22 Tipps für effektive Eventplanung

So nutzen Sie Ihre Zeit effizient

Kennen Sie das? Die Deadline für die bevorstehende Veranstaltung rückt immer neäher und die 2do-Liste wird einfach nicht kürzer. Manchmal möchte man den Tag einfach mal um ein paar Stunden verlängern. Doch trotz aller technologischen Entwicklungen ist es der Wissenschaft bisher nicht gelungen. Genau deshalb ist es wichtig, das Veranstaltungsplaner und Eventorgamisatoren ihre Zeit effizient nutzen. Gerade im Vorlauf zu Veranstaltungen ist Effektivität ein wirkungsvolles Instrument in der Eventplanung. Die NEXTLIVE-Redaktion hat 22 wertvolle Tipps zu effizienten Eventorganisation für Sie zusammen gestellt, die Ihnen hilft, Ihre Zeit zielführend einzusetzen.

Wenn etwas in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, dann schieben Sie es nicht vor sich her, sondern erledigen Sie es sofort. Wenn Sie diese kleinen Aufgaben liegen lassen, gefährden, ist Ihre Produktivität.
Treffen Sie wichtige Entscheidungen früh am Tag. Wir Menschen sind so programmiert, dass wir das am Morgen einfach besser denken und entscheiden können.
Steigern Sie Ihre eigene Produktivität mit einer Deadline! Wenn Sie wissen, dass Sie beispielsweise um 18:00 Uhr das Büro verlassen müssen, sind Sie produktiver.
Deligieren Sie Aufgaben sinnvoll, zum Bespsiel dann, wenn Aufgaben auch wenn Kollegen übernommen werden können, die das Eventbudget weniger belasten. Dadurch gewinnen Sie selbst Zeit, die sie wertwschöpfend einsetzen können.
Perfektion ist oft ineffizient. Denn Perfektion kostet Zeit, wertvolle Zeit, die das Endergebnis oftmals nicht signifikant verbessert. Sorgen Sie also dazu, das Aufgaben erstmal erledigt werden, bevor sie "perfekt" erledigt werden. Nachbessern und Optimieren können Sie immer noch, wichtig ist aber erstmal, dass Prozesse abgeschlossen werden.
Planen Sie alles übersichtlich ein. Auch Aufgaben ohne genaue Deadline sollten genaustens zeitlich geplant werden. Denn Aufgaben ohne Deadlines werden oft nicht so schnell erledigt wie Aufgaben mit fixem Termin, daher ist eine Planung aller Aufgaben sinnvoll und empfehlenswert.
Senden Sie E-Mails oder Kurznachrichten als Alternative zum Anruf. Das spart Erklärung und damit Zeit.
Bleiben Sie fokussiert. Gerade Social-Media-Kanäle wie Facebook, Pinterest oder Instagram lenken schnell ab. Das gilt auch für das ständige Checken der E-Mails. Wie auch immer Ihre Ableknung aussieht, sie gefährdet Ihre Produktivität. Daher fokussiern Sie sich bewusst auf Ihre Aufgaben. Doch belohnen Sie sich auch, wenn die Aufgaben erledigt sind!
Verpasste Anrufe? Rufen Sie diese Leute in Etappen zurück, nicht während anderer Arbeitsprozesse. Lassen Sie Ihr Handy auf lautlos, um Unterbrechungen im Arbeitsprozess zu vermeiden. Wenn Sie einen Anruf von jemandem sehen, senden Sie eine automatische SMS, die sagt, dass Sie zurückrufen werden.
Überprüfen Sie Ihre persönlichen E-Mails ein- bis zweimal täglich. Wenn es für Ihre Arbeit nicht entscheidend ist, sind das zwei unnötige Klicks. Planen Sie zwei Blöcke/Pausen an dem Tag, an dem Sie Ihre E-Mails überprüfen können.
Kontrollieren Sie die Browserhistory. Dies kann man zum Beispiel durch Apps durchführen, die Seiten blockieren, auf denen viel Zeit verschwendet wird.

Vermeiden Sie die Meetings mit Themen und Inhalten, welche auch per eMail, Video-Call oder über Cloudlösungen erledigt werden könnten. Statusupdates über Projekte können auch einfach digital erledigt werden. So können Sie die Meetings für wirklich wichtige Aufgaben effizient nutzen.
Probieren Sie in der Planung und Durchführung von Meetings mal etwas Neues, zum Beispiel ein Meeting im Stehen Die Meeting-Teilnehmer werden dabei viel aktiver und in aller Regel werden solche Meetings auch schneller beendet, ergo man verschwenet weniger Arbeitszeit mit netten Plauderein.
Wo liegt der Stundensatz bei jedem der Mitarbeiter? Berechnen Sie basierend auf dem Stundensatz die Kosten eines Meetings. Ist dies das Meeting wirklich wert? Wägen Sie dies ab, bevor Sie ein Meeting planen.
Halten Sie Ihre Mailbox sauber. Archivieren Sie wichtige Mails, löschen Sie unwichtige. Dies sollten Sie jeden Monatsanfang machen, um Übersicht zu behalten.
Führen Sie eine kontinuierliche Liste der Dinge, die Sie erledigen müssen, wenn Sie ein paar freie Momente haben. Es gibt keine Deadlines für diese Aufgaben, aber so sind Sie in der Lage, eine effektive Pause einzulegen. Schreiben Sie zum Beispiel eine Bewertung für einen Standort oder räumen Sie Ihren Schreibtisch auf.
Bereichern Sie Ihren Horizont durch einen Podcast oder ein Hörbuch. Während des Zuhörens kann man in der Zwischenzeit andere Aufgaben erledigen und es kostet weniger Aufmerksamkeit als das Lesen von Texten.
Stellen Sie sicher, dass Sie stundenweise abrechnen. Wenn Sie dies tun, behalten Sie die Zeit genauer im Auge. Wohin geht Ihre Zeit und wie verteilen Sie sie? Schreiben Sie das genau auf und finden Sie heraus, wo Sie noch effizienter sein können.
Wenn Sie unbedingt nicht gestört werden wollen, nutzen Sie Kopfhörer. So sehen auch Kollegen, dass Sie sich bei der Arbeit konzentrieren und Sie in Ruhe lassen sollten.
Ihr Posteingang ist nicht gleich Ihre Aufgabenliste. Es enthält ständig neue Aufgaben, was es schwierig macht, sich zu fokussieren. Wenn Sie eine E-Mail versehentlich löschen, verschwindet sie auch aus der Aufgabenliste. Verwenden Sie ein CRM-System, um eine Aufgabenliste und das Postfach zum Senden und Archivieren zu führen. Eine Mailbox und ein CRM-System können auch miteinander verknüpft werden, was ebenfalls sinnvoll ist.
Organisieren Sie sich eine Aufgabenliste mit den 3 Attributen must, should und could. „Must“ erledigen Sie noch an dem Tag. „Should“ sollte erledigt werden, sobald Zeit ist, wogegen „could“ die niedrigste Priorität hat.
Was ist wichtig? Was bringt Sie (oder Ihre Kunden) weiter?. Stellen Sie sich die Frage, was das Einflussreichste ist, was Sie heute tun können, um Ihre Firma oder die Firma des Kunden weiterzubringen. Arbeiten Sie daran? Fokussieren Sie sich auf diese Aufgaben.
Stehen Sie jedoch auch ein paar Momente am Tag einfach still. Nutzen Sie diese Momente, um durchzuatmen. Wenn der Stress im Kopf abnimmt, lösen sich manche Probleme wie von selbst. Parken Sie zum Beispiel etwas weiter weg von Ihrem Meeting und nutzen Sie den Laufweg, um durchzuatmen.