Kreativität ist vielleicht der wichtigste Bestandteil für eine wirkungsvolle und effektive Veranstaltung. Wenn du also eine Geschäftsveranstaltung organisieren wirst, sammle interne und/oder externe Kreativität um dich herum. Gemeinsam hast du eine große Herausforderung: Das Ziel ist es, ein kreatives Konzept zu entwickeln, das es zu einem unvergesslichen Erlebnis für deine Gäste macht.
Für jeden Organisator einer Veranstaltung hat EventOrganiseren.nl einen 10-Schritte-Plan, um den Grundstein für eine kreative Veranstaltung zu legen. Grundlegend für den Schritt-für-Schritt-Plan: Stelle zuerst sicher, dass dein Ziel klar ist, denn das ist das Sprungbrett, an dem du deine ganze Kreativität ausrichten musst. Die 10 Schritte:
Finde kompetente und motivierte Menschen.
Lege die Zielsetzung und die Zielgruppe fest, sodass es während des Brainstormings einen gemeinsamen Ausgangspunkt gibt.
Bei Bedarf kannst du dein Ziel und die Zielgruppe aufschreiben und verteilen.
Vielfalt in der Denkfabrik schaffen, nicht nur in Bezug auf die Arbeitsplätze, sondern auch in Bezug auf Alter, Geschlecht usw.
Bevor du mit dem Brainstorming beginnst, stimme zu, dass Ideen nach dem Zufallsprinzip auf den Tisch gelegt werden können. Ohne Scham, aber mit viel Begeisterung.
Stelle sicher, dass du ein klares Bild davon hast, wie du Brainstorming durchführen wirst und von wo aus. Freie Assoziation bedeutet nicht, an den Tisch zu gehen und zu erwarten, dass etwas Nützliches dabei herauskommt. Auch wenn es kostenlos ist, musst du sorgfältig darüber nachdenken, wie du dies ausführen kannst.
Dann erkläre das Prinzip des freien Brainstormings.
Benenne eine Person zum Notizen nehmen, denn gerade die Ergebnisse des freien Brainstormings sind oft die Grundlage für ein kreatives Konzept.
Durch assoziatives Denken erlaubst du dir, ungewöhnliche Gedankenstrukturen zu machen. Wer weiß, das kann zu einer überraschenden Vision oder Perspektive des Themas führen.
Die Umsetzbarkeit ist zum jetzigen Zeitpunkt nicht relevant.
Denke nicht zu viel über Geld nach. Eine schöne Idee kann oft teuer oder kostengünstig umgesetzt werden.
Ein Beispiel für eine Brainstorming-Sitzung:
Ein niederländischer Hersteller von Personenaufzügen hat den Bau einer Reihe von Fabrikgebäuden abgeschlossen. Aus diesem Anlass findet eine offizielle Eröffnung für rund 150 Kunden und die Leitung der Zentrale statt.
Die Fabrik besteht aus 3 Hallen:
Die Gäste (meist Männer, ohne Partner) sind Menschen, die an Luxus gewöhnt sind, sie sind davon nicht mehr beeindruckt. Etwas anderes muss angeboten werden.
Das Budget spielt keine Rolle, solange das Management von der Originalität und der Wirkung überzeugt ist.
Die Aufgabe: Plane in einer Brainstorming-Sitzung das Thema für die Eröffnungsfeierlichkeiten mit Rücksicht auf:
Assoziationen bei 'lift' sind zum Beispiel:
Identifiziere die attraktivste Option (in Bezug auf Programm, Geld und Auswirkungen auf Zielgruppe und Ziel) und lege den gemeinsamen Nenner fest (aber verwirf nicht die anderen Optionen, sie können nützlich sein).
Wenn du testen willst, ob die Pläne innerhalb der Organisation eine Erfolgschance haben, kannst du einen ersten Entwurf mit den jeweiligen Verantwortlichen besprechen.
Ein allgemeiner Leitfaden der Eröffnungsveranstaltung der Aufzugsfabrik könnte sein:
Eine Einladung mit dem Bild von Abeltje, einem Piccolo, das die Hauptfigur in einem Buch und Film von Annie M.G. Schmidt ist, und einem Zitat aus diesem Buch.
Die Fabrikhalle ist mit verschiedenen Ebenen ausgestattet. Die Ebenen können mit verschiedenen Arten von Aufzügen und Treppen erreicht werden: ein Pater Noster, ein Cakewalk, ein Treppenhaus mit mehr als normalen hohen Stufen und natürlich ein Luxusaufzug vom Hersteller selbst.
Während der Eröffnungssitzung in der großen, pechschwarzen Fabrikhalle drückt der Direktor mit einem Laserstrahl auf die Lifttaste und der Lift fährt nach oben.
Der Aufzug hält vor einer Bühne, auf der Abeltje steht.
Er kommt rein. Für die Zuschauer ins Nichts. Der Laserlichtlift geht nach unten.
In Wirklichkeit schlüpft Abeltje durch ein Rohr und kommt sofort wieder heraus, wenn sich die Aufzugstüren im Erdgeschoss wieder öffnen.
Abeltjes dient der Gruppe.
Als Souvenir erhalten die Gäste einen Piccolo-Champagner. Natürlich mit einer Karte, denn nicht jeder kennt den Begriff Piccolo für die kleinste Flasche Champagner.
Die Pläne in deinem Kopf müssen nun geformt und ausgearbeitet werden. Wenn du nicht genau weisst, was du suchst, erhältst du detaillierte Informationen in einer Runde von Telefonaten mit verschiedenen Unternehmen. Lass die Lieferanten zu Wort kommen, führe bei Bedarf Brainstorming mit ihnen durch und versuche, so viele Ideen wie möglich zu sammeln.
Wenn die Pläne bereits Gestalt angenommen haben, lass dir von Profis Feedback geben. Wenn nötig, verwirf deine Pläne und fang von vorne an. Wenn du feststellst, dass du bei einem bestimmten Lieferanten nicht richtig aufgehoben bist, versuche herauszufinden warum dem so ist oder kontaktiere neue Leute.
Diese Phase ist die abenteuerlichste. Manchmal landet man in Welten, in denen man wenig oder gar nichts wusste. Das gibt dir den Kick, um weiter zu forschen.
Mit den von dir gesammelten Informationen kannst du nun ein Briefing für Lieferanten durchführen und Angebote anfordern, schriftlich oder in einem persönlichen Gespräch.
Füge Informationen zum Budget hinzu. Nochmals: Kreativität muss nicht unbedingt Geld kosten. Auch eine geschmackvolle Programmierung mit Originalteilen ist mit kleinem Budget möglich.
Es muss ein gutes Budget erstellt werden. Hast du irgendwelche Pläne und weißt nicht, wie du sie umsetzen sollst? Dann ist es gut, sich vorab über die aktuellen Preise zu informieren. Natürlich können Preise eine endgültige Entscheidung drastisch beeinflussen.
Bitte beachte bei Neuproduktionen, dass bei denen ein Kostenvoranschlag vorliegt, der zudem auch eine Höchstgrenze für die Kosten beinhaltet. Andernfalls wirst du vielleicht unbeabsichtigt in eine unglückliche Position gebracht. Im Interesse des Vorgangs kannst du dann nur widerwillig zustimmen. Stelle sicher, dass du effektiv mit den Lieferanten zusammenarbeitest.
Präsentiere deine Pläne den Beteiligten auf eine ansprechende Weise. So kannst du sie an deiner Begeisterung teilhaben lassen.
Eine Einladung muss den Gästen eine Vorstellung von der Veranstaltung vermitteln, zu der sie eingeladen sind. Du kannst immer noch einen kreativen Plan erstellen und ausführen, aber wenn die Kreativität in der Einladung nicht zum Ausdruck kommt, wirst du einen Teil deines Ziels verfehlen: Du wirst somit nicht erreichen, Menschen zu deiner Veranstaltung zu bringen.
Wenn die Veranstaltung in vollem Gange ist, vergiss nicht, die Reaktionen der Gäste zu erfassen. Anschließend wertest du diese Reaktionen mit der Brainstorming-Gruppe der ersten Stunde aus. Auf diese Weise erhalten alle Bemühungen eine Bewertung und deine Erfahrungen (sowohl negative als auch positive) können für einen anderen Anlass bewahrt werden.
