Maßgeblich für den Erfolg und die Teilnehmerzahl an einem Event sind das Datum und der Wochentag, an dem eine Veranstaltung stattfinden soll.
Auch die Tageszeit spielt natürlich eine wichtige Rolle. Mit diesen acht Schritten kommen Sie der idealen Veranstaltungszeit, dem Wochentag und dem Datum ein Stückchen näher.
Hierbei wird vorausgesetzt, dass es nicht „den einen“ besten oder schlechtesten Tag gibt, obwohl die Vergangenheit gezeigt hat, dass Wochenenden oft sehr schwierig sind - abgesehen von Familienfesten natürlich. Der Montag ist oft ein schlechter Tag, um etwas zu organisieren. Ausnahmen sind hier spezielle Zielgruppen wie Einzelhändlern und Friseure (aufgrund der gemeinsamen Ladenschließung am Montag).
Dienstag, Mittwoch und Donnerstag sind die geeignetsten und gängigsten Tage für einen Event.
In einigen Fällen ist der Freitag geeignet - manchmal jedoch auch nicht. Geschäftsveranstaltungen, bei denen Partner anwesend sind, finden vorzugsweise am Freitag (Nachmittag und Abend) statt. Denken Sie bei Freitagsevents auch an eine Award-Show mit anschließender Party. Events mit Fokus auf Wissensaustausch sind an einem Freitag jedoch viel weniger beliebt.
Der richtige Zeitpunkt ist für jede Veranstaltung und jede Zielgruppe unterschiedlich. Gäste aus dem ganzen Land zu einem Event am Dienstagmorgen um 09:00 Uhr in Berlin einzuladen ist problematisch. Gleiches gilt für einen Start rund um die Hauptverkehrszeit am Mittag. Aber auch ein Geschäftstreffen nach der normalen Arbeitszeit ist in vielen Fällen mit Schwierigkeiten verbunden. Überprüfen Sie Ihre Absichten bei Bedarf mit potenziellen Gästen.
Gerade im Winter ist es wichtig, die Wetterbedingungen zu berücksichtigen. So dürfte beispielsweise die Beteiligung von überregionalen Gästen bei einer Veranstaltung im Februar aufgrund der Angst vor Nebel, rutschigen Bedingungen oder Schnee geringer sein.
Tipp: Sollten Sie aufgrund von schlechtem Wetter unerwartet in Schwierigkeiten geraten und absagen müssen, ist es wichtig, logisch, kurz und effizient zu kommunizieren.
Aufgrund der regionalen Verteilung der Feiertage gibt es immer weniger Wochen, in denen Sie eine Veranstaltung mit Gästen aus dem ganzen Land durchführen können. Regional gibt es da mehr Möglichkeiten. Der Freitag vor einer Ferienzeit und der Montag sollten nicht in Betracht bezogen werden.
Es versteht sich von selbst, dass man sich um die Feiertage kümmern muss. Auch hier ist der Tag vor und nach einem Urlaub riskant. Dasselbe gilt in einigen Fällen für die Woche, in die die Feiertage fallen. Seien Sie vorsichtig bei allgemein üblichen Tagen mit Arbeitsverkürzung. Hierbei hilfreich sind Websites mit praktischen Übersichten über die Feiertage, an denen Kinder schulfrei haben.
Dies sollte sowohl bei Veranstaltungen mit regionalen als auch mit überregionalen Gästen berücksichtigt werden: im Süden ist es zum Beispiel unmöglich, während des Karnevals seriöse Gäste zu interessieren. Denken Sie bei besonderen Veranstaltungen auch an wichtige Messen und nationale Kongresse für die Zielgruppe.
Berühmt und beliebt sind natürlich große Fußballspiele, aber auch die Termine der Olympischen Spiele, Wimbledon, etc. haben großen Andrang. Es kann auch sehr schön und interessant sein, eine solche Veranstaltung gemeinsam bei Ihrer Veranstaltung zu verfolgen.
Abgesehen davon, dass es immer gut ist zu wissen, was Ihre Mitbewerber bei Veranstaltungen tun, ist es natürlich äußerst wichtig zu wissen, ob sie im gleichen Zeitraum einen Event geplant haben.
Sie können dies dann voraussehen, indem Sie das Datum und den Inhalt der Besprechung festlegen.
