Die Registrierungsphase ist oft der erste Kontakt mit deinen potentiellen Besuchern. Eine vernünftig durchdachte Aufbauphase bezüglich deiner Zielgruppe ist hierbei ein fundamentales Element. Beginne rechtzeitig und sorge für eine gut ausgearbeitete Gästeliste.
NEXTLIVE bietet dir 12 Schritte zum erfolgreichen Aufbau der Registrierungen für dein Event.
Fange bereits früh damit an, dir Gedanken um die Registrierung deines Events zu machen.
Der Wert eines guten Anmelde-Partners liegt in einer guten Struktur des Anmeldeprozesses, sowohl vor, während, als auch nach der Veranstaltung.
Dies wird letztendlich zur Grundlage deiner Return On Investment (ROI)-Berechnung. Nutze also die Möglichkeiten von Badges, Vorregistrierungen und Auswertungstools.
Einige essentielle Punkte für die Anmeldeseite sind: Programm, Ort, Sprecher, öffentliche Verkehrsmittel, Wegbeschreibung mit Parkplatzregelung und mögliche, anfallende Kosten.
Schaffe mit Bildern die richtige Atmosphäre, z.B. mit Fotos aus früheren Editionen. Hier ist es wichtig, mit den Informationen nicht abzuschrecken, sondern einzuladen.
Stelle eine korrekte Liste der eingeladenen Personen mit vollständigen und genauen Daten der verschiedenen Besuchergruppen zur Verfügung. Es wäre mehr als ärgerlich, wenn einige dieser Personen nicht eingeladen würden oder wenn die einleitenden Worte nicht korrekt wären.
Diese kleinen Fehler führen schnell zu einem erhöhten „No-Show“-Anteil.
Es ist wichtig, zwischen verschiedenen Besuchergruppen zu unterscheiden. So können beispielsweise verschiedene Mailtexte erstellt werden, Badges können grafisch unterschiedlich aussehen (leicht zu erkennen während der Veranstaltung) und die Auswertung kann an die verschiedenen Gruppen angepasst werden.
Das wirkt nicht nur persönlich, sondern sichert auch die Wiedererkennung bei der Veranstaltung und sorgt für eine effektivere Auswertung nach dem Event.
Wenn 50% deiner Besucher von anderen Gästen eingeladen wurden und diese kein Gefühl für das Thema haben, hast du zwar eine nette Besucherzahl, aber war deine Veranstaltung dennoch wirklich erfolgreich?
Konzentriere dich also nicht nur auf die reinen Zahlen, sondern vor allem auf die Qualität dieser. Qualität über Quantität ist hier die Regel!
Erzwinge die digitalen Möglichkeiten auf deinem Event nicht einfach aus dem Grund, dass diese eben möglich sind. Es ist viel wirkungsvoller, diese an deine Besucher anzupassen.
Komfort und Übersichtlichkeit stehen hierbei an erster Stelle, denn wenn die Online-Registrierung bereits schwierig genug ist, sollte man es nicht noch unnötigerweise schwieriger machen. Nutze Kanäle wie Facebook, LinkedIn und Twitter nur, wenn die Zielgruppe diese auch tatsächlich nutzt!
Versehe eine Einladungs-E-Mail mit einem kurzen und eindrucksvollen Text: Wirb hier an, informiere und stelle vor Allem einen direkten Link zur Registrierung bereit. Nicht mehr, und nicht weniger!
Zudem ist es lohnenswert, eine E-Mail Einladung persönlich zu gestalten. Und zwar nicht nur in den einleitenden Worten, sondern auch im Rest der E-Mail. So fühlt man sich mehr angesprochen und stellt eine stärkere Verbindung her. Dies verhindert ein ‚No-Show‘!
Deine Sponsoren und Partnerorganisationen sind von hohem Wert. Freikarten für diese per Excel zusammenzustellen kann nicht nur schnell zu Fehlern führen, sondern kostet vor Allem auch viel Zeit. Darum bietet es sich an, dies schon in der Registrierungsphase zu erledigen, zum Beispiel durch eigene Voucher Codes für Sponsoren, sobald diese bekannt sind.
Wenn das Event dafür geschaffen ist, kannst du deine geladenen Gäste einen „Plus One“ mitbringen lassen, zum Beispiel einen Beziehungspartner, Kollegen, etc. Wenn du deine Einladung nur an eine einzelne Person richtest, stellst du für diese Person die Hürde her, alleine zu einem Event gehen zu müssen.
Wenn du diese Hürde stattdessen auflöst, indem du deinen Gast jemanden mitbringen lässt, ist das Erscheinen wahrscheinlicher. Zudem können Gäste stets angenommen oder abgelehnt werden.
Eine der Möglichkeiten, die Anzahl an No-Shows so niedrig wie möglich zu halten, ist das Senden einer Nachricht auf das Handy der Gäste.
Nicht nur als Reminder vor dem Event, sondern auch sofort nach der Online-Registrierung. Beispielsweise kannst du dich dort für die Anmeldung bedanken und so eine Bindung vom Gast zum Event herstellen. Berücksichtige den Gast während des gesamten Prozesses.
Begleite und berücksichtige deinen Gast während der gesamten Anmeldephase!
Es muss von A bis Z stimmig sein, auch und vor Allem in Bezug auf Corporate Identity, Farben und Logos.
Achte daher darauf, dass die Corporate Identity oder der Stil der Veranstaltung überall einheitlich reflektiert wird. Dies gilt von der Website bis zum Badge am Eingang. Alles kann schließlich individuell gestaltet werden!
Schnell mal "Du" und "Sie" verwechselt oder einen Namen falsch geschrieben. Diese sind zwei der am häufigsten vorkommenden Fehler, die oft erst während oder nach der Veranstaltung entdeckt werden.
Diese sollten unbedingt umgangen werden – doch wie kann so etwas verhindert werden? Bevor Texte als endgültig verschickt werden, solltest du sie an 3 oder 4 Kollegen senden und von diesen sorgfältig nach Fehlern durchchecken lassen.
Es gibt immer Raum für Vorschläge und Anpassungen und nimmt nicht viel Zeit in Anspruch, kann aber schwere Fehler vermeiden!
Die Phase der Vorbereitung des Events ist extrem wichtig!
