Möchtest du dein Event selbst organisieren oder lieber von einer professionellen Agentur veranstalten lassen? Dies ist eine folgenreiche Frage, die man sich stellen muss – und zwar am besten lange vor Beginn der Planung. Die Wahl hängt vom verfügbaren Budget und auch der verfügbaren Zeit ab. Auf diese Weise treffen Sie eine bewusste Entscheidung, ob das Event selbst geplant oder extern organisiert werden sollte.
NEXTLIVE empfiehlt, eine solide Wahl zu treffen, ob du das Event nun selbst organisierst oder doch lieber organisieren lässt. Hierfür haben wir dir eine ausführliche Checkliste zusammengestellt.
Veranstaltungen können auf zwei Arten organisiert werden:
Es ist wichtig zu erkennen, dass beide Optionen Vor- und Nachteile haben.
Um diese für dein Event einzuschätzen, solltest du eine realistische Schätzung für folgende Punkte machen:
Berücksichtige bei deinen Überlegungen, ob du bereit und in der Lage bist, die organisatorischen und möglichen finanziellen Risiken der Veranstaltung zu tragen.
Mit dieser Checkliste Veranstaltung, kannst du dich Schritt für Schritt an wichtigen Punkten orientieren, die dir helfen werden deine Veranstaltung zu organisieren.
Diese gibt es in vielen Formen. Ihre Hauptaufgabe ist es, geschäftliche und festliche Treffen oder Routen zu organisieren, bei denen ein Live-Moment die Hauptrolle spielt. Innerhalb des breiten Spektrums der Eventagenturen ist eine Art Aufteilung erforderlich, bei der Agenturen neben ihrer (kreativen) Kernkompetenz in zwei Kategorien eingeteilt werden können, um zu geeigneten und unverwechselbaren Konzepten zu gelangen:
Hierzu zählen Agenturen, die neben ihrer konzeptionellen Stärke auch ihre Stärke in der Ausführung haben. Sie liefern buchstäblich Hände zum Anpacken, kümmern sich um den gesamten Organisationsprozess und entlasten so den gesamten Prozess der Veranstaltungsplanung.
Diese Agenturen sind marktkundig, verfügen über ein großes Netzwerk und wissen, welche Wege sie gehen müssen. Zusätzlich haben sie einen Überblick über neue Möglichkeiten und effektive Instrumente, sowie neue Angebote und vieles mehr.
Überprüfen Sie zunächst, ob die Agentur das liefern kann, was Sie von der Agentur erwarten.
Eine schöne Website sagt nicht immer alles über die Qualität der Agentur aus.
Diese Agenturen sind auf der Managementebene tätig. Sie sind Berater im Bereich des strategischen Einsatzes von Events und Live-Momenten im Marketing- und Kommunikationsmix eines Unternehmens oder einer Organisation und arbeiten mit Ihnen an der maximalen Wirkung und Mehrwert für Gäste und Organisatoren. Dazu entwickeln sie ein Konzept, aber oft auch den gesamten Prozess, in dem die Agenturen live an der Spitze des Marktes stehen, aber auch umfassender beraten können.
Einige Beispiele für spezialisierte Eventagenturen:
Diesen Ansatz findest du in der Regel bei Eventlocations und Caterern, die neben ihrem eigenen Beruf auch ein breites Spektrum an Partnern haben, um eine komplette Planung rundum zu erstellen. Eine Reihe namhafter Anbieter ist so spezialisiert auf die Gesamtorganisation einer Veranstaltung, dass sie dafür über spezielle Abteilungen verfügen. Eine kleine Gefahr bei diesen Anbietern besteht darin, dass sie mit eigenen Dienstleistungen das verfügbare Budget so weit wie möglich ausfüllen, was dazu führt, dass das Ereignis aus dem Gleichgewicht gerät.
Achten Sie daher genau darauf: Ein Partner einer Location oder ein anderer Veranstalter muss nicht immer die am besten geeignete Partei für deine Veranstaltung sein. Im Allgemeinen vermarkten und „branden“ sich Standorte und Caterer nicht mit dem Konzeptuellen, geschweige denn mit dem Strategischen. Diese Expertise liegt fast per Definition bei den Agenturen.
Diese sind gut darin, Veranstaltungen mit dem Schwerpunkt auf Wissenstransfer wie Konferenzen und Seminare zu organisieren. Sie kümmern sich auch um alle Randaktivitäten wie (internationalen) Transport, Partnerprogramme, Ausflüge und festliche Empfänge, aber auch um die Verwaltung und Finanzen. In letzter Zeit gibt es auch immer mehr Eventagenturen, die sich auf Live-Kommunikation und Event-Marketing spezialisiert haben und in der Lage sind, Events mit hohem akademischem Inhalt und Wissenstransfer auf spannende Weise zu gestalten.
Zunehmend beraten Werbeagenturen nicht nur, sondern kümmern sich auch um die Durchführung von Veranstaltungen. Werbeagenturen sorgen dafür, dass Business Events richtig in Ihre Marketing-, Vertriebs- und PR-Strategie integriert werden. Sie sind in der Regel keine Spezialisten für die Organisation von Veranstaltungen, sodass du in Betracht ziehen sollten, die Werbeagentur mit einer unabhängigen Veranstaltungsagentur zu verknüpfen.
Eine interessante Entwicklung am Markt: Einige Dutzend Eventagenturen sind vollwertige Live-Kommunikations- und Event-Marketing-Agenturen, die auch die perfekte Integration von Events in Marketing- und Kommunikationsmixe erreichen. Eine Entwicklung der letzten Jahre ist, dass Unternehmen, Organisationen und damit Kunden den Event-Marketing-Agenturen einen höheren Bekanntheitsgrad verschaffen. Sie sind jetzt höher in der Organisation und haben eine wichtigere Rolle, da auch der Live-Teil des Marketing-Mixes eine immer wichtigere Rolle spielt.
Du wählst aus einem der vorgenannten Felder einen externen Organisator auf der Grundlage von:
Der Auslagerungsprozess kann auf zwei Arten erfolgen: vollständig oder teilweise. Wenn du dich für eine gemeinsame Planung entscheidest und wenn du z.B. den Standort, nicht aber die Unterhaltung für die Veranstaltung selbst organisieren willst, dann ist eine gute Abstimmung zwischen den beiden Organisationspartnern unerlässlich. Ansonsten besteht Gefahr, wenn du davon ausgehst, dass bestimmte Dinge geregelt sind, wie z.B. die Anmietung von Beleuchtungs- und Tonanlagen, diese aber nicht vereinbart sind. Regelmäßige Fortschrittsbesprechungen und eine genaue Berichterstattung sind daher wichtig.
Co-Kreation ist das Zauberwort. Agenturen können dir dabei helfen, aber auch ein freiberuflicher Eventmanager kann eine Lösung sein. Wenn du dich für Eventmarketing- und Live-Kommunikationsagenturen entscheidest, die dich strategisch beraten, dann bleibt Co-Kreation das Zauberwort. Wenn du deine Mission, Vision, Kernwerte, das Ziel, die Problemstellung, die gewünschte Wirkung, etc. darstellen kannst, dann sind qualitativ hochwertige Agenturen der perfekte Partner für dich.
Externe Agenturen kosten Geld. Wie viel hängt jedoch von der Wahl des Lieferanten und der Kostenkalkulation ab. Ein gutes Angebot gibt Aufschluss über die organisatorischen Kosten. Bespreche die organisatorische und finanzielle Vorgehensweise frühzeitig mit einem externen Organisator. Im Großen und Ganzen gibt es zwei Berechnungsmethoden: die offene und die geschlossene Kostenrechnung:
Wenn du offen arbeitest, werden Organisations- und/oder Beratungszeiten, Kosten und ein Gewinnprozentsatz separat aufgeführt. Die beiden letztgenannten können für jedes Unternehmen sehr unterschiedlich sein.
Wenn du keinen Einblick in die Kostenstruktur hast, spricht man von einer geschlossenen Kalkulationsmethode. Der Gesamtveranstalter setzt einen Prozentsatz auf seine Einkäufe (zwischen 10% und 30%) und bietet diese als Verkaufspreise an.
Immer häufiger wird auf Basis der offenen Kostenrechnung gearbeitet. Dies kommt dem gegenseitigen Vertrauen und der unparteiischen Beratung zugute. Darüber hinaus stellt diese Berechnungsmethode die tatsächlichen Kosten der Organisation im Verhältnis zu den Anschaffungskosten dar.
Mit der Professionalisierung von Eventagenturen ist es seit Jahren auch für Agenturen üblich geworden, genau zu zeigen, wie viel Zeit für Beratung, Konzeptentwicklung, sowie der Entwicklung des effektivsten Prozesses etc. zur Verfügung steht.
Die Kosten der Auslagerung werden durch eine Vielzahl von Vorteilen ausgeglichen:
Wenn du im Vorfeld sorgfältig und Schritt für Schritt die richtige Organisationsform wählst, hat das sicherlich Auswirkungen auf den Erfolg der Veranstaltung.