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Tipps & Tricks

Der Event. Das Konzept. Der rote Faden

Jede Veranstaltung verfolgt ein Ziel. Dieses Ziel wird vom Konzept des Events getragen, das sich wie ein roter Faden durch die gesamte Veranstaltung ziehen sollte. Das passende Raumdesign verstärkt das Konzept Ihrer Veranstaltung. In diesem Artikel verraten wir Ihnen die wichtigsten Tipps & Tricks für ein effektives Raumdesign. 

  1. Sorgen Sie für Wohlfühleffekte 
    Sorgen Sie dafür, dass die Gäste Ihrer Veranstaltung sich wohlfühlen, dann verweilen sie länger und Ihr Event prägt sich stärker in die Köpfe der Veranstaltungsteilnehmer ein.   

  2. Verlieren Sie das Ziel Ihres Events nicht aus den Augen
    Event-Stylisten verfügen über vielfältige Möglichkeiten. Erlaubt ist, was gefällt. Aber am Ende des Tages gilt es einen unvergesslichen Event zu inszenieren. Verlieren Sie also das Ziel Ihrer Veranstaltung nicht aus den Augen und denken Sie in diesem Kontext darüber nach, wie das Raumdesign Ihr Veranstaltungsziel am besten unterstützen kann. 

  3. Planen Sie nicht just in time, sondern right in time
    Eine effektive Eventplanung bedingt immer auch gut aufeinander abgestimmte Slots. Immerhin sind beim Auf- und Abbau Ihrer Veranstaltung eine Menge Gewerke involviert. Sorgen Sie also dafür, dass Ihre Subunternehmer, Event-Dienstleister und Zulieferer frühzeitig in zeitliche Planung mit eingebunden sind. Darüber hinaus ist es hilfreich, wenn die einzelnen Gewerke auch untereinander kommunizieren.

  4. Sorgen Sie für die richtige Reihenfolge 
    Es ist wichtig, dass Sie alle Gewerke logisch einplanen. An einem Beispiel festgemacht: natürlich werden Hängebinder sowie audiovisuellen Medien bereits vor der Verlegung des Bodenbelags installiert, so dass nach der Verlegung nicht mehr mit Hubarbeitsbühnen oder ähnlichem Gerät darüber gefahren werden muss. Der Standbauer hingegen kommt erst zum Einsatz, wenn der Bodenbelag verlegt ist, da ansonsten Standbau-Materialien ständig bewegt werden müssen.

  5. Planen Sie großzügig 
    Planen Sie zeitliche Puffer ein. Nichts ist frustrierender, wenn aufgrund von Unwägbarkeiten eines Event-Gewerkes alle nachfolgenden Gewerke unnötig Zeit investieren müssen. 

  6. Better SAFE than SORRY 
    Ganz gleich, wie groß oder klein Ihr Budget ist: sparen Sie nicht an Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit Ihres Events. Better safe than sorry!



  7. Vermeiden Sie unnötige Fehler 
    Nehmen Sie kein Angebot an, ohne es sorgfältig gelesen und überprüft zu haben. Ein individueller Angebotsprozess besteht aus menschlicher Arbeit; je komplexer die Anfrage, desto größer ist das Risiko eines Fehlers oder Missverständnisses. Arbeiten Sie daher sorgfältig und sichern Sie Angebote beispielsweise durch das sogenannte 'Vier-Augen-Prinzip' ab.

  8. Setzen Sie auf das Know-how Ihres Einrichtungspartners 
    Ein Mietmöbel-Anbieter oder ein Geschirrverleih verfügt über umfangreiche Fachkenntnisse und kann auftretende Probleme oft schnell und effizient lösen.  

  9. Passt das Mobiliar und Austattung der Eventlocation zu Ihrem Event? 
    Viele Veranstaltungsorte verfügen über einges Mobiliar und Event-Equipment. Aber passen die vorhandenen Tische, Stühle und Möbel wirklich zum Ziel Ihrer Veranstaltung? Sparen Sie nicht an der falschen Stelle. Nur wenn sich Ihre Gäste wohlfühlen, werden sie Ihren Event positiv in Erinnerung behalten. Ein zum Veranstaltungskonzept passendes Raumdesign trägt nachhaltig zum Erfolg Ihres Events bei. 

  10. Vermeiden Sie 'Last-Minute-Anfragen'
    Ein wirklich effektives Raumdesign ist Maßarbeit. Es erfordert Zeit, in der ein Event-Stylist die Location mit kreativen Mitteln zu einem individuellen Veranstaltungsort verwandelt. Dabei spielen Recherchen, Brainstormings, das Erstellen von Renderings und Moodboards eine große Rolle. Und ja, auch Angebote müssen eingeholt und sorgfältig geprüft werden.  Seinen Sie also gut vorbreitet, briefen Sie Ihren Eventdienstleister und vermeiden Sie 'Last-Minute-Anfragen'. 

  11. Vermeiden Sie zu viele Einschränkungen
    Ein lebendiges Raumdesign lebt vor allem von Kreativität. Geben Sie Ihrem Event-Dienstleister also die notwendige Freiheit, ein kreatives Raumdesign zu erstellen. Seine Expertise trägt zu einem passgenauen Raumdesgin bei und das ist am Ende einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. 

  12. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle
    Als Veranstaltungsplaner haben Sie das Event-Budget stets im Blick. Aber Vorsicht: sparen Sie nicht an der falschen Stelle, sonst investieren Sie am Ende doppelt. Die Expertise der Event-Logistiker, zum Beispiel beim Auf- oder Abbau einer Veranstaltung - oder beim Umbau, während zwei Veranstaltungsteilen, bietet Ihnen als Veranstaltungsplaner viele Mehrwerte, beispielsweise dann, wenn vorgegebene Zeitfenster exakt eingehalten werden müssen. Experten unterstützen Sie und sorgen somit für ein reibungsloses Veranstaltungsmanagement. 

  13. Teilen Sie Informationen
    Informationen schaden immer nur denen, die sich nicht haben. Ergo: binden Sie Ihre Eventausstatter und Raumdesigner in alle Abläufe mit ein. Je komplexer die Veranstaltung, desto mehr Gewerke sind eingebunden. Teilen Sie also wichtige Informationen, so sorgen Sie dafür, dass alle Gewerke miteinander- und nicht nebeneinander arbeiten. Reibungsverluste werden somit minimiert. 

  14. Setzen Sie Akzente 
    Design-Klassiker, zum Beispiel im Bereich der Mietmöbel, werden schnell zu Eye-Catchern in Ihrem Raumdesign. Setzen Sie Akzente. Live-Kommunikation und Exprience-Marketing leben schließlich von der multisensorischen Wahrnehmung. 

  15. Vermeiden Sie Kurzfristigkeit
    Ganz gleich, ob es um die Änderung einer Bestellung oder um die Bestellung selbst geht: Kurzfristige Aktionen erhöhen das Risiko auf Fehler, gerade bei komplexen Veranstaltungen. Und eben solche Fehler gefähren den Erfolg Ihrer Live-Kommunikation. 

  16. Inspirieren, überraschen und fesseln Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer 
    Geben Sie sich keinesfalls mit Standardlösungen zufrieden. Überraschen und fesseln Sie die Gäste Ihres Events, indem Sie out of the box denken und sich so von den überlichen Standards lösen. Experience-Marketing und Live-Kommunikation leben von Effekten, von Eindrücken und Erlebnissen. Seien Sie kreativ. Inspirieren, überraschen und fesseln Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer. So erzeugen Sie einen nachhaltig, erfolgreichen Event. 

Inspirieren und überraschen Sie, indem Sie die richtige Atmosphäre schaffen und sicherstellen, dass diese im Einklang mit Ihrer Veranstaltung steht. Ein gutes Styling kann Ihre Message deutlich stärken und den Erfolg vergrößern! 

Seien Sie nicht zu geheimnisvoll über das verfügbare Budget.  
Wir leben in einer transparenten Zeit, in der Offenheit zum Schlüssel geworden ist.  
Dies gilt nicht nur für den Verkäufer, sondern auch für den Käufer. Niemand profitiert von einem schönen Plan, der nie realisiert wird. Seien Sie also ehrlich über die verfügbaren Resourcen. 

Denken Sie selbst nicht zu detailliert über alles nach, sondern geben Sie Ihren Partnern den Freiraum, deren Fachwissen zur Nutze zu bringen. Es ist sehr wichtig, Richtlinien und Wünsche zu äußern, jedoch sollte man nicht zu kleinlich darüber sein, welche Möbel, Vasen und Blumen verwendet werden. Vertrauen Sie auf die Kompetenz Ihrer Lieferanten und geben Sie ihnen den Raum, überraschende und neue Konzepte zu entwickeln!  

 

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