Online und offline, klingen wie extreme Gegensätze, aber das sind sie sicherlich nicht. Für die Organisation von Veranstaltungen, Kongressen und sogar Firmenfeiern oder Team-Ausflügen ist es unmöglich, sich das Leben ohne Online-Möglichkeiten vorzustellen. Apps, Tools und Social Media machen die Veranstaltung zu einem noch mächtigeren Werkzeug. Willst du wissen, warum und wie?
Im Großen und Ganzen gibt es 10 offensichtliche Gründe, warum die Kombination von Online- und Offline-Events für einen noch größeren Erfolg sorgen. Wir werden sie unten auflisten:
Indem du sorgfältig darüber nachdenkst, wo sich die Zielgruppe deiner Veranstaltung befindet, kannst du mit einer gezielten Social Media-Kampagne die Reichweite potenzieller Besucher vergrößern. Nimm als Organisator an Gesprächen teil und informiere deine neue Zielgruppe über die Besonderheiten deiner Veranstaltung. Darüber hinaus können sich Social Media-Kanäle um die Verteilung der Inhalte nach der Veranstaltung oder sogar während der Veranstaltung sorgen. Dadurch ist die Reichweite um ein Vielfaches größer als allein die Gruppe, die bei der Veranstaltung anwesend war.
Um die Reichweite in Bezug auf Anzahl als auch Qualität im Internet zu erhöhen, ist es ratsam, eine Partnerschaft mit einer Online-Marketing-Agentur einzugehen. Gerade die auf Social Media spezialisierten Agenturen wissen oft, wie sie ihre Zielgruppe auf intelligente Weise erreichen können.
Nicht gerade das Erste, was einem in den Sinn kommt, aber es ist relativ einfach. Ein Unternehmen mit fünf Niederlassungen in ganz Europa führt ein neues Produkt ein. Indem bereits alle Mitarbeiter in ganz Europa mit dem gleichen Online-Verfahren angesprochen und in die "Welt" des neuen Produkts eingeführt werden, können viele Offline-Kosten (z.B. eine interne Roadshow, Offline-Präsentationsmaterial, etc.) eingespart werden. Noch interessanter: Wo bisher beschlossen wurde, entweder fünf verschiedene große Launch-Events zu organisieren oder alle aus ganz Europa einfliegen zu lassen, kann man nun ein großes zentrales Event auf Basis von Hybrid-Events organisieren. Somit ist es möglich, es zu kleineren lokalen Events zu streamen, mit denen man das Großereignis in seiner eigenen Atmosphäre und seinem eigenen Veranstaltungs- Umfeld live verfolgen kann.
Mit allen Online-Tools und Apps ist es sehr einfach, Online-Communities (den Twitter-Account der Veranstaltung oder des Unternehmens), eine LinkedIn- oder Facebook-Gruppe für die Veranstaltung, Videos über Youtube, Updates oder Streams über Periscope, etc. zu nutzen, um vor, während und nach der Veranstaltung mit der Zielgruppe in Kontakt zu treten und die Zielgruppe zusammenzubringen. Ganz zu schweigen von den echten Interaktions- und Networking-Apps, die Sie während der Veranstaltung nutzen können.
Ideal und sehr einfach zu bedienen ist das Tool für Präsentationen oder Keynotes von Sendsteps.
Generell gilt: Social Media, Mails, gute Registrierungs-Websites und interessante Inhalte können so einfach und schnell online verbreitet werden, sodass die Vorlaufphase bei richtiger Nutzung der Online-Möglichkeiten sehr effektiv und wirkungsvoll sein kann. Der Inhalt der Veranstaltung selbst (Zusammenfassungen der Referenten, detaillierte Themen, Videoberichte, Fotos usw.) kann in einem guten Follow-up-Prozess sicherstellen, dass die Veranstaltung viel länger anhält als nur diesen einen Moment.
Beide Routen: Halten Sie bei Online Events den Kontakt zu Ihrer Zielgruppe/Gästen.
Wie zuvor angesprochen sind die Möglichkeiten bei Online Events für ein effektives Networking enorm. Nehmen wir an, dass du durch die Erfassung von Daten aller deiner Besucher online während der Vorbereitungsphase, durch die Verknüpfung dieser Daten mit einem Smart Badge oder einem Netzwerktool auf der Veranstaltung plötzlich sicherstellst, dass Personen im Voraus Termine mit anderen wünschenswerten Besuchern vereinbaren oder sogar mit interessanten Gesprächspartnern vor Ort Kontakt aufnehmen können. So gibt es beispielsweise Werkzeuge, die Menschen auf der Grundlage von Hobbys, Interessen oder dem Wissen, das sie sich bei der Veranstaltung aneignen möchten, miteinander verbinden, indem sie während der Mittagspause nebeneinander stehen.
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Sehr allgemein, jedoch wichtig um darüber nachdenken: Online und Offline sind völlig komplementär. Ja, hey, hey, wir hören dich denken, darum geht es in diesem ganzen Artikel, aber lass uns dies genauer beleuchten. Offline kannst du für Anregungen sorgen, Emotionen aufbauen, die Sinne stimulieren und Menschen berühren. Online kannst du diese Gefühle, den gesamten Inhalt, die Atmosphäre und das Gesamtbild an genau die Zielgruppe weitergeben, die nicht vor Ort war.
Nur zwei Beispiele dafür, warum die Kombination von Online- und Offline-Effizienz einwandfrei funktioniert. Früher standest du mit langen Checklisten in alphabetischer Reihenfolge am Eingang. Ja, Herr Jansen ist da, oh, das war ein anderer Herr Jansen.... Jetzt gibt es eine Online-Registrierungs-Website oder E-Mails, die sofort alle Daten verarbeitet. Dies wird oft in einen Computer übersetzt, der sich als Ereignisausweis entpuppt, der in vielen Fällen erneut gescannt oder sogar miteinander verbunden werden kann. Für einen Besucher: durch
Zum Beispiel, um in der Vorlaufphase online herauszufinden, was bei einer Veranstaltung geboten wird (oder an Ständen, oder in Bezug auf Wissen oder Netzwerke).
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Alles zusammenfügen, alles online stellen, um offline zu verstärken und umgekehrt und dann bekommt man, worum es wirklich geht: Events werden einfach effektiver und so bringt jeder Euro, den man in ein Event steckt, einfach mehr ein. Der Return on Investment wird immer höher.
In der Vorlaufphase bieten Online-Event Seiten und -tools die Möglichkeit, eine Vielzahl von Daten zu sammeln, um die Veranstaltung effektiver zu gestalten (siehe nächster Punkt). Live-Daten können im Live-Moment gesammelt werden, um die "Bewegungen und Anliegen" der Besucher vorwegnehmen zu können, und nach der Veranstaltung können die gesammelten Daten verwendet werden, um den Besuchern eine maßgeschneiderte Follow-up-Trajektorie auf ganz spezifische Weise anzubieten. In diesem Fall muss ein Organisator sicherstellen, dass bei der Veranstaltung (offline) Daten erfasst und online korrekt verarbeitet und genutzt werden.
Gibt es etwas Neues? Nun, es geht schon seit Jahren so, aber es wird jetzt immer alltäglicher: Crowdsourcing und Crowdshaping. Zwei schöne Begriffe für etwas, das eigentlich ganz einfach ist. Beim Crowdsourcing geht es darum, den Input des Verbrauchers zur Erstellung einer Veranstaltung zu nutzen. Frage sie zum Beispiel online, welchem der fünf Sprecher du die meiste Redezeit geben möchten. Oder welche Themen berücksichtigt werden sollen. Bei Crowdshaping geht es mehr darum, die von dir gesammelten Daten live zu nutzen. Wenn Besucher in der Gastronomie anstehen, stelle sicher, dass ihnen sofort eine Alternative über die App angeboten wird. Wenn alle Besucher während des Vortrags eine neun für die Sprecher geben, dann gib dem Sprecher etwas mehr Zeit… dann wird auch dein Online Event ein Erfolg.
