Die verschiedenen virtuellen Eventformate unterscheiden sich hauptsächlich in der Anzahl der Teilnehmer und Moderatoren, sowie deren Rollen und Interaktionsmöglichkeiten während des Events. Genau diese Eigenschaften und deine individuellen Wünsche beeinflussen die Wahl der passenden Software für dein Event. Zudem solltest du dir aller anfallenden Aufgaben - vor, während und nach dem digitalen Event - bewusst sein. Im Grunde ist das alles nicht so kompliziert wie es sich anhört. Wir erklären dir Schritt-für-Schritt, worauf du achten solltest, um das richtige Eventformat für deine digitale Veranstaltung zu wählen
Der erste Schritt beinhaltet die Konzeptionierung, Planung und Zielsetzung deines digitalen Events. Am besten kannst du mit dem Brainstormen für digitale Eventideen anfangen und dabei Marktforschung betreiben. Beantworte dir die Frage, was du mit deinem Event erreichen möchtest und für wen es gedacht ist, also deine Zielgruppe. Es hilft oft auch ein Vision Board zu erstellen, um das große Ganze im Überblick festzuhalten. Das ist besonders hilfreich, wenn du im Team arbeitest und alle Teammitglieder kollaborativ daran arbeiten können. Dann solltest du einen Zeitraum, in dem deine digitale Veranstaltung stattfinden soll, festlegen, und die Dauer deines digitalen Events bestimmen.
Wenn es möglich ist, kannst du dir auch schon Gedanken zur Höhe deines Budgets machen und einen ersten Budgetplan erstellen. Für die Zielsetzung formuliere deine Ziele am besten SMART, das heißt sie sollten spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Unterschätze nicht die Herausforderung von technischer Struktur und Bedienbarkeit eines digitalen Events, denn wenn technische Fehler auftreten, können Teilnehmer schnell die Begeisterung für ein Event verlieren. Je größer der Umfang des Events, desto mehr Zeit musst du für die Anfrage von Speakern und die Akquise von Teilnehmern mit einberechnen, die passgenau für das inhaltliche Konzept der Veranstaltung ausgewählt und recherchiert werden müssen und gleichzeitig wichtig für das Ziel des Events sind.
Der zweite Schritt dreht sich um die Bestimmung der digitalen Event-Art und der Zielgruppenanalyse. Nachdem du also Konzept, Planung und Zielsetzung fertig hast, kannst du nun die Art deines digitalen Events bestimmen. Die Festlegung der Event-Art ist entscheidend um das Event-Format bestimmen zu können. Zunächst solltest du bestimmen, ob es sich um ein internes oder externes digitales Event handelt. Jede Art bringt seine eigenen individuellen Anforderungen und Zielgruppen mit. Daher, wenn du deine Zielgruppe im Vorfeld gründlich analysierst und dir deren Anforderungen bewusst bist, kannst du ein individuell passendes Eventformat wählen.
Im dritten Schritt geht es um die Festlegung der Teilnehmer, also welche Teilnehmerzahl sinnvoll für welche Art von digitalem Event ist. Eine virtuelle Messe oder ein externes Networking Event zählen in der Regel eine größere Anzahl an Teilnehmern, während ein internes Webinar oftmals in einem kleineren Rahmen gehalten wird. Solche Anforderungen solltest du also dir gut für dein eigenes digitales Event überlegen. Es hilft auch dabei relevante Interessenvertreter mit einzubeziehen, um z.B. die Erwartungen von geladenen Speakern zu kennen und mit in deine Planung einbeziehen zu können. Ein weiterer wichtiger Punkt, auf den du achten solltest, ist, dass eine größere Anzahl an Teilnehmern eine größere Herausforderung für die digitale Infrastruktur bedeutet. Demnach ist die Wahl einer professionellen, einwandfrei funktionierenden Software, Tools und Features essentiell für einen reibungslosen Ablauf deines digitalen Events.
Der vierte Schritt behandelt die Ablaufstruktur und Gestaltungselemente deiner digitalen Veranstaltung. Eine gute Ablaufstruktur ist sehr wichtig für den reibungslosen Verlauf und Erfolg deines digitalen Events, daher solltest du dir beim Erstellen genug Zeit nehmen, um ja alles mit einzuberechnen. Fang am besten damit an, den Ablaufplan so detailliert zu gestalten wie nur möglich. Somit ist es für alle Beteiligten leichter, nichts zu vergessen, und die Struktur nachzuvollziehen. À propos Beteiligte, diese solltest du idealerweise genau über ihre Rollen im Ablauf aufklären, und ggf. in die Erstellung des Ablaufplanes mit einbeziehen. Des Weiteren solltest du klar deine Erwartungen an das Event mit deinem Team kommunizieren, sodass es nicht zu unerwarteten Missverständnissen kommt. Bei der Wahl der Gestaltungselemente solltest du darauf achten, dass jedes Tool seinen Sinn hat. Wenn die Teilnehmer nämlich mit zu vielen Möglichkeiten überflutet werden, kann es dazu kommen, dass sie sich überfordert fühlen und es das positive Erlebnis der Teilnehmer senkt.
In dem fünften und letzten Schritt wählst du schließlich das richtige Format für dein digitales Event. Hier stellen wir dir nochmal die gängigsten virtuellen Eventformate im Überblick vor:
Webinar: Ein Webinar ist ein Online-Seminar bzw. Vortag und bringt im Grunde die gleichen Anforderungen mit wie sein realer Vertreter. Wenn du dir einen regen Austausch zwischen Speaker und Teilnehmer vorstellst, und nur einen begrenzten Themenbereich behandeln möchtest, ist das Webinar vielleicht das Richtige für dich.
Webcast: Ein Webcast ist ein audiovisueller Beitrag oder Sendung, die über das Internet ausgestrahlt wird. Beispiele dafür sind Generalversammlungen, Produktpräsentationen und Pressekonferenzen. Es eignet sich auch besonders gut für digitale Events, die vorab aufgezeichnet werden und nach Termin ganz einfach veröffentlicht werden.
Virtuelle Konferenz: Eine virtuelle Konferenz verhält sich ebenfalls ähnlich wie ihr reales Vorbild. Dieses Format eignet sich besonders gut für Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen, die über das Internet stattfinden sollen. Insbesondere für interne Veranstaltungen ist dieses Format gut einsetzbar.
Virtuelle Messen: Virtuelle Messen eignen sich besonders gut für Informationsveranstaltungen, Marketing-Veranstaltungen, Partner-Events im großen Rahmen, Job-Messen oder auch Unternehmens-Tage. Meist sind Messen als digitales Event für eine große Teilnehmerzahl gedacht und mit mehr Herausforderungen verbunden, da es eine Vielzahl an Interessenvertretern gibt.
Wenn das Format feststeht, kann auch die passende Software-Lösung gefunden werden. Je nachdem welches Format du wählst und welche Ansprüche du hast, können Gestaltungselemente, Engagement Features und so weiter für dein Eventformat zusammengestellt werden. Wenn du dir noch nicht sicher bist, wie du die diese Entscheidungen am besten treffen kannst, raten wir dir, dich mit den verschiedenen Anbietern gründlich auseinanderzusetzen und genug Zeit dafür einzuplanen. Wenn unser Team dir dabei helfen kann, nimm gern unverbindlich Kontakt mit uns auf!
