Veranstaltung stattfindet. Handelt es sich um eine andere Währung als den Euro, ist der Wechselkurs zu berücksichtigen. Schützen Sie sich also vor unliebsamen Überraschungen. Vereinbaren Sie beispielsweise einen festen Wechselkurs mit der Destination/Location Ihrer Wahl.
Tipp 5: Wählen Sie Unterkünfte mit WoW-Effekt – überraschen Sie Ihre Teilnehmer
Unkonventionelle Destinations sind erfrischend anders, das beeinflusst Ihren Incentive und verleiht ihm eine gewisse Dynamik. Spektakuläre Standorte, markante Architekturen und faszinierende Geschichten – sie alle tragen zum Erfolg Ihres Incentives bei. Wie spektakulär es sein darf, entscheiden Sie und nur Sie alleine. Stellen Sie sich Fragen, wie zum Beispiel: schon mal in einem alten Gefängnis, in einem Iglu, einer Hängematte oder in einem Weinfass geschlafen? Alles ist möglich – seien Sie kreativ und denken Sie dabei auch gerne mal um die Ecke.
TIPP 6: Transportpässe können Kosten sparen
Mit der Buchung über lokale Reisebüros oder DMCs profitieren Sie bei der Planung und Umsetzung Ihres Incentives von zahlreichen Vorteilen. Ein gelungenes Beispiel dafür sind die lokalen Verkehrsmittel. Natürlich können Sie Tickets vor Ort kaufen oder online buchen. Aber viele Destinationen bieten noch einmal ganz besondere Konditionen innerhalb ihrer Pakete für Business Travel. Aus der Praxis: Die Schweiz bietet ausländischen Gästen bequeme All-in-One-Fahrkarten für unbegrenztes Reisen mit Bahn, Schiff und Bus. Die Swiss Travel Passes des Swiss Travel System sind für 3, 4, 8 oder 15 Tage gültig. Die Pässe sind auch im Stadtverkehr gültig und gewähren freien Eintritt in 480 Museen sowie 50% Ermäßigung auf vielen Bergbahnen. Zusätzlich zu den Swiss Travel Pässen gibt es das Swiss Transfer Ticket für den Transport vom Schweizer Flughafen oder der Grenze zur Destination. Die Schweiz ist bekannt für ihr attraktives öffentliches Verkehrssystem. Für Incentive-Teilnehmer gibt es auch die Möglichkeit, mit einem Sonderzug durch die Schweiz zu fahren. In den entsprechenden Charterzügen können Sie unterwegs Lunch und Dinner einnehmen und Besprechungen sowie kleine Meetings durchführen.
