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Einladungsprozess für den Event – so wird es richtig geamcht

Die Eventbranche verfügt über sehr gute Registrierungsunternehmen, die sich um den gesamten Registrierungsprozess kümmern können. Dennoch ist es immer gut zu wissen, wie man diesen Prozess rechtzeitig und korrekt plant: Was ist der smarteste und effektivste Einladungsprozess, wenn es um die zeitliche Planung geht? 

Denken Sie daran, dass ein gutes Einladungsmanagement einem sorgfältig ausgeführten Direct-Mail-Plan sehr ähnlich ist. Deshalb ist es sehr empfehlenswert, mit einem guten Teilnehmer-Managment-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Ihr Einladungsmanagement kann auf der Grundlage eines chronologisch erstellten Zeitplans erstellt werden. Als Richtlinie können Sie den folgenden Zeitplan für jede (nationale) Firmenveranstaltung verwenden. 

Die Vorankündigung Ihres Events 

Der Zweck einer Vorinformation ist es – wie der Name schon verrät - die Gäste darüber zu informieren, dass eine Veranstaltung stattfinden wird. Hierzu versenden Sie beispielsweise früh ein Infoschreiben, da die Kalender der Zielgruppe natürlich gefüllt sind und man so weit im Voraus über den Event informieren kann.  

Es ist auch möglich, dass Sie aus bestimmten Gründen das Programm Ihrer Veranstaltung noch nicht genau promoten können, jedoch bereits einen Termin festgelegt und bestätigt haben. In der Vorinformation ist es in diesem Fall wichtig, gewisse Dinge zu berücksichtigen: 

  • Das Datum und den Wochentag 
  • Grund und Ziel des Events 
  • Thema (sofern möglich) 

Halten Sie Ihre Vorankündigung kurz und sachlich. In der späteren Einladung werden Sie umfangreichere Informationen herausgeben. 

Zeitgleich mit den Vorinformationen können Sie eine Website veröffentlichen, die mit der Zeit "wächst". Beauftragen Sie dazu eine Registrierungsfirma, diese kümmern sich um Ankündigungen, Bestätigungen, Rechnungen, Badges, Anwesenheitslisten, und alles Weitere rund um die Einladungen. 

10 Wochen vor dem Event 

Die konzeptionelle Erstellung des (Online-)Layouts und Erstellung und Überprüfung der vorläufigen Liste der geladenen Gäste, so wie Form und Aussehen sind sehr wichtig. Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Profi und nutzen Sie die Beratung oder das Design eines Designers oder Grafikers. Denken Sie jedoch daran, dass ein gutes Briefing zusätzliche Arbeit verhindert. Es liegt also an Ihnen, darüber nachzudenken, was kommuniziert wird und auf welche Weise. 

Man kann nie früh genug mit der Erstellung der Liste der eingeladenen Personen beginnen. In der Praxis erweist sich diese oft als nicht so up-to-date, wie ursprünglich angenommen und es gibt oft Überschneidungen zwischen den Dateien aus verschiedenen Abteilungen. Wer am Ende tatsächlich auf die Einladungsliste gesetzt werden kann, bleibt so lange unklar. 

Halten Sie den Druck aufrecht und ermutigen Sie verschiedene Lieferanten, pünktlich zu liefern. Ein zu früher Beginn hat den Nachteil, dass es zwischen dem Lieferzeitpunkt und dem Versandzeitpunkt zu Veränderungen kommen kann. 

Geben Sie immer Richtlinien an, wie die Einladungslisten geliefert werden soll. Insbesondere wenn Sie mit externen Aufzeichnungen arbeiten, ist dies ein wichtiger Punkt, um Vereinbarungen zu treffen. Über den Inhalt der Einladung und Registrierung wird im weiteren Text gesprochen. 

8 Wochen vor dem Event: Texte und Layout stehen bereit 

Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten das endgültige Konzept bestätigen. So vermeiden Sie, dass es zu Veränderungen kommt, sobald der Einladungsprozess einmal in Gang gesetzt ist. Kontrollieren Sie die letzte Version im Minutentakt und lassen Sie sie von anderen kontrollieren: Manchmal hat man etwas so oft gelesen, dass einem Veränderungen nicht mehr auffallen. 

 7 Wochen vor dem Event: Vorbereitung der Drucksachen

Zu diesem Zeitpunkt sollte die endgültige Liste von geladenen Gästen bereits feststehen und zum Druck bereit gestellt sein. Bei einem komplizierten Druck sollten Sie immer nach einem Testdruck fragen, um eventuelle Fehler bereits im Voraus zu vermeiden. 

5 Wochen vor dem Event: die Einladungen werden verschickt 

Bei einer großen Druckanzahl ist dieser Prozess nicht zu unterschätzen. Hierzu gehört natürlich auch die handschriftliche Unterschrift. Laut Faustregel werden bis zu 500 Exemplare von Hand unterschrieben, Exemplare darüber hinaus können Sie sie in einer anderen Farbe (vorzugsweise blau) drucken lassen. Möglicherweise müssen Sie sich auch mit der manuellen Kalligraphie von Einladungen befassen.  Sie können dies aber auch digital erledigen lassen. 

Dann gibt es noch die Frage des Faltens und Kuvertierens. Sie können dies am Ende des Tages entweder mit Kollegen oder vom Drucker erledigen lassen. Am Ende haben Sie es zudem mit dem Aufkleben von Etiketten zu tun. Sie können dies zu einem früheren Zeitpunkt erledigen, während der Druck hergestellt werden und Sie erhalten die Kuverts bereits meist vom Drucker selbst. 

3 Wochen vor dem Event: Schließen des Anmeldeprozesses

Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie die Anmeldungen bearbeiten und wer sie bearbeiten wird. Sie können wählen, ob Gäste sich über die Website oder per E-Mail registrieren und dann automatische Antworten hinzufügen, um viel Arbeit einzusparen. Als Veranstalter sind Sie schließlich oft auch mit anderen Dingen beschäftigt. Bei der manuellen Bearbeitung von Einladungen kann administrative Unterstützung erforderlich sein. 

Wenn die schriftlichen Anmeldungen eingehen, können Sie sie entweder täglich bearbeiten oder auf einen großen Stapel legen und diesen gesamten Stapel auf einmal abarbeiten. Hier hängt es ganz von Ihnen ab. Achten Sie darauf, dass alle Gäste eine Bestätigung ihrer Anmeldung erhalten, um ein Nichterscheinen am Tag selbst zu vermeiden. 
Wenn Sie sich für eine digitale Registrierungsroute entschieden haben, können Sie der Bestätigung auch einen Barcode hinzufügen und diesen gleich mitschicken. Dies spart Ihnen eine Menge Zeit und Geld beim Check-in. 

2 Wochen vor dem Event: die vorläufige digitale Gästeliste 

Zu diesem Zeitpunkt können Sie eventuell auch diejenigen telefonisch kontaktieren, die zwar eingeladen sind, allerdings noch nicht geantwortet haben. Auch generell sollten Sie einen Überglick darüber haben, wer sich an-/abgemeldet haben und wer es noch nicht getan hat.  

1 Woche vor dem Event: die ndgültige digitale Gästeliste 

An diesem Zeitpunkt können Sie (sofern benötigt) auch bereits die Badges fertig vorbereiten. Zudem sollten Sie eine aktuelle Liste von Anmeldungen parat haben und darin täglich Veränderungen einarbeiten. Denken Sie darüber nach, ob Teilnehmer eine Liste mit Anwesenden bekommen möchten und ob dies in Ihrem Fall auch geschehen sollte.  

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