Es kann ein großer Rückschlag für die schöne Veranstaltung oder den Kongress sein, den du organisierst, wenn die Routenführung an der Location fehlerhaft oder schlecht ist. Unterschätze dies nicht, ein verirrter Gast ist sehr schnell ein unangenehmer Gast. Bei der Organisation einer Veranstaltung dreht sich alles um das Erlebnis, jedoch muss es reibungslos laufen.
4 Tipps, um deinen Gästen den Weg zu deiner Veranstaltung mit passender Beschilderung zu zeigen.
Es gibt 1001 Möglichkeiten, deine Veranstaltung zu gestalten, vom Standard-Routing bis hin zu den kreativsten Darstellungen, die man sich vorstellen kann. Welche Variante du auch immer wählst, lass alles funktional sein. Das Know-how für eine gute Routenführung erhältst du bei einer Event-Agentur, aber sicherlich auch bei der Event-Location, an der du deine Veranstaltung organisierst.
Die Event-Produzenten von DeFabrique in Utrecht kennen ihren Industrie-Eventstandort und damit die bestmögliche Routenführung. Wir kennen unseren Industrie-Eventstandort in- und auswendig, und mit den verschiedenen Schleichwegen, wissen wir, worauf du besonders achten musst. Für jede Veranstaltung betrachten wir die Laufroute der Gäste und passen die Beschilderung an. DeFabrique teilt gerne sein Fachwissen und seine Tipps zur Routenplanung bei Veranstaltungen:
Gibt es Stellen am Ort oder bei der Veranstaltung, an denen einem Besucher Zweifel kommen könnten? Eine Treppe oder nicht, mehrere Türen oder mehrere Gänge,... dort muss ausgeschildert sein. Im Zweifelsfall: Immer anbringen. Vermeide fragende Gesichter.
Zusätzlicher Tipp: Stelle sicher, dass du Grundrisse in der Location hast, damit die Besucher immer wissen, wo sie sich am Standort befinden.
Keep it simple, ist ein sehr nützlicher Tipp des DeFabrique Teams. Besucher scannen den Standort und die Umgebung, in der sie sich befinden. Es muss also klar sein, wohin sie gehen müssen und wo sie sich befinden, schnell und einfach. Die Event-Location in Utrecht nimmt den eigenen Standort als Beispiel: "Die Räume in DeFabrique haben schöne Namen wie Presserij und Copraloods und die Bereiche sind oft nummeriert oder mit schönen Titeln versehen. Unser Ratschlag lautet jedoch: Halte es einfach! Benutze Nummern oder gib den Zimmern verschiedene Farben auf dem Geländeplan und eine Beschriftung, um dieser Nachfrage gerecht zu werden.
Die goldene Regel für die Größe deiner Schilder, um ein perfektes Routing zu erreichen? Wenn du denkst: Ist dieses Schild nicht etwas zu groß, mache das Schild noch größer. Gerade an einem Ort mit großen Hallen und Räumen, ist ein Wegweiser fast nie "zu" groß. Ein Banner von 3 x 4 Metern in den Lots 1, 2 und 3 ist gar nicht so schlecht. In der Micromengerij kannst du mit einem Schild von 1 mal 2 Metern durchkommen.
Als Organisator der Veranstaltung muss man wirklich annehmen, dass nicht jeder liest, auch wenn es eine Karte gibt und Schilder in der Luft hängen. Es ist daher ratsam, die Schilder zu variieren. Verschiedene Formen der Beschilderung heben sich auf unterschiedliche Weise ab.
Denke an ein überdimensionales Smartphone mit dem Programm und der Karte, drucke Plakate auf Informationssäulen, Strandfahnen mit auffälligen Farben, Bildschirme mit digitalen Anweisungen, Leuchttürme in Kombination mit einer Event-App, einen farbigen Teppich mit Kurven, Infografiken und Symbolen an Catering-Spots und vergiss auch die gastfreundlichen Hostessen nicht.
Während der SPAR Spring Fair wurde die Messlatte im vergangenen Jahr höher gelegt. Dies wurde anhand eines Sport-Themas mit einer Leichtathletikbahn als Läufer entlang der verschiedenen Stände und Sitzungen zum Ausdruck gebracht.
Die 1600 Gäste des KNGF hatten am Tag der Physiotherapie ein volles Programm. Sie fanden ihre Unterkünfte und den Ausstellungsplatz mit Hilfe von Meter großen Bannern, die von der Decke herunterhingen.
Ein Goodie-Bag während des Dutch Tea Festivals zu finden, wurde erwirkt, indem man den rosa Kugeln auf der Karte folgte.
