Das Konzept steht. Die Lautsprecher stehen bereit, vielleicht bis auf einen Last-Minute-Topper, ist Ihre Veranstaltung ist startklar. Die Website für die Registrierung der Veranstaltung ist perfekt. Dann ist es an der Zeit, im Rahmen der Organisation einer Veranstaltung die erste Einladung zu versenden. Was sind die DO's and Don'ts?
Datum, Uhrzeit, Ort, was ist der Nutzen der Veranstaltung, warum ist es für den Empfänger der Einladung interessant, die Möglichkeit zu haben sich per Einladung zu registrieren?
Gib nicht alle Informationen, Fakten und Zahlen in der Einladung an. Dies geschieht im Rahmen des Folge-Prozesses.
Gestalte die erste Einladung simpel: Welche Veranstaltung, was findet wann statt, wo und wie melde ich mich an? Gestalte die Registrierung so einfach wie möglich.
Die Einladung zum Event am besten sechs Wochen im Voraus absenden.
Zu lange im voraus planen, ist für viele noch nicht möglich, da es zu kurz vor der Veranstaltung ist und die Agenda gefüllt ist.
Mach die Einladung persönlich. Dazu gehört eine doppelte Überprüfung der Mailingliste.
Rechtschreibfehler oder falscher Name sind für die Anzahl der Anmeldungen wichtig und sollten vermieden werden.
Traue dich zum Beispiel, ein Video zu wählen: Wie lustig ist es, kurz und persönlich in einem Video angesprochen zu werden. Das bedeutet, dass du alles für deinen Gast tun willst und mit einer guten Aufforderung zum Handeln kann es sehr effektiv sein.
Reagiere direkt auf Kommentare. Sowohl negativ als auch positiv. Per Post und Telefon sowie auf Social Media. Ein "Kundenservice" rund um den Einladungsprozess ist ein Muss.
Bei Reaktionen über Social Media traue dich, auch im öffentlichen Raum zu agieren. Auch hier kann ein Video Wunder wirken, um eine unzufriedene Antwort wieder umzukehren. Oder lass einen Referenten reagieren, solange es sich bei der Reaktion um einen wesentlichen Teil der Veranstaltung handelt.
Eine Erinnerung ist keine Schande. Menschen brauchen oft mehrere Einladungen. Stelle sicher, dass du immer mehr wertvolle Informationen pro Erinnerung angibst.
Überlade deinen potentiellen Gast nicht mit Nachrichten, denn das ist kontraproduktiv.
Denke im Voraus über Folgeprozesse nach. Und stelle sicher, dass jeder potentielle Gast einen Prozess durchläuft. Stelle sicher, dass eine Person, die eine erste Erinnerung erhält, nicht an dem Pool der dritten Erinnerungen teilnimmt. Kurz gesagt, ein maßgeschneiderter Folgeprozess.
