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Tipps & Tricks

Das kostet dein digitales Event – 10 Tipps für die perfekte Budgetplanung

Der Erfolg liegt in der Budgetplanung des Events

Der Trend zur Digitalisierung schlägt sich auch in der Eventbranche nieder. Digitale online Veranstaltungen boomen, denn dadurch wird ein Live-Event für Teilnehmer ortsunabhängig miterlebbar. Bei Live-Erlebnissen von überall aus mit dabei sein - Diese neue Welle an digitalen Formaten erfordert eine neue Herangehensweise an die Eventplanung, insbesondere der Budgetplanung. Das Budget eines Events entscheidet häufig in welchem Umfang ein Event stattfinden kann, daher ist die Budgetplanung eines Events essentiell für den Erfolg.

Welche Faktoren spielen bei der Budgetplanung digitaler Events mit? Das haben wir von NEXTLIVE genauer unter die Lupe genommen.

Welche Kosten kommen auf dich zu?

Professionalität und Erfolg haben ihren Preis, unabhängig davon, ob sie online oder in-person messbar sind. Man mag vielleicht annehmen, dass digitale Events automatisch weniger kostspielig sind, jedoch ist das oft nicht der Fall. Denn jede Art von Event und dessen individuelle Zielsetzung können auch im digitalen Rahmen für Kosten sorgen.

Wir haben hier ein paar der gängigen Kostenfaktoren aufgelistet, damit du dich bestens auf dein erfolgreiches Online Event vorbereiten kannst.

  • Videokonferenz- und Streaming-Dienste
  • Internetverbindung
  • Event Webseite oder App
  • Teilnehmermanagement
  • Voting- oder Interaktion Tools (fall sie noch nicht im Videokonferenz Dienst inklusive sind)
  • Honorare für Präsenter, Moderatoren, Künstler, GEMA, etc.
  • Marketing & Promotion
  • Interne Personalkosten

Was solltest du noch bei der Budgetplanung beachten?

Zunächst solltest du dir wirklich deiner Zielsetzung und individuellen Anforderungen deines Events im Klaren sein. Wie groß und individuell das Event sein soll, wie viel Vorwissen du mitbringst usw., da ansonsten weitere Kosten für externe Beratung/Support anfallen können. Bei einem Marketing Event verschicken viele Veranstalter z.B. Goodie Bags oder Essenspakete zu den Teilnehmern nach Hause. Wenn du dein Event streamen möchtest solltest du dich vorab auch um eine Location informieren und die Mietkosten ebenfalls in deinen Budgetplan mit einberechnen.  Wenn du Geld sparen möchtest oder wenig Budget hast, kannst du natürlich ein digitales Event erfolgsversprechend und preisgünstig planen. Damit dir das gelingt haben wir von NEXTLIVE dir 10 Tipps für deine Budgetplanung zusammengestellt.

10 Tipps für deinen gelungenen Budgetplan

  1. Definiere klar deine Zielsetzung und Anforderung des Events

Um keine unnötigen Ausgaben zu machen raten wir dir genug Zeit einzuplanen, um die Zielsetzungen und Anforderungen des Events sowohl von deiner Seite als auch der von deiner Zielgruppe, bzw. Teilnehmern zu definieren.

  1. Lege eine Excel-Tabelle an

Um dir einen Überblick über alle Kosten deines Events zu verschaffen, hilft es eine Excel-Tabelle für deinen Budgetplan anzulegen. Zudem raten wir nicht bei der Beschreibung jedes Kostenpunktes zu sparen, denn es gilt: je detaillierter alles aufgelistet ist, desto einfacher kann man sparen.

  1. Erstelle eine Checkliste

Eine Checkliste mit den häufigsten Kosten von vorherigen oder vergleichbaren Events kann dir definitiv dabei helfen die voraussichtlichen Gesamtkosten so gut wie möglich abzuschätzen. Somit kann es dir leichter fallen einzuschätzen was auf dich zu kommt.

  1. Verschaffe dir eine Übersicht zu allen Zahlungsdaten

Man kann nie vorsichtig genug sein, vor allem wenn es um mögliche Kosten geht. Deshalb solltest du dir einen Überblick aller Zahlungsdaten verschaffen, um keine Termine und Vorabzahlungen zu versäumen. Je größer das Event, desto leichter kann man den Überblick verlieren und es fallen schnell Strafbeträge oder Versäumniskosten an.

  1. Plane unvorhergesehene Kosten mit ein

Es ist immer empfehlenswert bei der Budgetplanung einen gewissen Teil für unvorhersehbare Kosten mit einzuplanen. Oft laufen Planungen nicht ganz so ab wie vorab definiert. Um aber dennoch ein erfolgreiches Event zu halten, ist es von Vorteil, spontan anfallende Kosten einfach mit dem bestehenden Budgetplan abzuwickeln.

  1. Kalkuliere deinen ROI (Return of Investment)

Je nach Event Art kannst du dein Return of Investment, oder auch Kapitalrentabilität genannt, berechnen. Dafür kannst du einfach alle angefallenen Kosten sowie erreichten Ziele (z.B. Anzahl der Neukunden oder Verkäufe) in einen ROI-Rechner eintragen. Der ROI bietet dir wertvolle Aussagen zu dem Finanziellen Erfolg deines digitalen Events.

  1. Unterschätze Marketing nicht

Besonders für digitale Events solltest du mit viel Marketing und Promotion Kosten rechnen. Erkundige dich also am besten im Voraus wie viel z.B. Werbeanzeigen auf den verschiedenen Online-Plattformen kosten, oder ob es sich lohnt einen Influencer zu bezahlen.

  1. Kommuniziere klar mit deinen Stakeholdern

Wenn es um die Budgetplanung geht, sollten alle relevanten Stakeholder immer über alle Abläufe und Veränderungen Bescheid wissen. Intern bedeutet dies, dass du wichtige Budgetinformationen mit all deinen Teammitgliedern kommunizierst, die für die finanzielle Aufsicht über die Veranstaltung zuständig sind. Ähnlich verhält es sich mit der externen Kommunikation: Du solltest am besten übermäßig kommunikativ und glasklar mit allen relevanten Veranstaltungsanbietern sein.

  1. Agile

Budgetplanung und Kalkulation im Stil des agilem Event Management bringt viele Vorteile mit sich. Durch eine agile Arbeitsweise während der Eventplanung können Veränderungen und kurzfristige Hindernisse ohne Probleme mit in den Budgetplan adaptiert werden, und somit anfallende Kosten gespart werden. Wenn du mehr über agiles Event Management wissen möchtest, kontaktiere uns jeder Zeit für unverbindliche Informationen.

  1. Suche dir einen Anbieter

Bei der Planung von mehreren Events lohnt sich ein Anbieter der dich bei Themen wie Location, Virtuelles Event Tool und Rahmenprogramm beraten kann. Aufgrund unserer Erfahrung in der Eventbranche haben wir vielen Kunden bereits dabei geholfen ein erfolgreiches, digitales Event zu planen, und dabei sogar Kosten zu sparen. Kontaktiere uns deshalb ganz einfach, und komplett unverbindlich, um auch dein Event mit dem perfektem Budgetplan zu planen!

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