Sie haben alles dafür getan, Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Sie haben sich Gedanken über den optimalen Ablauf des Events gemacht, so dass sich Ihre Gäste wohlfühlen und einen positiven Eindruck mitnehmen werden. Nun wollen Sie evaluieren und dabei das Feedback Ihrer Gäste einbeziehen. Ist dies zulässig oder gar ratsam?
Theoretisch lautet die Antwort natürlich: Ja, eine Meinungsumfrage ist erlaubt. In unserem Land mit freier Meinungsäußerung und Werbung im Radio, um die Teilnahme an der kommerziellen Forschung zu fördern (Ihre Meinung zählt!), sollte so etwas kein Problem sein. Aber in der Praxis lautet die Antwort auf diese Frage tatsächlich "Ja und Nein" - also "jein". Und das hat mit dem Spannungsverhältnis zwischen Gastfreundschaft und Kritik zu tun.
Hinweis:
In diesem Artikel geht es um die Messung von Meinungen, nicht also um die Messung von Effektivität/Impact, geschweige denn um einen Return on Investment Research. Dieser Artikel stellt Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden korrekt zu messen, damit Sie darauf reagieren können.
Bei formalen Veranstaltungen, wie z.B. bei Kongressen und Tagungen, st es üblich, die Teilnehmerzahlen nachträglich zu evaluieren. Als Veranstaltungsplaner haben Sie dabei auch die Möglichkeit, die Meinung Ihrer Veranstaltungsteilnehmer einzuholen.
Bei anderen Veranstaltungen, bei denen eine Geschäftsbeziehung zwischen dem Gastgeber und den Gästen besteht, ist eine nachträgliche Bewertung hängt die zulässigkeit von der Art der Befragung ab.
Wenn beispielsweise ein Büromaschinen-Importeur am Ende einer Händler-Tagung seine Wiederverkäufer fragt, wie die Inhalte der Veranstaltung wahrgenommen wurden oder ob der Event inhaltlich als wichtig und informativ bewertet wird, dann ist das in Ordnung und völlig zulässig.
Fragt ein Produzent seine Gäste jedoch nach einer Produkteinführung nach ihrer Meinung zu den neuen Produkten, gilt dies in den meisten Fällen als no-go. Oder: wenn Sie ein Golfturnier organisieren, z.B. im Rahmen eines Sport-Sponsorings, dann wird ihr Gast unangenehm überrascht sein, wenn Sie ihm am Ende des Tages ein Befragungsformular unter die Nase halten. Aber wenn Sie ihn anrufen und in einer inoffiziellen Atmosphäre befragen, wird er Ihre Kontaktaufnahme viel selbstverständlicher empfinden und bereitwilliger sein, an Ihrer Befragung mitzuwirken.
Bei regelmäßigen Veranstaltungen ist es üblicher, eine Auswertung zu veranlassen als bei einmaligen Veranstaltungen. Das ist auch logisch. Sie lernen aus Ihren Fehlern und können es so mit Hilfe der Kommentare Ihrer Gäste beim nächsten Mal besser machen. Übrigens, Sie führen nur Befragungen durch, wenn Sie beabsichtigen, etwas damit zu tun. In einigen Fällen ist es ratsam, die Teilnehmer einer Umfrage anschließend über das Ergebnis und die daraus gewonnenen Erkenntnisse zu informieren. Auf diese Weise zeigen Sie, dass Sie ihre Meinung geschätzt haben und dass Sie tatsächlich etwas damit anfangen.
Viele Unternehmen scheinen zögerlich mit Befragungen umzugehen, dabei spielen folgende Gedankenkonstrukte eine Rolle.
Andere Unternehmen beziehen als Veranstalter ihre Gäste regelmäßig in die Evaluierung ein, ihre Herangehensweise basiert auf folgendem Gedankenkonstrukt:
Sie können auf verschiedene Weise auswerten. Die erste Frage, die Sie sich dabei stellen, zielt darauf ab, ob Sie die Meinung aller Veranstaltungsteilnehmer einholen oder ob Sie eine Stichprobe entnehmen? Ist diese Wahl getroffen, stehen Ihnen diverse Methoden zur Verfügung.
Die schriftliche Meinungsumfrage wird in der Regel an alle Gäste verteilt. Abhängig vom Zeitpunkt der Abgabe (am Ende, aber noch während der Veranstaltung oder nach bereits erfolgter Beendigung der Veranstaltung) können Sie einen zeitlichen Rahmen für die Befragung formulieren. Wenn Sie eine Umfrage zu einem Zeitpunkt austeilen, zu dem sich jeder die Zeit nehmen kann, sie auszufüllen, bestehen gute Chancen, dass Sie die Umfrage vollständig ausfüllen können und vollständige Formulare zurückzubekommen. Um eine hohe Antwortquote zu erreichen, können Sie am Ende der Veranstaltung im Austausch für das Umfrageformular ein Geschenk verteilen.
Es gibt auch weitere Methoden, um die Meinung live zu messen. Und diese Methoden werden von Ihren Gästen durchaus als angenehm empfunden, die Teilnahme-Quote ist folglich hoch. Lassen Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer beispielsweise ihre Meinung auf einem Tablett, über eine Event-App auf ihrem Smartphone, über einen Touchscreen oder einen Computerbildschirm auf der Grundlage eines Fragebogens abgeben. Das erhöht die Teilnahme-Quote und macht sich zudem auch bei den Kosten spürbar bemerkbar. Das Monitoring von Social Media und die Meinungen, die über Ihre Veranstaltung veröffentlicht und weitergegeben werden, geben ebenfalls einen guten Einblick.
In einer schriftlichen Meinungsumfrage können Sie den Befragten anonym lassen oder ihn nach seinem Namen fragen. Sie können die Auswahl auch dem Befragten überlassen.
Tipp: Lassen Sie die Gäste ihren Badge auf dem Umfrageformular bestätigen, was ihnen das Ausfüllen der persönlichen Daten erspart oder ein technisches Hilfsmittel zur Verfügung stellt, so dass beispielsweise nach dem Scannen des Badges die Daten sofort gespeichert werden.
Es ist sehr interessant, den Namen des Befragten zu kennen. Wir alle kennen die folgende Reaktion: "Oh, wenn er das sagt, ist es nicht so schlimm" oder "wenn er es sagt, ist es das". Andererseits müssen wir uns bewusst sein, dass ein Umfrageformular mit einem Namen in der Regel weniger objektive Informationen enthält als ein anonym ausgefülltes Formular.
Oftmals wird unmittelbar nach der Veranstaltung eine Online-Umfrage durchgeführt. Die Befragten haben eine starke Präferenz für Online-Umfragen. Diese Form der Meinungs-Forschung wird von der Mehrheit als positiv bis sehr positiv im Vergleich zur schriftlichen Erhebung erlebt. Männer bevorzugen eine Online-Umfrage in der Regel etwas öfter als Frauen.
Die fünf wichtigsten Gründe, warum Gäste eine Online-Umfrage nicht ausfüllen, lauten:
Es gibt einen deutlichen Unterschied in der Motivation zur Teilnahme an einer Online-Umfrage zwischen Personen mit höherem und niedrigerem Bildungsgrad: Personen mit höherem Bildungsgrad wünschen sich ein Feedback zu den Daten, Personen mit niedrigerem Bildungsgrad sind am meisten motiviert durch Faktoren wie, eine persönliche Belohnung.
Da Menschen vorgefertigte Lösungen gewohnt sind, ist ein Klicksystem das ratsam. Erstellen Sie also kurze Multiple-Choice-Fragen, maximal 10 Stück.
Bei einer mündlichen Meinungsumfrage können Sie wählen, ob Sie sich an alle Gäste wenden oder eine Probe nehmen möchten. Wenn Sie alle Teilnehmer mündlich nach ihrer Meinung fragen wollen, geschieht dies in den meisten Fällen telefonisch.
Erstellen Sie einen Fragebogen oder beginnen Sie ein offenes Gespräch. Sie können erstere an eine Telemarketing Agentur auslagern, während letztere besser von z.B. Ihren eigenen Mitarbeitern durchgeführt werden können, die bei der Veranstaltung anwesend waren und/oder den Gast persönlich kennen. Der persönliche Aspekt wird natürlich immer bevorzugt, denn die Umfrage kann auch als Aftersales angesehen werden.
Vorteil versus Nachteil
Ein großer Nachteil einer mündlichen Meinungsumfrage ist, dass der Befragte dem Veranstalter bekannt ist. Das bedeutet, dass Teile der Kritik unausgesprochen bleiben. Ein großer Vorteil: die Möglichkeit, Fragen zu stellen und damit Kritik zu interpretieren.
Wenn Sie sich für eine Meinungsumfrage entschieden haben, stellen Sie die richtigen Fragen. Fragen Sie nach Dingen, die für den Gast relevant sind, nicht mehr und nicht weniger. Wenn Sie Fragen stellen, die der Gast nicht sofort versteht, dann müssen Sie den Nutzen der Frage erklären, sonst wird sie niemand beantworten.
Die am häufigsten gestellten Fragen zu Events beziehen sich auf die folgenden Themen:
Das äußere Erscheinungsbild einer Umfrage
Eine schriftliche Umfrage und eine Online-Umfrage annimieren nur dann zum Ausfüllen des Fragebogens , wenn das Layout korrekt und ansprechend gestaltet ist. Das bedeutet:
Sie können auch eine kleine Marktumfrage an eine Umfrage hängen. Sie können beispielsweise nach weiteren persönlichen Informationen fragen oder nach anderen Interessengebieten des Befragten, die in Ihrer Datenbank noch fehlen (z.B. Privatadresse, Name der Sekretärin) oder nach anderen Dingen, die für Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wichtig oder nützlich sind.
Tipp: Wenn Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer nach deren Meinung zu den Referenten fragen, informieren Sie bitte die Referenten im Voraus. Dann werden sie wissen, dass sie beurteilt werden und nach welchen Punkten. Geben Sie im Nachhinein immer ein Feedback zum Ergebnis der Meinungsumfrage, sowohl bei guten als auch bei schlechten Bewertungen.
Überlegen Sie sich im Voraus, wie und wofür Sie die Daten aus der Umfrage verwenden möchten. Denken Sie darüber nach, wer die Daten einsehen darf, ob und wie Sie die Daten veröffentlichen können und welche Schlussfolgerungen Sie aus den Ergebnissen der Umfrage ziehen. Gerade letzteres ist wichtig: Sie sollten mit all diesen Meinungen, Einsichten und Kritik etwas anfangen, ansonsten handelt es sich um eine Umfrage, an der niemand beteiligt ist. Ergreifen Sie Maßnahmen, um die eigentliche Ausarbeitung so genau und schnell wie möglich durchzuführen. Stellen Sie sich eine Antwortrate von etwa 60% vor, es sei denn, Sie haben andere Erfahrungswerte.
Bitte beachten Sie: je länger Sie mit der Verarbeitung warten, desto weniger aktuell ist das Ergebnis. Machen Sie eine ausführliche und prägnante Version des Ergebnisses sichtbar. Nicht alle Kommentare sind für jeden relevant. Versuchen Sie, objektive Schlussfolgerungen zu ziehen und nach mögliche Querverbindungen zu suchen.
Kurz gesagt, es geht bei Meinungsumfragen vorrangig um:
Viele Ticketing- und Teilnehmer-Registrierungsunternehmen können die Umfrage vollständig in den Follow-up-Prozess der Veranstaltung integrieren. Hier ist ein Qualitätsangebot, das Ihnen weiterhelfen kann: Ticketing und Teilnehmerregistrierung
