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An welche Zielgruppe richtet sich dein Event?

Nur wenn du das Ziel und die Zielgruppe der Veranstaltung kennst, kannst du das Programm, das Catering, die Location und die Lieferanten darauf abstimmen. Denn ein Event für Kunden erfordert zum Beispiel eine andere Umsetzung als ein Event für eine interne Zielgruppe.

Passe den Inhalt des Events an die Zielgruppe an. Es gibt zwei Arten von Zielgruppen:

  • Interne Zielgruppe: Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Partner und/oder Verwandte von (ehemaligen) Mitarbeitern, Geschäftsführer usw.
  • Externe Zielgruppe: Kunden, Interessenten, Lieferanten, Anwohner, Presse, Regierung, Geldgeber, etc.

Interne Zielgruppe

Personal

Sind auch Teilzeitkräfte und Bereitschafts-Arbeiter eingeladen? Wenn das Unternehmen diese oft in Anspruch nimmt, ist es ratsam, dies zu tun. Auf diese Weise kannst du als Unternehmen zeigen, dass sie Teil des Teams sind.

Denke auch an Mitarbeiter anderer Unternehmen, die über einen längeren Zeitraum im Unternehmen eingesetzt wurden.

Ehemalige Mitarbeiter

Ehemalige Mitarbeiter sind: jeder, der jemals im Unternehmen beschäftigt war oder noch passiv tätig ist. Rentner, Menschen im WIA und Menschen, die einen anderen Arbeitgeber gefunden haben.

Für Rentner wird oft eine separate Veranstaltung organisiert, da diese Gruppe besondere Anforderungen an die Veranstaltung stellt. Diese ehemaligen Mitarbeiter genießen es auch, mit ehemaligen Kollegen zusammen zu sein, ohne weitere Gesellschaft.

Partner von (ehemaligen) Mitarbeitern

Wenn die Veranstaltung organisiert wird, um den Mitarbeitern für ihre Bemühungen über einen abgeschlossenen Zeitraum zu danken, sind in der Regel Partner eingeladen.

Wenn es das Ziel der Veranstaltung ist, sich besser kennenzulernen, bleiben die Partner oft zu Hause.

Die Entscheidung, ob Partner eingeladen werden sollen oder nicht, ist eine sensible Entscheidung. Für einige ist eine Party nur dann eine Party, wenn auch die Partner willkommen sind. In erster Linie sollte das verfügbare Budget kein ausschlaggebender Faktor dafür sein, ob die Partner eingeladen werden sollen oder nicht. Entscheidend sollte immer das Ziel deiner Veranstaltung sein.

Familienangehörige von (ehemaligen) Mitarbeitern

In der Regel bezieht sich dies auf die Kinder. Immer häufiger werden Familientage mit einem separaten Kinderprogramm organisiert. Die Einladung der Kinder kann zwei Zwecke erfüllen:

  • Die Eltern werden früher kommen, wenn die Kinder mitkommen dürfen.
  • Die Einladung der Kinder vermittelt ein positives Bild nach außen.

Wenn du einen Familientag planst, stelle sicher, dass die Einrichtungen ideal für Mitarbeiter, Partner und Kinder sind.

Vorstand

Der Vorstand oder der Aufsichtsrat wird oft vergessen. Aber die Anwesenheit dieser Menschen bei Mitarbeiterveranstaltungen ist manchmal durchaus funktional. In der Praxis wird für diese Zielgruppe oft eine separate Veranstaltung mit einem höheren Budget pro Person organisiert, obwohl heutzutage eine einmalige interne Veranstaltung erforderlich ist.

Externe Zielgruppe

Kunden

Welche Kunden lädst du ein, welche nicht? In der Regel wird nach der Umsatzgröße unterschieden. Manchmal wird für Top-Kunden eine andere Veranstaltung organisiert als für Kunden, die gelegentlich einen kleinen Auftrag erteilen. Du kannst Kunden auch anhand der Kategorien Entscheidungsträger, Benutzer oder Beeinflusser definieren.

Eine große Gruppe von Kunden lässt sich leicht in Untergruppen unterteilen. Für diese Gruppen, die in alle möglichen Arten und Daten unterteilt sind, kannst du auch andere Programme oder sogar andere Veranstaltungen pro Untergruppe organisieren. Maßgeschneiderte Arbeit.

Perspektiven

Interessenten sind potenzielle Kunden oder kleine Kunden mit Wachstumspotenzial. Es werden nur wenige Veranstaltungen mit ausschließlich Interessenten organisiert. Die Kombination von Kunden/Perspektiven ist fast immer vorhanden. Das hat einen Vorteil: Die Kunden stehen in Kontakt mit den Interessenten und können ihre positiven Erfahrungen an sie weitergeben. Nachteil: Sie sind eigentlich zwei verschiedene Zielgruppen. Wenn du deine Veranstaltung ausschließlich auf potenzielle Kunden ausrichtest, kann die gesamte Veranstaltung tatsächlich entsprechend organisiert werden. Auch hier ist die persönliche Ansprache effektiv.

Lieferanten

Loyale Lieferanten sind für ein Unternehmen entscheidend. Lade sie zu festlichen Momenten wie einem Jubiläum als Zeichen der Wertschätzung ein. Ziel: eine (noch) bessere Zusammenarbeit. Vielleicht können sie die Veranstaltung sponsern?

Einheimische

Du kannst z.B. Anwohner einladen, um die Unannehmlichkeiten beim Bau eines neuen Gebäudes oder bei der Renovierung zu kompensieren.

Die Presse

Hat die Veranstaltung einen Nachrichtenwert? Oder stellt der Veranstalter fest, dass es einen Nachrichtenwert gibt? Lade dann die Presse ein. Manchmal wird redaktionelle Aufmerksamkeit erkauft, so dass die Aufmerksamkeit in der Presse garantiert ist. Risiko: Wenn die Presse die Möglichkeit hat, unter die Gäste zu gehen, ist es nicht mehr möglich, Informationen zu senden. Eine negative Berichterstattung kann die Folge sein.  Aber natürlich riskiert man das ohnehin im Zeitalter von Social Media, in dem jeder ein Journalist ist. Stelle einfach sicher, dass deine Angelegenheiten geregelt sind.

Heutzutage ist dein Gast auch eine Art "Presse", also unterstütze sie dabei. Zum Beispiel, indem du darüber nachdenkst, was du bei deiner Veranstaltung mit Selfies machen kannst.

Regierung

Manchmal ist es ratsam oder diplomatisch, Vertreter nationaler, regionaler oder kommunaler Behörden zu einer Veranstaltung einzuladen.

Geldgeber

Banken werden eingeladen, wenn sie z.B. ein Großprojekt finanziert oder betreut haben, oder ein Projekt noch finanziert werden muss.

Denken Sie auch an die Shareholder

Die gesamte oder ein Teil der Zielgruppe kann zu internen und externen Veranstaltungen eingeladen werden. Eine Kombination aus interner und externer Zielgruppe ist nicht sehr verbreitet. Zumindest nicht mit dem gesamten Personal. Zum Beispiel eine Kombination aus Kunden und Außendienstmitarbeitern.

Sammlung von Informationen über die Zielgruppe

Um ein gutes Programm zu erstellen, ist es wichtig, über einige grundlegende Informationen deiner Zielgruppe zu verfügen. Für die interne Zielgruppe sind diese Informationen in der Regel (teilweise) der Personalabteilung bekannt. Für die externe Zielgruppe kannst du den Außendienst, Kundenbetreuer und andere Ansprechpartner einbeziehen. Nutze auch CRM-Systeme und die erfassten Daten in deinem Unternehmen. Je mehr Vorkenntnisse du über die Zielgruppe besitzt, desto effektiver kann deine Veranstaltung werden.

Hast du zu wenig Informationen über deine Zielgruppe? Binde diese in die Vorphase ein, indem du Fragen stellst, oder spiele ein Spiel, bei dem die Beteiligten Informationen teilen müssen. Du kannst deinen potentiellen Gast auch fragen, was er von deiner Veranstaltung erwartet.

Standardfragen zu deiner Zielgruppe sind

  • Die Beziehung zwischen Männern und Frauen?
  • Die Altersstruktur?
  • Das Bildungsniveau der Gäste?
  • Das soziale Niveau?
  • Kennen sich die Gäste?
  • In welchem Verhältnis stehen die Gäste zum Unternehmen?
  • Wie oft besuchen potenzielle Gäste eine Veranstaltung?
  • Welchen Komfort sind die Gäste gewohnt?
  • Was hat das Unternehmen in der Vergangenheit für diese Gruppe organisiert?
  • Was erwarten die Gäste von dem Unternehmen?
  • Darüber hinaus ist es bei einigen Veranstaltungen wichtig zu wissen:
  • Wo wohnen die Gäste?
  • Welche Nationalität haben sie?
  • Wie ist ihr körperlicher Zustand?

Fragebogen

Organisierst du zum ersten Mal etwas für eine interne Zielgruppe? Dann überlege dir, einen Fragebogen zu verteilen. Du fragst deine Gäste dann direkt, was sie gerne unternehmen würden, was sie mit einem Besuch der Veranstaltung erzielen möchten oder von wem/über wen oder was sie mehr hören möchten.

Für eine bekannte Zielgruppe wird dies als Schwachpunkt angesehen. Oftmals sind die Wünsche der Gäste nicht umsetzbar und man ist auf eigene Einschätzungen und Erfahrungen angewiesen. Auch der Überraschungseffekt ist weg und ein guter Gastgeber kennt seine Gäste. Es gibt also einen schmalen Grat zwischen Fragen stellen und mitdenken,  und deinem eigenen Wissen und der Expertise bei der Organisation einer Veranstaltung.

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