Academy
Kontakt
Zurück
Agenturen

Ein Event selbst organisieren oder von einer Agentur organisieren lassen? Unsere Checkliste.

Möchtest du dein Event selbst organisieren oder lieber von einer professionellen Agentur veranstalten lassen? Dies ist eine folgenreiche Frage, die man sich stellen muss – und zwar am besten lange vor Beginn der Planung. Die Wahl hängt vom verfügbaren Budget und auch der verfügbaren Zeit ab. Auf diese Weise treffen Sie eine bewusste Entscheidung, ob das Event selbst geplant oder extern organisiert werden sollte.

Know-How

NEXTLIVE empfiehlt, eine solide Wahl zu treffen, ob du das Event nun selbst organisierst oder doch lieber organisieren lässt. Hierfür haben wir dir eine ausführliche Checkliste zusammengestellt.

Veranstaltungen können auf zwei Arten organisiert werden:

  • Viel Zeit investieren und sich ein vollständiges Bild vom Markt für die benötigten Dienstleistungen/Güter machen. Mit dieser Wahl bietet dir NEXTLIVE eine enorme Bandbreite an Wissen, Tipps, Produkten, Agenturen, Lieferanten und Standorten an.
  • Oder: Du beauftragst eine Eventagentur, bei der du die Kosten für die Agentur berücksichtigen musst, aber auch viel dafür bekommst. Eine gute Agentur kann dich nicht nur im organisatorischen Prozess vollständig entlasten. Auch kreativ, konzeptionell und im Bezug auf Effektivität und strategische Nutzung der Veranstaltung ist eine gute Agentur die Lösung.

Es ist wichtig zu erkennen, dass beide Optionen Vor- und Nachteile haben.

Um diese für dein Event einzuschätzen, solltest du eine realistische Schätzung für folgende Punkte machen:

  • Die Größe und Komplexität der Veranstaltung
  • Die Zeit, die für die Planung der Veranstaltung benötigt wird (immer mehr als man denkt!)
  • Auch die verfügbare Zeit (immer weniger als man denkt) aller beteiligten Organisatoren
  • Kontinuität: Wer übernimmt die Leitung, wenn einer der Organisatoren ausfällt?
  • Das verfügbare Budget
  • Das verfügbare Wissen, sowie Fähigkeiten, Netzwerk, Fachwissen und Erfahrung
  • Begeisterung und Affinität zum Thema der Veranstaltung

Berücksichtige bei deinen Überlegungen, ob du bereit und in der Lage bist, die organisatorischen und möglichen finanziellen Risiken der Veranstaltung zu tragen.

Mit dieser Checkliste Veranstaltung, kannst du dich Schritt für Schritt an wichtigen Punkten orientieren, die dir helfen werden deine Veranstaltung zu organisieren.

Unabhängige Eventagenturen

Diese gibt es in vielen Formen. Ihre Hauptaufgabe ist es, geschäftliche und festliche Treffen oder Routen zu organisieren, bei denen ein Live-Moment die Hauptrolle spielt. Innerhalb des breiten Spektrums der Eventagenturen ist eine Art Aufteilung erforderlich, bei der Agenturen neben ihrer (kreativen) Kernkompetenz in zwei Kategorien eingeteilt werden können, um zu geeigneten und unverwechselbaren Konzepten zu gelangen:

Logistische und ausführende Eventagenturen

Hierzu zählen Agenturen, die neben ihrer konzeptionellen Stärke auch ihre Stärke in der Ausführung haben. Sie liefern buchstäblich Hände zum Anpacken, kümmern sich um den gesamten Organisationsprozess und entlasten so den gesamten Prozess der Veranstaltungsplanung. 
Diese Agenturen sind marktkundig, verfügen über ein großes Netzwerk und wissen, welche Wege sie gehen müssen. Zusätzlich haben sie einen Überblick über neue Möglichkeiten und effektive Instrumente, sowie neue Angebote und vieles mehr.

Überprüfen Sie zunächst, ob die Agentur das liefern kann, was Sie von der Agentur erwarten. 
Eine schöne Website sagt nicht immer alles über die Qualität der Agentur aus.

Strategie und Beratung von Eventagenturen

Diese Agenturen sind auf der Managementebene tätig. Sie sind Berater im Bereich des strategischen Einsatzes von Events und Live-Momenten im Marketing- und Kommunikationsmix eines Unternehmens oder einer Organisation und arbeiten mit Ihnen an der maximalen Wirkung und Mehrwert für Gäste und Organisatoren. Dazu entwickeln sie ein Konzept, aber oft auch den gesamten Prozess, in dem die Agenturen live an der Spitze des Marktes stehen, aber auch umfassender beraten können.

Einige Beispiele für spezialisierte Eventagenturen:

  • Ausstellungsorganisation
  • Konzertveranstaltung
  • Konferenzen & Seminare
  • Veranstaltungsbüro
  • Event-Marketing- und Kommunikationsagenturen
  • Incentive-Agenturen
  • Produktionsbüros

Doch welche Eventagentur passt zu deiner Veranstaltung?

Lieferanten oder Standorte als Rundum-organisatoren

Diesen Ansatz findest du in der Regel bei Eventlocations und Caterern, die neben ihrem eigenen Beruf auch ein breites Spektrum an Partnern haben, um eine komplette Planung rundum zu erstellen. Eine Reihe namhafter Anbieter ist so spezialisiert auf die Gesamtorganisation einer Veranstaltung, dass sie dafür über spezielle Abteilungen verfügen. Eine kleine Gefahr bei diesen Anbietern besteht darin, dass sie mit eigenen Dienstleistungen das verfügbare Budget so weit wie möglich ausfüllen, was dazu führt, dass das Ereignis aus dem Gleichgewicht gerät.

Achten Sie daher genau darauf: Ein Partner einer Location oder ein anderer Veranstalter muss nicht immer die am besten geeignete Partei für deine Veranstaltung sein. Im Allgemeinen vermarkten und „branden“ sich Standorte und Caterer nicht mit dem Konzeptuellen, geschweige denn mit dem Strategischen. Diese Expertise liegt fast per Definition bei den Agenturen.

PCOs (Professional Congress Organizer)

Diese sind gut darin, Veranstaltungen mit dem Schwerpunkt auf Wissenstransfer wie Konferenzen und Seminare zu organisieren. Sie kümmern sich auch um alle Randaktivitäten wie (internationalen) Transport, Partnerprogramme, Ausflüge und festliche Empfänge, aber auch um die Verwaltung und Finanzen. In letzter Zeit gibt es auch immer mehr Eventagenturen, die sich auf Live-Kommunikation und Event-Marketing spezialisiert haben und in der Lage sind, Events mit hohem akademischem Inhalt und Wissenstransfer auf spannende Weise zu gestalten.

Werbe- und/oder PR-Agenturen

Zunehmend beraten Werbeagenturen nicht nur, sondern kümmern sich auch um die Durchführung von Veranstaltungen. Werbeagenturen sorgen dafür, dass Business Events richtig in Ihre Marketing-, Vertriebs- und PR-Strategie integriert werden. Sie sind in der Regel keine Spezialisten für die Organisation von Veranstaltungen, sodass du in Betracht ziehen sollten, die Werbeagentur mit einer unabhängigen Veranstaltungsagentur zu verknüpfen.

Eine interessante Entwicklung am Markt: Einige Dutzend Eventagenturen sind vollwertige Live-Kommunikations- und Event-Marketing-Agenturen, die auch die perfekte Integration von Events in Marketing- und Kommunikationsmixe erreichen. Eine Entwicklung der letzten Jahre ist, dass Unternehmen, Organisationen und damit Kunden den Event-Marketing-Agenturen einen höheren Bekanntheitsgrad verschaffen. Sie sind jetzt höher in der Organisation und haben eine wichtigere Rolle, da auch der Live-Teil des Marketing-Mixes eine immer wichtigere Rolle spielt.

Welche Art von externem Organisator soll man wählen?

Du wählst aus einem der vorgenannten Felder einen externen Organisator auf der Grundlage von:

  • Einer Bestandsaufnahme der Angebote der Veranstaltungsagenturen
  • Die Art der Veranstaltung sowie das spezifische Fachwissen
  • Referenzen von Beziehungen, die geschätzt werden
  • Immer (!) ein persönliches Gespräch
  • Andere Lieferbedingungen
  • Der Account Manager, der sich um die Veranstaltung kümmert

Gemeinsame Planung

Der Auslagerungsprozess kann auf zwei Arten erfolgen: vollständig oder teilweise. Wenn du dich für eine gemeinsame Planung entscheidest und wenn du z.B. den Standort, nicht aber die Unterhaltung für die Veranstaltung selbst organisieren willst, dann ist eine gute Abstimmung zwischen den beiden Organisationspartnern unerlässlich. Ansonsten besteht Gefahr, wenn du davon ausgehst, dass bestimmte Dinge geregelt sind, wie z.B. die Anmietung von Beleuchtungs- und Tonanlagen, diese aber nicht vereinbart sind. Regelmäßige Fortschrittsbesprechungen und eine genaue Berichterstattung sind daher wichtig.

Co-Kreation ist das Zauberwort. Agenturen können dir dabei helfen, aber auch ein freiberuflicher Eventmanager kann eine Lösung sein. Wenn du dich für Eventmarketing- und Live-Kommunikationsagenturen entscheidest, die dich strategisch beraten, dann bleibt Co-Kreation das Zauberwort. Wenn du deine Mission, Vision, Kernwerte, das Ziel, die Problemstellung, die gewünschte Wirkung, etc. darstellen kannst, dann sind qualitativ hochwertige Agenturen der perfekte Partner für dich.

Kosten der Auslagerung

Externe Agenturen kosten Geld. Wie viel hängt jedoch von der Wahl des Lieferanten und der Kostenkalkulation ab. Ein gutes Angebot gibt Aufschluss über die organisatorischen Kosten. Bespreche die organisatorische und finanzielle Vorgehensweise frühzeitig mit einem externen Organisator. Im Großen und Ganzen gibt es zwei Berechnungsmethoden: die offene und die geschlossene Kostenrechnung:

Offene Kostenkalkulation

Wenn du offen arbeitest, werden Organisations- und/oder Beratungszeiten, Kosten und ein Gewinnprozentsatz separat aufgeführt. Die beiden letztgenannten können für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich sein.

Geschlossene Kostenkalkulation

Wenn du keinen Einblick in die Kostenstruktur hast, spricht man von einer geschlossenen Kalkulationsmethode. Der Gesamtveranstalter setzt einen Prozentsatz auf seine Einkäufe (zwischen 10% und 30%) und bietet diese als Verkaufspreise an.

Immer häufiger wird auf Basis der offenen Kostenrechnung gearbeitet. Dies kommt dem gegenseitigen Vertrauen und der unparteiischen Beratung zugute. Darüber hinaus stellt diese Berechnungsmethode die tatsächlichen Kosten der Organisation im Verhältnis zu den Anschaffungskosten dar.

Mit der Professionalisierung von Eventagenturen ist es seit Jahren auch für Agenturen üblich geworden, genau zu zeigen, wie viel Zeit für Beratung, Konzeptentwicklung, sowie der Entwicklung des effektivsten Prozesses etc. zur Verfügung steht.

Kosten und Nutzen

Die Kosten der Auslagerung werden durch eine Vielzahl von Vorteilen ausgeglichen:

  • Der Faktor Zeit wird schnell zur Kostenersparnis: Was für den Kunden ungewöhnlich, kompliziert und arbeitsintensiv ist, kann von den Gesamtorganisatoren schnell, effizient und damit kostengünstig durchgeführt werden.
  • Gerne erklärt der Organisator die Vor- und Nachteile eines Programmvorschlags. Und wird auch Alternativen anbieten.
  • Aus organisatorischer und finanzieller Sicht hast du als Kunde also nur einen Partner: den Gesamtveranstalter.
  • Der Organisator trifft eine durchdachte und kostengünstige Lieferantenauswahl. Dies führt zu einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis.
  • Die Einbindung eines externen Veranstalters kann auch ein taktisches Ziel haben: Ein externer Partner kann oft Dinge erreichen, die für interne Parteien schwer zu erreichen sind.
  • Eine gute Eventagentur ist jeden Tag mit Kreativität, innovativen Mitteln, perfekter Produktion und Professionalität beschäftigt, um die größte Wirkung deiner Veranstaltung zu erzielen.
  • Eine Event-Marketing- und Live-Kommunikationsagentur ist der perfekte Partner, um den Event-Live-Moment in deinen Marketing- und Kommunikationsmix zu integrieren, dich strategisch zu beraten und das Event in einen Prozess zu integrieren. Sie ist daher dein idealer Partner bei der Organisation einer Veranstaltung.

Wenn du im Vorfeld sorgfältig und Schritt für Schritt die richtige Organisationsform wählst, hat das sicherlich Auswirkungen auf den Erfolg der Veranstaltung.

Bitte Bildschirm drehen