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Tipps & Tricks

Checkliste Veranstaltungsorganisation: der Referent

Bei Veranstaltungen führst du eigentlich Live-Kommunikation durch. Dieser Zweig des Sports ist so alt wie die Straße nach Rom. In der Regel spielt der Sprecher einer Veranstaltung, eines Kongresses, einer Messe oder einer anderen wichtigen Veranstaltung eine sehr wichtige Rolle. Diese Rolle hat sich ein wenig geändert, jedoch bleiben einige grundlegende Tipps erhalten.

Kategorien der Referenten

Die Referenten stammen aus verschiedenen Kategorien, aus verschiedenen Branchen und verfügen über unterschiedliche Kompetenzen und Perspektiven:

  • Sport
  • Politik
  • (Populär-)Wissenschaft / Experten
  • Unternehmen
  • BNers
  • Inspiration
  • Fachleute 
  • Zukunft, Trends, Innovationen
  • Visionäre
  • Motivation
  • etc.

Du bist auf der Suche nach dem Referent für deine Veranstaltung?

Hier sind einige nützliche Tipps

Suche nach Referenten, die zum Thema deiner Veranstaltung passen. Es ist viel effektiver, einen Redner nach Fachgebiet, Problem und Thema zu finden, als einen "Namen" zu wählen.

Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Es gibt eine Reihe von hochwertigen Sprecheragenturen, die dich hervorragend beraten können.

Treffe nicht nur finanzielle Vereinbarungen mit Referenten, sondern auch Vereinbarungen über organisatorische und inhaltliche Aspekte. Nachdem du alles durchgegangen bist, triffst du eine Sprecher-Vereinbarung.

Vereinbare mit dem Referent, wie der Inhalt auf deiner Veranstaltung, deine Botschaft, deine Live-Kommunikation oder dein Event-Marketing zugeschnitten werden kann.

Wenn eine Interaktion für deine Veranstaltung und deine Zielgruppe wichtig ist, bespreche mit deinem Referent deutlich, wie und wann diese Interaktion stattfinden kann.

Die Lautsprecher sind für dich da. Für deinen Live-Kommunikationsmoment, deine Botschaft und deine Gäste. Lass daher niemals zu, dass Referenten "ihre Geschichte" erzählen, ohne informiert zu werden, sondern integriere den Referenten und seinen Inhalt in dein Konzept.

Plane es kostengünstig. Denn gute Redner kosten Geld, aber wenn sie gut eingesetzt und eingewiesen sind, sind sie doppelt so viel Wert.

Hab keine Angst, dich für den unbekannten, großen Namen zu entscheiden. Ein BN ist nicht immer zufriedenstellend. Wähle z.B. einen erfahrenen Experten oder einen völlig unerwarteten Blickwinkel. Bitte beachte, dass dies bedeuten kann, dass du dich für jemanden entscheidest, der kein "geborener Sprecher" ist. Du oder ein Experte musst ihn oder sie einweisen und anleiten. Ein guter Vorsitzender kann dir zum Beispiel mit dem Referent helfen.

Die Lautsprecher müssen flexibel sein.

Es gab so viele Apps und Tools rund um die Lautsprecher. Häufig ausgerichtet auf Interaktion und Crowdsourcing. Das EventBranche Magazine geht davon aus, dass dies 2017 der Fall sein wird. Sie fordern in ihrem Trendmagazin, dass dein Gast mehr Verantwortung übernimmt und ein hohes Maß an Flexibilität seitens der Referenten.

Wie eine Interaktion gewöhnlich abläuft hat sich im Laufe der Jahre verändert. Der Sprecher wird sich daran gewöhnen müssen, dass der Besucher/Gast immer mehr Kontrolle hat. In vielen Fällen bedeutet dies, die Inhalte an die Zielgruppe anzupassen. Im Jahr 2016 haben die Organisatoren es sogar gewagt, die Öffentlichkeit entscheiden zu lassen, wie lange jemand noch sprechen darf. Abstimmung und Interaktion in der Redezeit bedeutet auch, dass ein Redner ein hohes Maß an Flexibilität haben muss".

Produkte für die Interaktion

Sendsteps

  • Wie kann ich mein Publikum in meine Präsentation einbeziehen?
  • Was kann ich tun, um meine eigene Präsentation aufzupeppen?

Lass das Publikum während deiner Präsentation auf Multiple Choice und offene Fragen reagieren. Das Publikum sendet seine Reaktionen per Handy oder Tablet ein. Dies kann über eine Website, SMS oder Twitter erfolgen. Die Ergebnisse werden direkt auf dem Präsentationsbildschirm oder über einen Filter angezeigt und von nun an kannst du problemlos in einen Dialog mit dem Publikum treten!

Sendsteps ist die logische Alternative zu einem Abstimmungsgerät. In kürzester Zeit erhältst du ein authentisches Feedback. Auf diese Weise kannst du schnell gemeinsam Entscheidungen treffen, einfach eine Meinungsumfrage durchführen und Eigenverantwortung übernehmen.

Auch nach dem Ende des Meetings hast du noch wertvolle Informationen. Erfahre, wie Engagement dein Event noch wertvoller macht!

Avint

  • Interaktion mit dem Publikum, ist es nicht das, was du willst?

AVINT ist ein drahtloses, interaktives Abstimmungssystem, das es deinem Publikum ermöglicht, an Präsentationen und Meetings teilzunehmen. Es funktioniert plattformübergreifend auf jedem Gerät, das eine Verbindung zum Wi-Fi hat. Eine Internetverbindung ist jedoch nicht zwingend erforderlich, da es auch möglich ist, ein lokales Netzwerk eingerichtet zu bekommen.

Mit AVINT kannst du während deiner Besprechung allen Teilnehmern im Raum Fragen stellen, die diese dann direkt auf dem eigenen Gerät beantworten und die Ergebnisse auf einer Großleinwand für das gesamte Publikum darstellen.

Mit AVINT kannst du beispielsweise die Meinung oder das Niveau deiner Zielgruppe messen, was wiederum zu einer Geschäftsstrategie oder zur Verbesserung der Ausbildung beitragen kann.

Buzzmaster

Mit BuzzMaster bringst du garantiert jeden Raum in Bewegung. Ob du eine Konferenz, Debatte, einen Vortrag oder einen Workshop organisierst. Über ihre Smartphones oder Tablets nimmt das Publikum aktiv teil. Sie können dem Sprecher Fragen stellen, ihre Meinung äußern, Umfragen durchführen und vieles mehr. Das Schöne an dieser Methode ist, dass man jetzt auch Reaktionen von Leuten erhält, die normalerweise nicht sehr oft sprechen. Wir filtern alle relevanten Rückmeldungen aus dem Publikum heraus. Dies geschieht auf der Grundlage von BuzzMasters, den Sidekicks des Tagesvorsitzenden oder Keynote Speakern. Diese Assistenten sind während deiner Veranstaltung aktiv. Im Prinzip sind sie starke, überdurchschnittliche Redakteure, die die Informationen aus dem Publikum filtern. Sie teilen das lustigste und relevanteste  Feedback direkt mit der Person auf der Bühne.

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