Die Online Registrierung für Veranstaltungen ist oft der erste Kontakt zu deinen potenziellen Besuchern. Eine durchdachte Vorbereitung auf deine Zielgruppe ist daher unerlässlich. Beginne rechtzeitig und stelle sicher, dass du eine korrekte Liste der Teilnehmer hast. Du solltest wissen, dass die digitalen Grenzen nur einige der 12 besten Tipps für die Vorbereitungsphase einer Veranstaltung sind. NEXTLIVE führt dich in 12 Schritten in eine gute Vorbereitungsphase.
Denke rechtzeitig über den Registrierungsprozess nach. Die Bedeutung eines guten Anmeldepartners liegt in einer guten Struktur des Anmeldeprozesses, sowohl vor, während und nach der Veranstaltung. Dies wird letztendlich zur Grundlage deiner Return On Investment (ROI)-Berechnung. Nutze also die Möglichkeiten von Badges, Vorregistrierung und Auswertung um ein paar Beispiele zu nennen.
Eine Reihe von wesentlichen Punkten für die Anmeldeseite sind: Programm, Ort, Sprecher, öffentliche Verkehrsmittel, Wegbeschreibung mit Parkraumbewirtschaftung und ggf. die Kosten. Schaffe mit Bildern die richtige Atmosphäre, z.B. mit Fotos aus früheren Ausgaben. Lass dich nicht abschrecken, sondern sei einladend.
Achte darauf, dass du die richtige Liste der eingeladenen Personen mit vollständigen und korrekten Daten der verschiedenen Besuchergruppen hast. Es wäre sehr ärgerlich, wenn einige der Personen nicht eingeladen werden oder wenn die Eröffnungsworte nicht korrekt sind. Nachlässigkeit führt zu einem hohen No-Show-Anteil.
Unterscheide zwischen Besuchergruppen. So können beispielsweise verschiedene E-Mail Texte erstellt werden. Außerdem können Badges grafisch unterschiedlich aussehen (leicht zu erkennen während der Veranstaltung) und die Auswertung kann an die verschiedenen Gruppen angepasst werden. Das sieht persönlich aus, sichert die Wiedererkennung auf der Veranstaltung und sorgt für eine effektivere Auswertung.
Wenn 50% deiner Besucher von deinen Gästen eingeladen werden und keine Verbundenheit zu dem Thema haben, sind Besucherzahlen erfreulich, aber ist deine Veranstaltung dann auch erfolgreich? Konzentriere dich nicht nur auf Zahlen, sondern vor allem auf die Qualität.
Übertreibe nicht zu sehr mit den digitalen Möglichkeiten bei deiner Veranstaltung, sondern passe diese an die Besucher an. Bequemlichkeit und Übersichtlichkeit stehen an erster Stelle, denn wenn die Online-Registrierung bereits schwierig genug ist, belasse es dabei und nutze Facebook, Linkedin und Twitter nur, wenn die Öffentlichkeit sie tatsächlich nutzt. Die Event Registrierung sollte einfach sein und einladend aussehen.
Sende eine Einladungs-E-Mail mit einem kurzen und prägnanten Text: Anwerben, informieren und einen direkten Link zur Registrierung bereitstellen, nicht mehr nicht weniger. Mach außerdem die Einladungs-E-Mail persönlich. Nicht nur in den einleitenden Worten, sondern auch im Rest der E-Mail. Dies verhindert ein Nichterscheinen.
Deine Sponsoren und Partner sind für dich wertvoll: Die Organisation deiner Freitickets mit Excel-Listen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Vereinbare dies also über den Registrierungsprozess, sobald du weisst, wer die Sponsoren sind und gib ihnen einen individuellen Gutscheincode.
Wenn die Veranstaltung es zulässt, dann lass Leute einen Kollegen oder eine Bezugsperson einladen. Eine Einladung, die für nur eine Person bestimmt ist, schafft immer noch eine gewisse Hürde. Senke diese Hürde und erlaube jedem Gast, einen weiteren Gast einzuladen. Du kannst dies jederzeit ablehnen oder genehmigen.
Eine der Möglichkeiten, ein Nichterscheinen von Gästen so niedrig wie möglich zu halten, ist das Senden einer Textnachricht. Nicht nur als Erinnerung, sondern auch sofort nach der Online-Registrierung, um sich zu Bedanken wodurch eine bessere Verbindung zum Event hergestellt wird. Berücksichtige den Gast während des gesamten Prozesses.
Es muss von A bis Z stimmen, auch in Bezug auf Corporate Identity, Farben und Logos. Achte daher darauf, dass die Corporate Identity oder der Stil der Veranstaltung überall einheitlich reflektiert werden. Von der Website bis zum Badge. Schließlich kann alles individuell gestaltet werden.
“Du" und "Sie" verwechseln, Namen falsch schreiben oder immer noch ein DT-Fehler. Die Top 3 Rechtschreibfehler werden oft während oder nach der Veranstaltung entdeckt. Wie kann dies verhindert werden? Bevor Texte als endgültig verschickt werden, sende diese an 3 oder 4 Kollegen und lass diese die Texte sorgfältig Korrekturlesen. Es gibt immer jemanden, der Vorschläge für Anpassungen macht. Es dauert nur 30 Minuten und ist dann viel ordentlicher.
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Siehe auch: Registrierung von Roadmap-Events: live vor Ort und Auswertung
