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7 Schritte zum Return on Investment für Ihren Event

Die genaue Bestimmung und Realisierung des ROI (Return on Investment) eines Events ist immer eine Challenge – jedoch eine machbare, wenn du dir die nächsten sieben Schritte zu Herzen nimmst. Dies gilt für Kongresse, aber auch Messen, Präsentationen und sogar für eine Mitarbeiterfeier!

Jeder Euro, den du in die Organisation einer Veranstaltung investierst, sollte vorzugsweise in Branding, Kundenwachstum oder direkten Profit investiert werden. Um dies jedoch auch zu erreichen, ist es wichtig, ein genaues Ziel zu haben und dieses zu messen, um schließlich den Return on Investment (ROI) zu berechnen. Da stellt sich die Frage: Wie genau macht man das eigentlich?

Am besten durchläuft man die folgenden sieben Schritte. Wenn dies jedoch zu viel Arbeit ist, kann auch eine erfahrene Eventagentur eine wertvolle Hilfe sein.

Schritt 1: Zielsetzung

Unterm Strich sollte ein Event selbstverständlich ein Plus machen. Jedes Event muss einen Gewinn erzielen, sonst ist der ROI negativ - das will natürlich niemand. 
Hierzu solltest du dir folgende Fragen stellen: Was ist die Herausforderung oder die Chance, die man mit dieser Veranstaltung erreichen möchte?

Ist ein Event zu diesem Zweck die beste Lösung? Welche Aktivitäten sind erforderlich, um das Ziel zu erreichen und wie passt es in unseren Marketing-Mix?

DON’T: Events ohne Zielsetzung organisieren. Damit wird das Geld aus dem Fenster geworfen!

Schritt 2: Bestimme den gewünschten Effekt für deine Gäste

Was sollten deine Gäste nach der Veranstaltung tun? Der wahre Wert einer Veranstaltung liegt in den Aktionen, die deine Besucher nach der Veranstaltung oder sogar während der Veranstaltung durchführen.

Auch das Verhalten vor einer Veranstaltung kann beeinflusst werden, zum Beispiel durch den smarten Einsatz von Incentives. Es reicht nicht aus, dass die Gäste nur Gedanken und Gefühle über das Event haben, sondern diese sollen sich auch in Aktionen verwandeln.

Eine Frage, die man sich auf dem Weg dorthin stellen sollte, ist: Warum tun sie das nicht schon jetzt?

Schritt 3: Bestimme wie die Learning Experience bei der Veranstaltung aussehen soll

Wie werden deine Gäste das tun, was in Schritt 2 beschrieben wurde? Hierbei ist Effektives Lernen das Stichwort. Effektives Lernen ist Lernen durch Erfahrungen, wobei alle fünf Sinne stimuliert werden.

Hier solltest du dich fragen, was die Gäste bei der Veranstaltung lernen/erleben müssen, um im Nachhinein ihr Verhalten zu ändern. Und wie kannst du das in die Wege leiten?

Bei der Veranstaltung erhalten Gäste viele Informationen, aber da es sich um eine Live-Veranstaltung handelt, erlebt dein Gast dies mit anderen Gästen gemeinsam, was wiederum Vertrauen schafft.

Die Einstellung des Besuchers zu deiner Marke kannst du mit einer Learning Experience nachhaltig verändern.

Schritt 4: Kreiere eine lehrreiche Umgebung!

Die Learning Experience selbst hängt automatisch mit der Umgebung zusammen, in welcher dies auch geschehen soll. Es gibt eine Anzahl an Studien, welche beweisen, dass Elemente wie Licht, Musik, Farbe und auch das Catering einen großen Einfluss auf den Lerneffekt während eines Events haben.

Es stellte sich zudem heraus, dass das Konzept und die Dekoration einer Präsentation mehr Wirkung haben als der eigentliche Inhalt. Kurz gesagt, schaffe eine Lernumgebung mit visueller Wirkung, die bleibt!

DO's: Inspirieren, kreieren, profitieren. Mache Gebrauch von innovativen Tools wie der „Catchbox“, um das typische „Im Saal sitzen und Zuhören“-Konzept interaktiver zu gestalten. Oder lass deine Gäste durch Shake-on oder NetworkTables effektiver networken!
Außerdem gibt es Elemente wie Virtual- und Augmented Reality, die Erlebnismarketing bei Events neu definieren können.

Auch das Catering hat Potential: Setze beispielsweise einen Konzept-Caterer ein und sorge für das gewisse kulinarische Etwas.

Schritt 5: Messe die Zufriedenheit und die geplanten Maßnahmen

Nach der Veranstaltung ist deine Veranstaltung bereit, "gemessen" zu werden. Beginne hierbei auf der Basisebene, indem du die Lernumgebung bewertest. Hat die Veranstaltung die Erwartungen erfüllt und können die Gäste das Gelernte nutzen?

Frage dich auch, was die Gäste nach dem Besuch der Veranstaltung anders machen wollen. Wenn sie keine weitere Aktion oder Maßnahmen geplant haben, hatte das Ereignis keinen nachhaltigen Wert für den Gast. Dies hat einen großen Wert, daher sollte es sofort nach dem Event gemessen werden. Auch dies bestimmt indirekt den ROI des Events.

Schritt 6: Messe das Gelernte und analysiere Verhaltensänderungen

Was haben die Gäste nachhaltig durch dein Event gelernt und wie hat sich hierdurch vor Allem das Verhalten geändert?
In vielen Fällen genügt es, einfach zu fragen, an welche der gelieferten Informationen sich der Gast erinnern kann. Schau ob sich hierdurch die Einstellung zu deiner Marke geändert hat! Auch interessant ist es, zu wissen, ob durch das Event sinnvolle Netzwerke mit anderen Teilnehmern aufgebaut wurden. Wir empfehlen dir, diese Konzepte 2 bis 4 Monate nach dem Event zu messen.

Tipp: Es gibt viele Möglichkeiten, um deinen ROI des Events zu messen. Durch deine Reichweite auf Social Media, die Anzahl Besucher auf deiner Website, der Nutzung einer Event App, die Anzahl neuer Kunden, zusätzliche Sales oder natürlich durch eine Umfrage.

Schritt 7: Die Auswirkungen auf das Geschäft: ROI Event

Die endgültige geschäftliche Wirkung ist das Ergebnis menschlichen Handelns.
Bei Verbraucher-Veranstaltungen heißt dies zum Beispiel Sales. Bei internen Veranstaltungen geht es eher um Kostensenkung durch ein erhöhtes Level an Effizienz und Effektivität. Aber egal welches Event oder Ziel du misst, stelle sicher, dass du so viel wie möglich darüber herausfindest, ob diese neue Auswirkung durch den Eventbesuch ausgelöst wurde!

Tipp: Wenn du dieselbe Messung bei einer Kontrollgruppe, welche das Event nicht besucht hat durchführst, kannst du ausschließen, dass der Effekt durch andere Aktivitäten wie Reklame Kampagnen, die gleichzeitig laufen, beeinflusst wurde.

Wandle deinen Business Impact in Geld um, um einen echten ROI des Events zu messen. Hierbei hilft folgende Formel:

Impact in Euros – Kosten für das Event / geteilt durch die Kosten = Dein Return on Investment.

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