Eine temporäre Unterkunft – früher auch gern einfach ‚Zelt‘ genannt – ist eine ausgezeichnete Lösung für viele Eventkonzepte. Zusammen mit unserem Partner Intertent haben wir von NEXTLIVE dir hier eine Checkliste bestehend aus 10 Punkten zusammengestellt! Alles für deine Zeltveranstaltung!
Wie groß soll das Zelt für den Event sein? Berücksichtige bei der Auswahl der Größe das Setting des Events. Zusätzlich ist es gut, zu wissen, wie viel Post-Basis-Budget dir noch zur Verfügung steht.
Ist der Stellplatz des Zelts flach? Kann das Zelt dort verankert werden und so gegen Wind und Wetter geschützt werden? Ist dies nicht der Fall, dann ist ein hochwertiger Zeltbauer/-Vermieter eine gute Lösung – beachte hierbei jedoch auch die Mehrkosten.
Ein Veranstaltungszelt oder eine temporäre Unterkunft ist immer eine logistische Transport-Challenge. Behalte dies bei der Planung stets im Hinterkopf, denn beispielsweise eine alte Zugbrücke an einem historischen Ort ist nicht sonderlich gut erreichbar.
Es ist immer ratsam, die Gemeinde nach einer möglichen Genehmigung zu fragen.
Wenn es nicht notwendig ist – gut. Falls doch, dann sind die Kosten für eine Genehmigung oft erheblich niedriger als die Geldstrafe danach. Gib auch Zugang zur Planung deiner Veranstaltung. Es ist sehr gut, wenn die lokalen Behörden wissen, was auf deiner temporären Eventlocation geschieht, um so zum Beispiel Notfalldienste vorzubereiten.
Ein Zelt, das von einem Qualitäts-Zeltvermieter hergestellt wird, kann in Bezug auf Regen, Kälte und Wind so einiges abhaben. Aber in den kalten Wintermonaten sind die Heizkosten deutlich höher.
Im Sommer muss man hingegen die Klimaanlage und die damit einhergehenden Kosten berücksichtigen. Zögere nicht, dir hier externen Rat einzuholen.
Zelt-Lieferanten haben oft ein Netzwerk von bevorzugten Lieferanten: Hierzu gehören Spezialisten und Experten, die genau wissen, was sie in einem Zelt tun können und was nicht. Dazu gehören audiovisuelle Experten, Caterer, aber auch Sanitär-Verleiher und Veranstaltungsdekorateure.
Der Zeltvermieter berät dich hierzu gerne – nimm dies in Anspruch. Ein guter Rat von Experten kann nie schaden!
Die Arbeit im Zelt ist für viele Eventfirmen ein kleines Problem. Es wird daher dringend empfohlen, sowohl mit dem Zelt-Lieferanten als auch mit allen anderen Lieferanten rechtzeitig zu besprechen, ob es Einschränkungen beim Aufbau der Veranstaltung gibt. Denke zum Beispiel an Hängemöglichkeiten für Beleuchtungs- und Beschallungsanlagen.
Um unangenehme Überraschungen und darauf folgende Mehrkosten oder gefährliche Situationen zu vermeiden, ist es stets eine gute Idee, den Zeltvermieter mit zu deiner temporären Eventlocation zu nehmen und ihm das Gelände zu zeigen. Denke stets daran: Der Vermieter ist Experte und wird dir gute Tipps geben können!
All deine Lieferanten sollten gut versichert sein, dazu gehört selbstverständlich auch der Vermieter deines Veranstaltungszeltes. Starke Stürme oder andere extreme Umstände können schnell zu Problemen führen und schwerwiegende Konsequenzen mit sich führen.
Überprüfe also stets, ob die Zelte den neuesten Sicherheitsstandards entsprechen: Denke hier an die Notbeleuchtung, Feuerlöscher, etc. Eine Eventversicherung ist besonders bei temporären und Wetter-gefährdeten Events ein absolutes Muss!
Hier gilt immer: Qualität über Quantität. Auch bei Event-Zelten geht es um den letzten Schliff bis ins kleinste Detail. Strebe also nach Perfektion und wähle deine Lieferanten überlegt aus.
Diese Checkliste und Tipps für die Nutzung eines temporären Veranstaltungsortes sind durch die Kombination aus Wissen und Expertise von Intertent entstanden – einer der vielen hochwertigen Zelt-Lieferanten der Niederlande!
